閒人雜記 · 提高工作的效率

近代文明是科舉文明。在科學文明的時代，做事的人須注重效率。為提高效率，各大機關多用機械來代替人力。 中國古代的讀書人，多不明科學方法，讀書靠死記，賬目也採用流水賬。須知記性是靠不住的，而流水賬的辦法也最不合科學。 現代西洋人應用科學的方法來讀書，同時，也應用科學的方法來辦事。只因他們運用科學的方法，所以他們的效率大大提高。 「科學起於分類」。無論多麼複雜的事情，一經分類之後，便顯出再簡單不過。 就讀書而論，詳盡的分類的「引得」（Index這個名詞，普通人譯為索引，「引得」的譯名是洪煨蓮教授最初採用），不知道給學者節省了多少時間。目的在於欣賞和消遣的文學書籍不必說，目的在於研究和參考的科學書籍，主要的是靠詳盡的目錄和引得。做引得是個笨工夫，但它的用處是給聰明人節省許多寶貴的時間。不然，讀書的人光靠死記，恐怕一輩子也讀不了多少書，姑定他廢寢忘食地不斷用功，但將來如要引用原文，光憑記億恐怕時常會發生錯誤，最好的辦法，就是使用引得。引得告訴你某某地名、人名、書名，以及各有關的事物見於第幾頁至第幾頁，一查便得，這是多麼快脆。 自我讀洋書以來，我開始運用引得。後來我跟一位德國的經濟史專家魏特夫博士（K.A. Wittfogel）在一起工作，我看他所閱覽的書籍，往往要親自動手另編一種引得，查起來十分便利，所以我也不知不覺地採用這辦法。 和書籍的引得相類似的，就是「卡片引得制度」（Card Index System）每個人、每一事、每一賬目，記在單張的卡片上，分門別類，然後按照英文字母或數目字定先後。最重要的是，某個項目下，還載明互相參考的項目（Cross reference），運用的人只須按圖索驥，不必費了太大工夫，而他的收效，正是「瓮里捉鱉，手到擒來」，這是多麼方便！ 現在大部頭的著述，如《不列顛百科全書》，如《社會科學百科全書》，如《牛津大字典》，編輯先生完全採用卡片引得制度。不但如此、連規模較大的醫院、銀行、公司，他們往來的顧客不下幾十萬人。假如用流水賬的老法來記載事情，恐怕全體職員一天工作二十四小時，也辦不了幾宗事情，尤其檢查陳年舊賬的時候。 記住「科學起於分類」。要提高工作的效率，必須運用科學分類的方法。要運用科學分類的方法，須多用卡片；只有卡片，才使資料的增減取捨一點不感困難。 1955年12月15日