摩根信札 · 第二十四封 效率化管理

一項解決問題的最佳途徑，那就是團隊精神。利用團隊精神，可以讓員工多年的經驗充分發揮出來，這是成功企業經常運用的方法。 親愛的小約翰： 讓我感到欣慰，你已經做出決策為公司更換現代化設備，並且為此事忙碌奔波。你已經開始學會用行動來證明你的一切。又深知道如何進行一項計劃而深思熟慮；同時也證明了你靈活地運用過去你在學校所學到的知識、以及這些年來你在社會上累積的經驗，在這個決策中，你終於開始嶄露頭角，一展身手。這些都是你躋身成功之列的開始。 成功或者失敗都是一件很平常的事，但是必須勇於面對，從中吸取經驗和教訓。確實，勇於承認發生了問題，是成為優秀的大人物的重要特質之一。感到特別遺憾的是，你至今尚未具備這種特質。我知道你一定不服氣，想必你會反駁我：「當我失敗時，我一定會承認！」我也希望如此。但願我能活著看到你表現出此項特質，這樣就不枉費我對你的一番教誨。 效率和利潤是公司生存和發展的重要因素，在把這個問題告訴你之前，你確實已經浪費了許多寶貴的時間，也許是幾天，也許是幾個禮拜（你也浪費了許多錢）。每多一天，損失就越多。因此，對於這件事我們必須採取的對策，只能是依賴大家的團隊精神，除此之外，別無選擇。這些問題雖然是老生常談，但卻是絕對重要的，也是非常必要的。 在處理效率管理這個問題上，你必須深思熟慮地考慮對策，這樣才有利於公司的發展。比如，在採用那種可以節約許多人力的設備以前，必須確定，我們是不是有足夠的資金購買這些設備。如果沒有足夠的資金，那麼，你必須以會計師的資格，以及通過從經營上學得的技巧，說服了銀行，同意貸款給我們購買這套設備，因此，只要你說服了銀行，現在你只需要提出所借貸資金的妥當的計劃書就可以了。 隨著社會的進步，在不遠的將來，可以預見員工工資會隨著產品價格的提高而增加。你如果使用現代化的設備，那麼就不必為此事大傷腦筋了，因此，你只需要花費一筆固定的費用，不必再考慮到人員工資。不過，這樣做的前提是我們能夠繼續經營。在追求效益和利潤的今天，如果你一味地追求技術進步，購買設備的支出超過了我們所能負擔的費用，一定會承擔很大的風險，如果公司遇上經濟大蕭條，那麼，我們就會被逼進失敗的死角（這句話我已經向你提過326次，而且我會不厭其煩地繼續提醒你一千次，直到你深表贊同為止）。 做任何事情都有一定的困難，不可能一帆風順，經營一個公司也同樣如此。你在剛開始管理我們的公司時，進行計劃就遇上困難，太正常不過了，這完全是因為你對這個部門缺乏經驗的緣故。儘管你很難下決定，但是，在潛意識中，你必須很明確的是在哪一個部門該買入哪一種機器，哪一個部門不應該買哪一種設備，這些都是可想而知的。或許，你還忽略了一項解決問題的最佳途徑，那就是——團隊精神法。 成本核算在效率管理中起著舉足輕重的作用，很多公司的破產都與成本管理不善有著很大的關係，也常常容易被公司領導忽視。因而需要提醒你，在管理那些大部分工作必須藉助人力的部門時，你應該請求那些擔任成本核算的員工們的幫助，請他們把投入機器設備的最高成本、半自動化的成本，以及生產線成本互相進行比較，然後得出一個合理的解決方案，這樣才能更好地管理好我們的公司。關於這方面，你如果還有其他疑惑，那麼你應該和廠長商量一番，因為他一定明白，哪個部門實行自動化效果最好，哪種程度的生產量最具效率？其實，你最好找在現場負責的人幫忙比較合適，因為他們比廠長了解得更深入，所以他們能夠提供給你更詳細而值得參考的資訊。另外，聽取質管部門方面的意見，一定也會對你大有幫助。當你分析過各方面資料後，弄清楚每一點，這樣你就可以釋然了。如果還有疑問，你可以四處巡視，聽一聽比任何人都了解機械的技工們的意見。他們會提供給你什麼是最佳的機械以及製造高質量機械的公司等寶貴意見。 效率化管理不是固定的條條框框，也不是放之四海而皆準的法律條文，所謂的效率化管理，就是刺激部屬活用頭腦，憑藉他們的經驗，讓他們提供最新的情報，聽取他們的經驗，讓公司的整體發揮最大潛能。其實，這些都是團隊精神的重要發揮。在效率管理中，讓員工參與管理是最好也是最明智的做法，因為沒有比被人要求提出意見更值得驕傲的事了，所以員工也一定樂意參與。特別是當個人知道自己的判斷被尊重時，一定會更有幹勁。員工是公司重要的支柱，你在任何時候都不要忽略了他們，要隨時找機會表達你對他們的誠意。 先進的管理不是空洞的教條，必須科學地加以利用。想要收集對公司有用的意見，你必須具備敏銳的洞察力和謹慎的行動。然後將這些意見銘記在心，以免下一次再遇到類似無法解決的問題。你不妨獎勵敢於提出意見的員工，以對他們提出意見的肯定，因為他們害怕提出意見而失去自己的利益。比如你的屬下也許會由於這次購買設備，而猜測你是否要削減他們的薪水，或者裁減員工，這些疑惑不是沒有根據的，你應該在開始進行計劃時，就澄清一切。 站在公司的立場上，公司最關心的就是利潤和效率。依我所見，你若想要減少員工，而又能夠保持目前的成長率。首先你必須減少新招聘員工的人數，員工的職務也必須重新安排，這樣才能夠讓公司效率最大化，因而就應該不會有任何人失業了。但是，由於最近的通貨膨脹，員工的開支增加，於是大部分員工都希望能夠加薪。如果我們能提高更高的生產效率，一定可以取得更多的市場占有率。於是，也就能夠為員工加薪了。 分歧是難免的，當公司內部發生意見分歧時，你必須沉著、冷靜，一定要穩住陣腳。如果你通過一項決議，決定採用技工而不採用監工的時候，站在上司的立場，你必須給監工一個圓滿的答覆，這樣才能提高員工的積極性。 資金的使用是效率化管理的重要因素之一。資金的使用關係著公司規模擴大的成功與否，因為流動資金是影響公司規模擴大的決定因素。因此，你必須在資金使用前多加考慮。特別是在購買設備時，更要注意。你應多參考一些生產這種機器的公司，選擇一個最適合的公司，選擇一種最適合的生產能力的機器型號，這就是所謂的「效率管理最大化」的道理，。比如說我們的的裝罐機和貼標籤機，1分鐘只能完成200個，你如果買了1分鐘完成300個的封罐機就無法使用了。因此，均勻的調和生產線是非常重要的事，希望你能夠使生產線保持雪佛蘭的流線型，而不是林肯牌的線條。 先進的設備是提高效率的前提條件，當你要購買某種機器的時候，最好先參觀生產這些機器的工廠，你不妨和技工、廠長一起參觀，同時也可以徹底地解決你們所有的疑問。如果那種機械的性能並不像廣告上說的那麼好，你也可以直率地向銷售廠表示出來，那麼你受騙的機會就特別小，幾乎沒有了，他們也不可能因為你是外行而矇騙你。 購買設備時，最好仔細地調查這套設備的折舊期限、零件購買的難易、經銷商以及是不是提供售後服務等。在這段期間，你應該和有關人員再三商量。你必須要經常藉助他們的智慧，因為他們是這方面的行家。所以舉行慶功宴的時候，必須邀請他們。 我知道，一個決策能夠可能影響公司的效率，特別是在新設備安裝完成，開始試車的時候，也就是考驗你們的決定是否正確的時候。此時，你可以和全體員工一起進行「評估」。要是他們知道選擇正確，一定會為你發出歡呼。如果選擇錯誤，當他們聽到我責備你時，他們也一定能夠了解是什麼理由。當然，對於機器的好壞，你應該負起所有的責任。但是，員工們既然參與了你的購買決策，他們心中自然會有一份責任心，我無須責備他們，他們會主動感到內疚，在下一次的購買時，一定會提供給你最完善的資料（因為他們會自己想：「被董事長當作傻瓜，這種恥辱一定要洗刷。」）。 團隊精神是效率管理的一個方面，如何利用團隊精神，讓員工積極地把多年的經驗充分發揮出來。這是企業經常考慮的問題。公司的運作就好像在足球場上踢球，無論你個人的表現多麼優異，最後能夠獲得成功的最大原因，卻是由於全隊充分發揮了團隊精神使得士氣高昂的結果。現實社會也是如此。 最後，我想提醒你的是，效率管理不是空洞的教條，也不是千篇一律的照搬照抄，必須靈活地掌握。要使得周圍所有的人（包括我在內）全都感到滿意，這是不太可能的。所以，只要大體上沒有問題，你就可以放手一搏。 你的父親 約翰·皮爾龐特·摩根