檔案經營法 · 4　現檔篇[1]

文件之排列為管理檔案之一重要事[2]。其中重要之點約有數端，試舉之如下： （1）各種排列之系統及其選擇 （2）各種排列之設備及其用品 （3）各種排列之手續 （4）管理部之規程及其組織 4.1　各種排列之系統及其選擇 以方法系統而論，以放納之方法分：針簽法（spindle file or spike）；台格法（region hole file）；風箱法（bellows file）、皮夾法、護書法；平放法（flat files）、抽鬥法（loose leaf file）、箱子法（box file）、山隆抽法（shannon file）、山隆板法（shannon board file）；立排法（vertical file）[3]。信袋法中國多用之。以排列之方法分：數次法、字次法、標題次法、時代次法（follow）、地次法等。 4.1.1　題次法 題次法者，文件依其內容為排列者也。其與地次、字次不同者，凡人物、機關、團體、地域之名稱皆不多用也。無論何種文件皆可以類題分列而有其絕大之優點。若某項文件類題之件不多而專名之件甚多，可將各題、各件混合列之，亦無不便。若其類題之件甚多，則類題之上宜有複合之大類題，之下宜有小類題，以清眉目而嚴系統。類題本身之排列有二法焉，一曰類題字順法，二曰類題數碼法。字順法又分類題專名混合字順法及類題單獨字順法二種。數碼法又分類題遞加數碼法及類題十進數碼法二種。茲列其英文名稱如下： （1）Alphabetic （a）Variadex Alphabetic （b）Subject （2）Numberic （a）Duplex numberic（with subdivision designated lay dash numbers & letters） （b）Decimal（dewey principle） 無論用何法，只要是用類題法，則一類題分類法及其索引表為必需之物。其分類法之內容，須視該機關之組織、欲排之材料、參考應用之範圍與性質而定。其分類法即便異常簡單，亦須收其大綱節目妥為定製，方便遵循。若為字順法，則其分類法即須嚴照字順排遞層制；若用數碼法，其分類法即須嚴照其數碼遞層排制。而其關係索引即應將法中大綱節目之名一體依字順排列之，以便檢尋與參照。 （1）字順法 （a）類題專名混合字順法 其法即類題之名亦如其他專名法，依字順而占其應在之位置。如該類題下尚有細類題，則將其下之各細類題，依次排列於其所屬之大類題下。其各類題之名仍分書見於封套導舌之上。若有一套文件，其類題為「志願書」，則依照字順排「志」字七畫之中。其下尚可再分細題，依次排列。如： A七畫 導舌（guide） 志願書（application） 主套（main folder） 志願書—會計（application keepers） 從套（subfolder） 志願書—書記、錄事（clerk, correspondent） 從套（subfolder） 志願書—辦事員（office assistant） 從套（subfolder） 志願書—速記法（stenography） 從套（subfolder） （b）類題單獨字順法 其法將各類題之名稱書寫或列印於套之導舌上而依字順排列之。大類題名稱書排於前截導舌上，細類題名下再分細類題名，依次書排於中截或後截導舌上。此多用封套之有導舌者，書大類名於其上為之。如： 行政管理 （主題導） 分店 （細題導） 聯絡事宜 （細題導） 保險 （細題導） 保險管理—汽車 （套） 保險管理—火災 （套） 保險管理—債務 （套） （2）數碼法 （a）類題遞加數碼法 此法乃將所有應用之類題另書於一處，而各給以數碼，排列之時只顧數碼，類題可以不必書於套導上。如： 1行政管理 2申請書（志願書） 3廣告 4製造廠 5轉運 6教育 7出版 8合同、組合 9文籍 10通知、消息 以上各項中如有多種事項，又可再分之如下： 7出版 7-1訂閱 7-2消息項 7-3備用論文 7-4評論 如每項之中尚有多事，仍可再分之如： 7-1出版：訂閱 7-1a出版：訂閱，請求 （b）類題十進數碼法 此法學圖書館學類能知之，以各事項分為十數，而以「〇、一、二、三、四、五、六、七、八、九」十數代之，依次遞分。如： 關於鐵路者 戰事部者 〇〇〇 普通 普通 一〇〇 行政與立法 財政與會計 二〇〇 財政與會計 職員 三〇〇 道路與建造 行政 四〇〇 設備與鋪子 供給與設備 五〇〇 轉運與堆存 運輸 六〇〇 交通 建築工事 七〇〇 醫藥與衛生 八〇〇 河道與港灣 九〇〇 各地事務 如將（2）（a）之各項加以十進化，則應之如下： 〇〇〇 普通 〇一〇 消息 一〇〇 行政 一一〇 公事房之供給 一一一 用品 一二一 文具 一二〇 職員 二〇〇 申請書 二一〇 通信費 二二〇 助理 三〇〇 廣告 三一〇 合同 三二〇 結果 四〇〇 製造 四一〇 工廠 四一一 所用人員 四一二 設備與用品 四一三 維持與供給 四一四 儲藏 四一四一 紙 五〇〇 轉運 六〇〇 教育 七〇〇 出版 七一〇 論文備用 七二〇 消息 七三〇 評論 七四〇 訂閱 七四一 請求贈閱 八〇〇 合同、組合、會社 九〇〇 文籍 九一〇 請求 4.1.2　數次法 數次法者，於每種排件之上依其類別或名稱或來時賦予數目，然後依數排列，而另作卡片索引以活用之之法也。此中有三事： （1）卡片索引 將排列中之類別名或專名寫於法定之卡片左方而寫其數碼於左上角，依字順排列。欲察某事某物者，依其事物之名稱字順檢之而得數碼，再依數碼於排件中求之。此卡片雖為代替排件者，然可同時製作多張，及彼此參照會通之片，正如目錄之於書籍然。（參照片不注數碼，依字順排列於卡片索引中，而被參照片之數碼則須注出。） （2）檔本 將所有檔本依數次立排於抽斗之中，而用箱標、導紙、封套、借條等以補助檢查之便利。該箱中如為800起者則可書800於外。導片可用五截者，依00、20、40、60、80之次序，自左至右排放。檔本則各置於封套之中，封套之右上角仍書數碼。如某封中某件為人借出，則可以將其借條以針撇於該封套之上邊上以資檢覆。 A. 字數色混合法（triple check automatic index for correspondence filing） 字數色混合法，有兩類導片。甲類導片，主為字順之導引，其凸舌只於左端第一截分上有之，其式與他種字順導片同，用以指示專名及類名之第一字母者，其分數有二十、三十、四十分不等者。乙類導片為副用導片，其凸舌只於第二截分上有之，用以指示第二字專名及類名之第一字母者，其分數大抵分為九分：①A-B；②C；③D-F；④G-I；⑤J-L；⑥M-O；⑦P-R；⑧S-T；⑨U-Z。如AbbatLaboratory, Inc．與Walter Aarons，前者甲導在A下，乙導在J-L下；後者甲導在A下，乙導在U-Z下。乙導並可利用顏色以為分別，前三導可用茶色，次三導可用綠色，末三導用黃色可也。 B. 雜件封套（miscellaneous folder） 每導片之後設一套，套上具有第三截分之凸舌。排於乙種導片末之雜件封套，其上之符號與前各套之符號相同。排於甲種導片末之雜件封套，其上之符號與其前各套數符（numeric notation）相同，惟字符（alphabetic notation）則不用，而直寫其專名或事件類題之名（single name or subject）。所有雜件各封套，依其位置分別排列，其中各件概以字順排列。若某項事件之來文、去文及有關係之文不止一件者，則以時間最近者排置於前。乙導片後雜件封套凸舌仍可予以顏色，甲導片後者則可不用。 凡某事項之文件在五件以上者，則為之置一單獨封套，此等封套之上之凸舌全在第四截分之上。其排列則於甲導及雜封之間悉依字順嚴格排列之。而使其凸舌之顏色於乙導片之顏色相合為要。凸舌之上先書數符，次書事項名，務整齊清楚。特別重要且常用之檔件用最末、最右之截分導片指示之。凡借出者則可於第五截分之凸舌上加導片以指之。 C. 數符之運用 甲導自A—Z與數目之對應如下： 圖4-1　甲導對照圖 乙導自A—Z與數目之對應如下： 圖4-2　乙導對照圖 惟甲導A雖為1，實為10，蓋乙導在其後A-B即為11也。2即20，30即300也。而乙導A-B雖為1，實則可為11、21、31、41，乃至301也。今舉數名於下，以見字數比合之法焉。 4.1.3　地次法 地次法，以地域之名為主而其後以字順輔之者也。在某種情形之下，地域之名較其他專名及事件之名更形重要，如書局、信局、批發商等。其法自然先以國為標準，以省為主分，以縣市鎮為次分，而各檔本即依縣市鎮之字順而挨次放入之。指導之法則，省名書於三分導片之第一分上，如「四川省」、「Illinois」。次則於五分導之第一分上書「ABC」、「八畫」、「九畫」、「十畫」等之指引字順導。再於五分導之第二分上書縣市鎮之名，依字順排。縣市城鎮下檔本多者，又可於五分導之第二分上書A—Z一畫至二十畫之指導，宜用紅色。現行各檔本封套上之凸舌占三分之第二分，其上先書地名，如「四川，重慶」、「Abington, Ill. 」，再書機關專名，如「四川重慶民生實業公司」、「Abington, Ill. Clay Product Co. 」。此種檔本中，如有借出者則於其舌上加夾借出單（其式另見），尾書「借出」、「out」字樣。凡雜件檔本指示悉在五分導之第五分。縣市城鎮之下雜檔內檔本依專名字順排。省下新檔內檔本，先依縣市城鎮字順，次依其下之專名字順排列。此次亦仍有卡片索引者，純依專名字順排。 4.1.4　時次法 時次法，依日期之先後為準而排列者也。以月日為指導，或月日之下依字順以排檔本。 到時法[4]： （1）The card tickler （2）The skeer follow up （3）The combination alphabetic & date （4）Date folders 4.2　排檔用品概說 4.2.1　導片 導片（guide）上有突（projection）下有突（eyelet）。上突以便檢（signposts），下突以便穿（用銅條（copper rod））。導有多種： （1） A manila馬尼拉紙導 B pressboard厚紙導；紙板導 C celluloided軟玻璃紙導；透明導 D removable label celluloided guide活動透明導 E metal tip or「armorclad」金屬導 F angle-tab visible-name guide G aluminum guide活動鋁屬導 （2） A one-half二分導；二開導 B one-third三分導；三開導 C one-fifth五分導；五開導 每種中又復可分： ①極左導（extreme left） ②極右導（extreme right） ③中央導（central） 或： ①第一分（位）導 ②第二分（位）導 ③第三分（位）導 ④第四分（位）導 ⑤第五分（位）導 （3） A alphabetic guide字順導 B month guide月份導 C day guide日期導 D state guide省名導 E town guide市名導 F subject guide標題導 G numeric guide數目導 4.2.2　封套 （1） A Minila folders馬尼拉封套 B pressboard folders厚紙封套 C leatherette or fiber folders紅皮紙封套 D remcraft folders E deluxe folders F angle-tab visible-name folders G leatherette legal cut pockets folders有帶封套 （2） A straight edge folders直邊封套；平邊封套 B tab folders有突封套 C expansion folders可擴封套 D binder folders裝訂式封套 E reinforced folders上端加厚封套 4.2.3　箱類標 （1）箱標（drawer label） （2）指導標（guide label） （3）封套標（folder label） 4.2.4　檔櫃 （1）立組檔櫃（vertical or upright units） （2）平組檔櫃（horizontal units） （3）固定檔櫃（solid cabinets） 其材料或為木或為鋼。木則多用四開橡木（quarter sawn oak），配以金黃色（golden）；或用胡桃樹木或桃花心木（warnut or mahogany），配以colonial色。鋼製則多配以橄欖色，以便與任何環境調和。 立組檔案櫃者，將各單箱自下向上重疊，然後向兩邊發展，排成陣疊。其陣疊可依各人之需要而排成種種不同之形式。或成長陣（long size row），或為區部籍作辦公室之用。立組之數目有四種高度（four height）：二箱高者（two-drawer height），三箱高者或櫃檯高者（three-drawer height or counter height），四箱高者（four-drawer height），五箱高者（five-drawer height）。四箱高者約有51.5」高，27」深。二箱高者，其高約與辦公桌高（desk height）相等，多備於辦公桌旁以供置放文件。櫃檯高約42」高，既可以放物又可作為櫃檯。五箱高乃為地位經濟者故。 平組檔櫃乃為小機關，將大小不同之檔件放於一處之用最便。一底一蓋，中間之箱每層之大小可以任意配置，唯求每層之寬廣一致而已。平組檔櫃全大（full size）約為33」寬，半大（half size）約為18」寬，亦稱demi unit，其廣（depth）約為16」與24」。 固定檔櫃乃一次已經完成，非由各箱組成者。近日用此者多系小形，供桌上排片之用。大形供排檔雖間有之，亦不過以木製成，為移檔之用，只利其價廉而已，且多系四箱高者一種。 檔櫃之標準大小：檔櫃大小各公司所制不同，其標準大小，大約：立組箱平均內深（depth）24」；平組箱平均內深14」及22」。 普通大小： 函件（correspondence）檔用者約：10」高（high）×12」寬（wide） 法律（legal）檔用者約：10」高×15」寬 票據（bill or invoice）檔用者約：8」高×10」寬 訂購（order）檔用者約：6」高×8」寬 4.2.5　卡片櫃 有木製者，有鋼製者，有立組者，有平組者，其箱之標準大小有三：5」×3」，6」×4」及8」×5」。立組箱平均內深（inside depth）約為24」，平組箱約14」。 有所謂： （1）Solid card tray cabinet （2）Desk card tray with hinged cover （3）Desk card tray with corners to permit stacking （4）Correspondence sorting trays or sorters reference shelf 4.2.6　隨動板 用以撐檔，使之直立者，或為木製，或為鋼製，上窄下寬，面斜，置於抽斗之中，下有位穴可以前後移動。 4.2.7　排列凳 立組箱下有二箱，須坐排冊，此凳最佳，14」高，下有自動轉輪。 4.2.8　箱袋 箱袋乃照箱之形式略小作一布袋，中作若干間，兩邊以硬杆穿之，放於箱中，排檔其中，不須followers而檔自直立。且排取檔件亦較便利。 4.2.9　卡片與卡片索引 （1）Card （2）Card Guides （3）Cabinets or housing, equipment 1. Card 2. Card Guides 二十片而應有一導： Plain guide Celludoided guide Removable label celluloided guide Metal tip guide（armorclad） Printed guides（自10份至數千份以供謄寫者） Month guides Day guides State guides 卡片索引，有三法最善： （1）字數色混合法（Triple Check Automatic Index for Card Guiding） （2）自由發展法（Extension Index） 可由五百導發展至一萬導，舊導不棄。 （3）同音同處法（The Soundex System of Card Indexing） 同音同處法者，乃將拼法不同而讀音略為相似之字歸在一起，其法以某單字代替某同音群之字再代以數字。 其中有數事應注意者： （1）w, h, y; a, e, i, o, u等字母不問，余以首字為主，依次寫出代字，復以數字書之。如： Siegel 「S」 cl 240; Stephens「S」 dbm 315 （2）如某字其二個以上者，仍書一個。如： Sheppard「S」 brd 163; Socks 「S」C 200 （3）首字後代字同，中只隔一母音者，只計其一。如： Scheckwitz 「S」cdc 232; Sgakal 「S」 cl 240 （4）首字外前後代字同，中隔母音者，仍計。如： Staten「S」ddm 335; Sinkiewicz「S」lcc 422 （5）錀字前後同，中間有h、w等字母者，仍計一錀。如： Sokwoy 「S」 C 200; Salkewicz 「S」 lr 460 （6）首字外號錀字者，以「0」代之。如： Shea「S」 000; Shaw「S」 000 （7）第一字全同者，依第二字順排。 （8）其一條全同者，依籍貫、生卒、職業等排之。 3. Cabinets or Housing Equipment （1）Horizontal and vertical units （2）Solid cabinets （3）Kardex visible records有平、轉二式[5] （4）Desk card trays （5）Card record desks 4.3　用導[6] 依其上面突出之長短而有二分導、三分導、五分導等之別。 （1）印字導 印字導（guide printings or captions）宜整齊，易識，排後成自然之次序。 （2）單指導 單指導（single captions）者，其上所書之字只指一頭者也。如A, Am, Ai, B, Be等是。名事各檔凡以該導標（caption）之字起始者，悉排於該導之後，直到第二導標所有之字為止。如凡以Be, Bel, Ben等為首之件皆排於Be導標之後，而Bi則否，以其已為下一導標之故也。[7] （3）雙指導[8] （起訖導double or closed captions），於導標上寫其後所排各件應自某起某訖者也。如以A, Aa, Ab, Ac等為始之件而其中並Am者，則應排於A-Al起訖導之後也。 （4）導數 二十片宜有一導，五千片宜有二百五十導，二萬片宜有一千導，其導標之分配，各公司皆有預備者，導後之件應嚴依字順以排。 4.4　排法 何種檔件應依名排，何種檔件應依事排，須視應用者之式會依照何法為準。 4.4.1　來文與去文 來文與去文（incoming & outgoing correspondence），來文入排，須蓋收到時間之印，或如何排法之記號，何部分送來入排上應有其簽字。去文或為原稿或為復張（file copy），負責人可於其上蓋付排之印以便入排。 4.4.2　排檔手續 （1）檢查（inspection）是否為入排之件。 （2）閱看（reading）以定應入何標。 （3）索引（indexing）以定應索入何項，宜注意發文者之名，收文者之名，簽發文者之名，文中提及之名與事，文中之地名。 （4）分排（sorting） A. 立分于格中（tray sorting） B. 平分於架上（compartment sorting） C. 分堆於桌上（sorting into files on a table） D. 排列（filing）　排列於封套中，排時須將封套取出，排入之件須全齊左排。 E. 排法（method）　無論用何方法，字順、數順、地順，常為基礎方法。 F. 排封套於導片後　排抽斗，10.5寸高，12寸寬，24寸深，封套上有凸舌，可寫字。 G. 文件之分類　分專檔（active）、雜檔（inactive）。凡該檔來往之文甚多可自成一套者，曰專檔。若只一、二件者則排於雜檔之中，待其發展時再分，為專檔。 H. 封套（folders） 專檔封套（individual folders）置於導片之後，統依字順排列。排列完畢，最末再排應排此導片後之雜檔。雜檔封套（miscellances folders）用另一顏色以便識別。然亦有將雜檔置於各專檔之前者。專檔中各件無論其為來文去文，最善之法，應依時期先後排放。最近期之件排於前，期遠者排於後；亦有特殊，宜依地域或類別排放者。雜檔中各件應嚴依字順排放，其每事在一件以上者，則仍宜依時日為序，近期在前，而可粘訂之為一束。雜檔不宜使其太滿。凡善管檔者，其雜檔中之件常少。專檔亦不宜使之太滿，太滿時應視其情形依時期，或地域，或類別而分為數專檔。 I. 其他須知： ①普通24寸深之抽斗可裝五十件導套在內。 ②每抽之導應以三十至四十為度；五專檔套應有一導。 ③專檔應常在導之後。 ④雜檔應常在專檔之後。 ⑤不可使抽套等太擠。 ⑥檔件有殘壞者宜修補之。 ⑦移檔之時，宜握其身與側，不可觸其導舌。 ⑧移檔件使前，不可以導壓之使前。 ⑨取放檔件宜將封套提起或竟取出。 ⑩排放檔件使其全齊左。 ⑪勿放物於檔頂。 ⑫用後勿忘關抽斗。 ⑬勿用別針等物；每日排清來件，勿使堆積。 ⑭非管檔者，他人慎勿排檔、還檔；專檔以一百件為度。 4.4.3　字色排檔法 字色排檔法（Variadex Alphabetic Correspondence Filing），此法為Remington Rand Business Service Inc．所創。其法於字順之外加以顏色之配合，使排檢時格外準確而便利。其導片分為六種：①字順導，占第一位，用裝導；②普通名稱導，占第二位，用裝導；③專檔封套套導，占第三位，導片長；④雜檔封套導，占第三位，導片短；⑤特別檔導，占極右，用裝導；⑥抽斗末導，占第一位，用裝導，上書「下抽斗自××起」（next drawer begin with）字樣。 （1）Alphabetic G分用五色 （2）G for common names可用200分至500分者 （3）Individual folder for melter form active correspondence用A—Z細分（guide） （4）Miscellaneous folder for melter form inactive （5）Special classification G for very active （6）Drawer end St. 其顏色之分配則為五種顏色，橙黃、黃、綠、藍、紫，以配字母。 Color second Letter orange a b c d yellow e f g h green i j k l m n blue o p q violet r s t u v w x y z 如無第二字母，則用橙黃色。如Ac, Ec, Ic, Oc等皆用橙黃，Be, Ce, Fe, Ge皆用黃，Bi, Ci, Di, Fi, Gi等皆用綠。此種顏色可以幫助提高排檢之速度，且容易糾正錯誤。凡第一位導為某色者，其下各封各導皆屬某色。 圖4-3　Cross Reference Sheet 4.4.4　其他各種字順排檔法 （1）安伯法（Amberg Filing） 為Amberg File & Index Company所創。應用此法之一切用品該公司均有出售。 （2）比賴法（The F. E. Bee Line Filing Dyeing） 為Filing Equipment Bureau, Inc．所制。 （3）安全法（Globe-Wernicke「Safeguard」Index） 為Globe Wernicke Company所制。 （4）蕭瓦克法（Show-Walker「Super Ideal」Index） 為Show-Walker Company所制。 （5）外以法（「Y&E」Direcr Name Index） 為Yawman and Erbe Mfg. Co．所制。 各法之不同，全在導片分法地位之異，而皆以數目字為輔助之具，有甚為精妙者。 4.5　檔案著錄方法[9] （1）凡著錄個人姓名之時，姓在前，名次之。給名或第一名字縮寫在前，中名或第二名字縮寫次之。 原名 著錄 John J. Brown Brown, John J. H. Albert Jones Jones, H. Albert 個人姓名前有De, de, d', du, von, Le, L', M', Mc, Mac, O』等字者，著錄時應視為姓字之一部分，不作另一字視之。 著錄 DeDuniak, Andrew DeGaugn, Charles Degaw, Edwin D'Olier, Francois Leck, William Leeman, Howard L'Engle, Jooeph （2）凡公司、商店、團體、機關等名，可照其原來所寫之次序著錄，惟其中含有個人姓名者得另視之（見第3條）。 原名 著錄 Church of the Epiphany Church of the Epiphany Havris, Forbes & Co Havris, Forbes & Co M Progresso Italo M Progresso Italo La, France Novelty Co. Inc La, France Novelty Co. Inc Lamson & Hubbard Co. Lamson & Hubbard Co. （3）凡公司等名中含有個人姓名者，其個人姓名之著錄照第一條，姓在前，名在後；然後著錄其他名稱，必要時作參照。 原名 著錄 Mashall Filed & Co. Filed, Mashall & Co. Ben Franklin Steamship Co. Franklin, Ben Steamship Co. Washington Irving High School Irving, Washington High School Henry E. Kane & Co. Kane, Henry E. & Co. （4）凡個人姓名中有連橫者，視為一字。 原名 著錄 Blanche Duff-Gordon Duff-Gordon Blanche Cecie Spring-Rice Spring-Rice, Cecie （5）商店名稱中有橫畫連貫者，各視為一字。 原名 著錄 Air-O-Pad Co. Air O Scripps-Booth Co. Scripps Booth 正當排列法： Air Autombile Agency Scripps, B. A. Air-O-Pad Co. Scripps-Booth Co. Air Silk Mills Scripps Matos Co. （6）凡作為一字或二字不定者，悉視為一字（參見第5、第7兩條），必要時作參照。 正當之排列： Automotive Sales Company Auto Piano Company Interstate Drug Company Intes State Manufacturing Company Northeast Coal Company North East Harbor Dredging Company South Eastern Manufacturing Company Southeastern Milling Company Southeastern Rubber Company （7）凡地理上之複合名詞，視為分開之字。惟其第一部分非英文字者另視之。 正當之排列： New Jersey Deering New Jondon De Kall Newburg Delaware Newton Demorest （8）名中有冠詞「the」者以括弧括之，名前有「the」者提於名後，排列之時均不作算。外國商店名稱中之冠詞，不作改動。 原名 著錄 Hart The Flourier Hart（The）Flourier The Castle Har Co. Castle Har Co. （The） （9）外國政府之名稱排於共和國名之下，其下再以部署分。 原名 著錄 Dominion of Canada Canada, Agriculture Department of Agriculture （Dept. of） Republic of France France, Seine（Dept. The） Department of the Seine 美國聯邦各部之名，著於美國政府之後，而下以部分。 （題）原名 著錄 U. S. Dept. of Agriculture U. S. Government Agriculture （Dept. of） U. S. Collector of Internal U. S. Government Treasury（Dept. ） Revenue Collector of Internal Revenue 省縣市鎮之名，即以其地域之名著錄，而下以部分。 所題 著錄 State of New York New York, State of Commonwealth of Pennsylvania Pennsylvania, Commonwealth of Probate Court Norfolk County Norfolk County, Probate Court Town of Berwick Berwick, Town of City of Boston Boston, City of Borough of Manhattan Manhattan, Borough of 凡Dept. of, Bureau of, Board of, Commission of等熟語，用於國省市政府者，均置於其所形容之字之後，而以括弧括之，排列之時不計。 所題 著錄 New York Board of Aldermen, New York City New York, City of, Aldermen （Board of） Commission for the Blind, New York State New York, State of, Blind （Commission for the） Department of Education, New York State New York, State of, Education （Dept. of） U. S. Department of Justice United State Government, Justice（Department of） 若該項熟語已成為該團體名稱之一部分者，則依第二條規則著錄之。 所題 著錄 Board of Missionary Preparation Board of Missionary Preparation Bureau of Envelope manufacturers of America Bureau of Envelope manufacturers of America Bureau of Social Hygiene Bureau of Social Hygiene （10）凡Ltd., Inc., Son., Co., Bro., Mfg．及Corp．等字，著排之時均視為拼出之全字。 正當之排列： Henderson, Tanning & Company Henderson, Ltd. Henderson, Locke Corp Loft, Geo. L. Loft. Inc. Loft. John. J. （11）凡and, &, of, for等字，排列之時不計，惟寫其名稱之時不能取消。 所題 著錄 Pusey & Jones Pusey Jones Committee of Seventy Committee Seventy Home of Blind Home Blind House of Good Shepherd House Good （12）縮寫字如Jr,2nd, Sr．等，為名稱之一部分者，置於正名之後，以括弧括之，排列時不計。 所題 著錄 Jame. G. Blaine, Jr Jame. G. Blaine, （Jr） Henry Hales, Sr. Henry Hales, （Sr. ） （13）個人之名位，無論在名前或名後，均置於本名後括弧內，排列時不計。 所題 著錄 Dr. John Brown Brown, John（Dr. ） Capt. William Clarke Clarke, William（Capt. ） Horace Cook, LL. D Cook, Horace（LL. D） Ms. A. R. Crawford Crawford, A. R. （Ms. ） Mayor John Mashall Mashall, John（Mayor） Prof. W. N. Rice Rice, W. N. （Prof. ） William Waltor, Treasurer Waltor, William（Treasurer） 例外之一：凡外國名及個人名，其中除正名一字外，只有名位字者，視為照所題著錄，必要時作參照。 所題 著錄 Madame Lucile Madame Lucile Prina William Prina William Princes Alicia Princes Alicia 例外之二：公司、會社之名前有外國冠字或名位字者，照所題著錄。 所題 著錄 Madame Blanc, Hats M Progresso Italo 均同左 La France Novelty Co. Inc. La Primodora Cigar Co. （14）凡名前有數目字者，視為已經拼出者，著排之時視為一字。 所題 著錄 5th Avenue Hotel Fifth Avenue 48th Street Theatre Fourty-Eight Street 42th Broadway Building Fourty-two Broadway 14th Street Store Fourteenth Street 3rd Avenue Railway Third Avenue 1926 Broadway Building Nineteen Hundred Twenty-six Broadway （15）縮寫之字，以拼出者視之。 所題 著錄 Wm. Foster Inc. Foster, William, Incorporated Jos. St. Clair Co. Sanit Clair, Joseph, Company R. R. Bldg. & Loan Assn. Railroad Building & Loan Association （16）凡名稱中有所有格’s者，著排時不計。 正當之排列： Brentans A. R. Brentans's Book shop Brentans, Charles （17）凡具所有格s』者，著排時仍計之。 正當之排列： Girl Scouts Girley, John Girlow, William Girls' Friendly Society Girls' Home Girlum Howard （18）凡名稱中有街名、建築名、數名等名稱者，著排時依之。 所題 著錄 Standard Oil Co. Standard Oil Co. Equitable Building Equitable Building 120 Broadway 120 Broadway New York, N. Y New York, N. Y （19）凡街道號數不止一號者，依其最小之一號排列。 所題 著錄 Harrison & Treflew Harrison & Treflew 910-12 Mastin St. 910 Mastin St. （20）已婚女子著排其法律上之正式之名，若其丈夫之名著名者，得作參照。 原名 著錄 Mrs. Mary A. Brown Brown Mary A. （Mrs. ）（Mrs. John A. ） 參照 Brown John A. （Mrs. ） See Brown, Mary A. （Mrs. ） （21）凡收受（receivership）、監護（guardianship）、保管（trusteeship）等，著排於其所屬機關或個人名稱之下。另作收受等之參照。 所題 著錄 C. D. Thomson Receiver for Carnegie Foundry Company Carnegie Foundry Company 參照 Thomson, C. D. （receiver）Carnegie Foundry Company （22）凡常以兩種之名稱出面辦事者，著排於較重之一名，而常參照其他名也。 A. 因繼承關係而改名者： 原名 題名 Turnbul & Evans Turnbul & Evans Sucessors to Booden & Turnbul 參照 Booden & Turnbul Sucessed by Turnbul & Evans B. 原主人名（Proprietor）即商號名： 原名 題名 William Farley, Prop. A. & J. Carage A. & J. Carage 參照 Farley William, Prop. A. & J. Carage （23）凡以自A至Z排列之材料，各字分別按照字母之先後順序排列，直至其末字為止。如： Care, Carson, Carteret, Carters, Cartersville, Cartwright, Carty Amer, Iralter & Amerest Baking Co., American Can Co., American Carco, American Art Co., American A Ameos, E. C. （24）凡單姓排於附有縮寫字者之前，附有縮寫者之姓排於附有名字者之姓之前。 正當之排列： Kurzman Kurzman, A. Kurzman, Abert H. （25）凡單一縮寫字，排於以該縮寫字為首之字之前。如： J. W. B. Co. —Jones, Harry Jones, H. W. —Jones, Henry H. Jones, H. Wilson—Jones, Henry Howard （26）字典對於Mac, Mc等字最簡單而合理之排法如： Maar Mable Mac Bride Madden McAneny McWilliam Mellon Merrill （27）凡同名之地，依其所屬之城市之字順排；城市同名者，依省名字順排。 正當之排列： Western Foundry Co., Birminghan, Ala. Western Foundry Co., Connellsville, Pa. Western Foundry Co., Newark, N. Y. Western Foundry Co., Newark, Ohio （28）凡寫本城、本縣等地域名稱者，應照其所指之城或縣等地域名稱排。 原名 題名 National City Co. National City Co. City New York, N. Y. W. K. Emeson Emeson, W. K. City Boston, Mass. （29）凡銀行（商店、學校）等名之前冠以「第一」、「第二」、「國立」等字者，應於其前以其所在地之名以分別之，而後加以省名（括弧內）。名稱前有地名者，地名不重寫。已有地名者不再加。 所題 著錄 First National Bank of Boston Boston: First National Bank of （Mass. ） Citizens National Bank of Baltimore Baltimore: Citizens National Bank of（Md. ） New York Trust Co. New York Trust Company（N. Y. ） （30）凡關於某名、某事之來往關係等件，悉排於某名或某事之下。 （31）凡所論及不止一名一事者，著錄於重要名事者之下，而另作參照。 （32）有數事項文件，可只依事項之名稱排列而不必顧及其關係之人，亦不必作參照，如Applications、Stockholders等事項。 所題 著錄 Thomson Wilson—Application for Position as Chauffeurs Application Chauffeurs （33）凡本機關內各部互相往來之文件，原件排列於乙部而標題為甲部，底稿排列於甲部而標題為乙部。其排法如下： 甲部　函　　乙部 4.6　移檔法 移檔者，將過時或不常應用之文件，移置於另一地方儲藏之，以節省地位、設備及人工者是也。移檔之法普通可分為二種：一曰按時法（Periodic Transfer Method），二曰永久法（Perpetual Transfer Method）。 按時法即按照一定之時期，一年一次或二次或其他，自現檔櫥中移去過時或不常用之文件也。按時法之施行，有三種不同之形式：一期法（One Period）、二期法（Two Period）、限期法（Maximum-Minimum Period）。 一期法者，即將所有各現檔，按照規定之時間如每年一次或二次，一起完全移並置於舊檔之中，而新檔重新起始。此種移法手續固甚簡潔，但在甫移後之一時期中，其隨時參用舊檔之時，實與現檔無異。 二期法者，若用四抽斗之櫃，則上二斗儲現檔，下二斗儲上期所移之檔，按照一定之時期，如一年一次或二次，將下斗檔移於老檔儲藏處，將現檔自上二斗移於下二斗，而上二斗則新檔重新起始。此法又有呼之為雙儲法或重移法或輪移法者（Double Capacity or Multiple Transfer or Cycle Method），此法將最近要用之兩期檔案合置一處，但分放之而已。若現檔太多，下二斗之檔亦可暫移木架上。 限期法，於排放文件之時即規定此件在檔中應占若干長久之時間，最大與最小之時間。移檔之時，即視此時間之到否以為去留。例如每六月移檔一次，則文件最大限者譬如為十八月，最小限者為一年，則第一次均不移，第二次只剩十八月者，第三次十八月者即該移去矣。移去之檔，可照老檔依類加入之。[10] 永久法者，審定某件已過時或不用者而移去之。此法最是合理，然須逐件加以適當之審定，實為不易。暫覺不用而實甚有用者，亦未可知。此法可行之於有時間性之文件，如司法案件、條約、統計等。 移檔中之導片與封套：依所用排檔之法之不同而導片與封套之加添移置而不一。若為二期法，則須備兩套導片與雜件封套，為第一移檔之用。若用混合字順法者，則雜檔封套可作導片，在此情形之下，不必移雜檔封套於導片地位，即各封套之前。若用數次法者，導片可不必移走。因各封套均有數目，可為指引，不再須導片。若用字數色混合法者，則第一導片要移，而第二雜檔封套可留作第二導片之用。 檔件在未移前有數事項，即應將檔內各件排列無誤，導指無誤，何者移交須另加封套者。若先將應用之封套作出，則移檔時可以節省時間。文件之確實過時無用可棄去之，惟須經上級之批准。其他一切用具亦應先期預備。移檔之箱可用單箱式者，以便移時可以隨時置放也。 4.7　借檔法 4.7.1　借用法 借用法（change method），凡一檔件被人借用，有數事項註明者：名稱或題目、數目、檔件之時期，借者之姓名、借出之日期、應還之日期等。至於借出卡片，有數式可用： （1）借出導（out guide） A. 附條者（with requisition slip） B. 印格者（accumulative） （2）代替片（substitution card） A. 附條者（with requisition slip） B. 印格者（accumulative） （3）借出套（out folder） 借出導中之A、B兩式均有用者。附條導片，繫於原紙導片上之裝有插片處，插入借條。借條之大小為5」×3」。此法凡全套之件均借入或借出者，不親自到檔件處而於其自己之辦公處簽此借條，於來者均甚便利。此類借出導片甚多之時，應排於每抽斗之最前或最後，以便檢查。用此法若只為借某封套中之一二少件者，則不若代替片之佳。其式如圖4-4所示： 圖4-4　印格導片示意圖 印格導片，於導片之上畫若干格，註明檔件名稱、借者、日期、號碼等，有人借出，則書於上，還來即消去。其大小與封套等，上有突舌，書「借出」（out）二字。此法對於借出全套或零件均便。若必借出，簽字負責者則以有借條者較佳。 （1）代替片 代替片之大小與封套等，極右上有突舌，書「借出」二字。凡某文件借出而以此片置於該文件之地位以替代之，使人一清而知此文件已借出。其形式亦有兩種，附借條者與附印格者。附借條則將借條粘於或插於代替之上，附印格者與前所述印格導片同。 （2）借出套 有不用借出導而用借出套者，其利為當某全套文件連套借出時，若有新文件來，可暫置於借出套中。此借出套上端突舌上亦有「借出」二字，內亦如借出導印格者然，印有借格以備用。 （3）護檔套（transportation or courier folder） 凡全套出借者，原封套宜仍存箱櫃中，其中置借導或代片，而將檔件另置於一直邊之護檔套中，此套可用特色之顏色以為別。上書「還置檔中」（return to files）。如此則可保持原檔，不致受損，同時此檔件雖借出，另有新檔來亦有原封套以納之。此種護套可隨時繼續應用，直至其用壞方止。凡檔件還來之後，管理者須立將借條或代片等取消。 4.7.2　檔之轉借 檔之轉借（transfer of changed master to another person）為檔件之急速使用，有檔件從甲手移轉於乙手而不經還於檔案處者。為此之手續不一。普通之法，系某一文件，乙不待甲還至檔案處，即從甲處借去，此時甲應填就一轉借之片，放於一定處待收，或遺人送至檔案室。管理者即可將借檔者由甲轉乙，但妥留轉借之片以為證據。 4.8　地方檔案之保存 （1）地方檔案之意義 凡地方政府各機關日常活動往來之文件（書籍、地圖）如office correspondence, letter books, report, minute books, wills, marriage records, vital statistics, deed books, office oath & bounds, vouchers, assement rolls, tax bill, court records, election returns, militia bits, records of States，均為地方檔案。惟官吏之純粹私人函件不在其內。地方檔案分現行（current）檔案和非現行（non-current）檔案。 （2）地方檔案之現狀 地方檔案最關重要者，以其乃確為人民實際生活之寫照也。然而其不被人注意也最盛。昔日之章學誠、近代之徐炳昶皆因為此提倡保護。吾國省縣皆有管卷宗者，而其卷宗之處亦有出人意料之外者，惜管理不善，保護不周，不防水、不防火，往往隨水、火、兵、燹、盜、買、蟲、鼠而多數以毀。[11]或久假不歸，或儲地忘記，或交代之時以為私人文件而移去，或以老檔無用而舉以送人，或出買，或用以糊墊桌屜者亦有之矣。欲其長存，第一須有國家明令以保護，第二須有善長之管理使官吏及大家得以隨時利用，固乃知其重要而加以重視也。 （3）地方檔案之重要 其一，行政事務上之功用；其二，歷史上之價值；其三，社會之情狀，人民之生活史，欲重築過去必要之物也。[12] （4）保存地方檔案之問題 宜善為保存而儘量分開利用，有價值者宜印行，各機關宜有專款以維持此事。若管理得宜，宜將地方檔案之非現行者；較寬泛者集中於省檔局作單。地方檔案之保存，一宜置於安全之地，毋使其散佚毀滅；二須使其得儘量利用。現行檔及重要檔應置於避火之地。 每部每科之檔應使其在一起以便應用；應用卷宗封套儲存或裝訂成冊。壞者補之，不能再保存者重抄之或影印之，裱之裝之；應用好紙好墨以為公文檔案；國家應有法令令重視善管之，不准毀，不准買，要隨時派員查看。 國家對於地方檔案之法令，應注意以下各事： 檔案之範圍何指，檔案室之設備，上級機關之監督與獎懲；要用好紙好墨行文；要避水火蟲鼠而保安全；要排列使用，要保管得宜；前任官吏須安收檔案交與後任官吏；凡官檔被私人攫去應儘量謀回；不能私行摧毀檔案；順注意移檔與上級機關集中管理之辦法。 4.9　檔案修補規則 （1）通則 登記（按時間） 檢查一過 封面 標籤 葉號 老字（留著） 老封（留著） 老紙或皮（留著） 新針宜釘老孔 針夾等宜改釘 封套（檢） 印（特別者宜報告記下） 修補者之記錄 鑲裱 （2）裝訂與修裱 開盒形狀 修補 封版宜稍寬 釘線（或緊舊線，或緣舊孔用新線） 舊封面（不能用者可裱於新封面內） 尾紙（留著） 計數 （3）印記 附帶之印 蓋上之印 （4）標箋與參考 標箋之貼法 書籍 排檔（file）（打或寫） 卷子（縫上） 盒櫃（粘上） 圖4-5　標準標箋 包捆（印上） 參考記號 ①檔群 ②檔類 ③檔號 前二用紅，第三用黑 ①前二貼在上，紅 ②後一貼在下，黑 （5）蓋印（stamping） 辦事室印用黑（於背或邊） 登記號（此位登記） 葉號（藍色） 粘附釘葉號數 變更號數 修補日期 參考歸類（不必在檔案本身） 借出之檔案之記號 4.10　移錄檔案文字之法則[13] 此法則（rules for transcribing documents）乃作者往年為一私家印刷會社（The Survey Record Society）所草訂者。現不過於舉例方面略有改定而已。然B部本文各條文，對於印各時代各種文字之檔案均可應用（all printings of archives of whatever date and in whatever language）。原則如此，記號形式（formal signs）可以隨人改變，只需最初用之時，加以明白之說明可也。據數年之經驗，其中之改變可得而言者，無非多用腳註（more in footnotes），少用子注（即插說明於文本之中，而加以方括弧）（less within brackets in the text）。蓋子注易使讀者閱讀時不貫氣也（to annoy and interrupt the readers）。 再移錄時，除A字第一條所述而外，當全依原文，所用符號以愈少而最能恰合表出原文原意者為佳。移錄者個人之意見（intrusion），除可述之於導言或注釋中者外，以能儘量免去為佳。若非另有規定，此規則可同施之於Latin, French或English所寫成之檔案。 4.10.1　字號及縮寫 （1）凡縮寫字，其意義無疑義時，可將全字寫出（to be extended）。 （2）凡縮寫有些許疑義者，仍全字寫出，加「'」，如pcett=parcell'，此對於拉丁文之人名及地名（surname and place name）最需。如此，早年代之英文文檔之某種字之字尾亦然。 （3）其處似應大寫而小寫者，大寫錄之。拉丁文中y音前為記之t字而用c字者，記e而代表合音。a、e者以及i、j、u、v、y字母應照原樣移錄之。 （4）原文有勾選者應絕對照移之，無有者決不可妄加。 （5）段落及其他記號，原文中故意加上作成者，應照錄之。 （6）數目字不論大小寫之Roman體或Arabic體均精確照錄之。如中文之大寫體如壹、貳、叄，小寫體一、二、三，俗寫體〡、〢、〣、〤、〥，拼寫體如以及一三〇八等亦然。 移錄之法最要在能分別何者為本文之語，何者為編錄者之語。其法有二：一曰以羅馬體及義大利體別之，二曰以正文及子注（放在方括號內或雙行夾注）別之。 4.10.2　原文 （1）原文中古體字應以普通羅馬字體抄之。 （2）脫文落句者，錄者可以加入，但須以方括弧括之，如Ge [orge]Washington，張［之］洞，但原文錯誤者不然，請看下文第6條所述。 （3）脫文落字，不易添入者，用「·」以代之，點放入方括弧，點數最好與脫落之字相等，若多數字句或數行脫落者則不可用點，而於方括弧內注「一行不能識」或「一行已撕脫」或「住址脫落」等語。 （4）若原文中本有錯誤，而原寫者改正者，應照第1條之規定錄之。 （5）原文中文字若有經原寫者變更者，應於變更處後加方括弧並註明之，或於腳註內說明之。原寫者之變更文字，約有以下之情形： A. 以筆畫去一符號、一字母或一單字（delete a sign, letter, or word by striking it through） The King [Queen struck through]desires B. 塗去不要之字，於其下打數點或下畫線以為識（delete by expunged placing a dot or a lineunderneath） The King [Queen expunged]desires C. 擦去不要之字（delete by eraseing scraping out） The King [Queen erased]desires D. 增添文字於行間、天頭、邊白等地（insert a word & c. above the line, in the margin, and so forth） The Chief Magistrate wishes E. 另寫字於原經寫就之字上（write a fresh word&c. over what he first wrote） President Wilson' desires 以上種種情形，應以如下之法表示：原文內之字用羅馬字體（Roman）來書寫，其餘注語用斜體字（Italics）書寫。 ①王（原作後，畫去），欲…… ②王（原作後，塗去），欲…… ③王（原作後，擦去），欲…… ④省縣（注1）縣長欲…… ⑤大總統威爾遜（注2）欲…… （注1）省縣二字系添於行間（chief inserted above line）。 （注2）威爾遜三字系書於擦過之字上者（系挖補者）（Wilson written over erased）。 （6）原文誤脫，而往抄者或編者加入訂正之符號及說明之語句（如「原文如是」或「？」）。應全用斜體表示於方括弧內。 （7）原本不止一本者，以一本為主，他本文字有不同者，於腳註中說明可也。 4.10.3　例外情形 （1）注太長者宜是為腳註。 （2）其他各項應加以說明之事，此規則未論及者，概用腳註注之。如： ①此處明系空格，games系後來填入者； ②從此點起書寫字體改變，與前不同。 （3）凡重見迭出之事，如一英國檔案中之無意義之縮寫字，編者所架空某種字之縮寫字而常見者，或某同之一字，疊見而形式改變者，可用以總注互或通注（general note）註明，不必前後常注。 （4）編者可以改原來行格版葉，以省篇幅。原文中之邊注，可入印本正文中，但須以腳註註明之。如圖4-6 Exchequer of Receipt所示： 圖4-6　Exchequer of Receipt * * * [1]原題「現檔管理法」。編者注。 [2]排列系統須簡單、適用、有伸縮性；又須存乎其人（合作、盡職）、存乎其用（盡其用），人盡其職、物盡其用。 [3]捆平法、架格法。 [4]到時法（follow up method）；備忘錄，記事錄（tickler）；待覆（hold for answer, H. F. A. ）；待解（tickle, rending）。 [5]rotary, index visible rotary equipment. [6]此節原題「管檔小識」。編者注。 [7]單指導不僅只指起處且定甚簡短。 [8]雙指導，即起訖導。 [9]原標題為「排檔法」。編者注。 [10]移檔之後有空套者應取出；移檔之法不能櫃封等裝滿之故而移，如此將使有用之檔被移去也。 [11]修志局，惜真能利用檔案者少耳。 [12]Local Ar. composes「any written or printed books, paper, map or plan」in the catalog of local offices. [13]附錄六。