檔案經營法 · 附錄　要籍摘錄

《公文程式概要目次》 許靜芝，張占鼇，劉毅夫講述，國民政府文官處職員補習教育彙刊。 第一章　通論 第一節　釋義 （第）二節　特質 （第）三（節）　效用 （第）四（節）　沿革 （第）五（節）　程式 第二章　體例 第一節　下行文：一、令，二、訓令，三、指令，四、批，五、布告，六、任命狀 第二節　下行文：呈 第三節　平行文：一、咨，二、公函， 第四節　雜體文：一、電及代電，二、宣言，三、議決書，四、護照，五、箋函，六、箋呈 第三章　結構 第一節　正文：一、依據，二、引申，三、歸結 第二節　附言：一、除外，二、補述，三、附件 第四章　撰擬 第一節　手續：一、依法，二、遵批，三、查案，四、審例，五、守密，六、細校，七、勤辦 第二節　法度：第一目，屬於說理者，一、主從，二、正反，三、分際，四、詞氣；第二目，屬於敘事者，一、引敘，二、自敘 第三節　摘由：一、來文摘由，二、去文摘由 第五章　用語 第一節　屬於術語者：一、起首語，二、關界語，三、申述語，四、回顧語，五、替代語，六、結束語，七、後用語，八、附帶語，九、煞尾語 第二節　屬於成語者：一、請示語及商榷語，二、准許語，三、駁斥語，四、期待語，五、候覆語，六、警戒語，七、訓勉語，八、申斥語，九、目的語，十、過□語，十一、補助語，十二、稱謂語 第三節　屬於約語者 第六章　標點及行款 第一節　標點 第二節　行款 《校讎通義》 《校讎通義》（章學誠）外篇《州縣請立志科議》有云： 故州縣之志，不可取辦於一時，平日當於諸典吏中，特立志科，僉典吏之稍明於文法者，以充其選；而且立為成法，俾如法以紀載，略如案牘之有公式焉，則無妄作聰明之弊矣。積數十年之久，則訪能文學而通史裁者，筆削以為成書，所謂待其人而後行也。如是又積而又修之，於事不勞，而功效已為文史之儒所不能及，所謂政法，亦存三代文章之遺制也。 然則立為成法將奈何？六科案牘，約取大略，而錄藏其副可也。官長師儒，去官之日，取其平日行事善惡有實據者，錄其始末可也。所屬之中，家修其譜，人撰其傳志狀述，必呈其副。學校師儒，採取公論，核正而藏於志科可也。所屬人士，或有經史撰著，詩辭文筆，論定成編，必呈其副，藏於志科，兼錄部目可也。衙廨、城池、學廟、祠宇、堤堰、橋樑，有所修建，必告於科，而呈其端委可也。銘金刻石，紀事摛辭，必摩其本而藏之於科可也。賓興鄉飲，讀法講書，凡有舉行，必書一時官秩及諸名姓，錄其所聞所見可也。置藏室焉，水火不可得而侵也；置鎖櫝焉，分科別類，歲月有時，封志以藏，無故不得而私啟也。仿鄉塾義學之意，四鄰各設採訪一人，遴紳士之公立符人望者為之，俾搜遺文逸事，以時呈納可也。學校師儒，慎選老成，凡有呈納，相與持公核實可也。 《商業事務常識》 萬有文庫中有《商業事務常識》一書，李培恩著，其中第五章為檔案制度，除以上數語略有可記之價值外，余無可取。 如檔案處理不當，則尋覓費時，易於誤置。 理想之檔案制度應具正確、簡單、經濟、伸縮性四特質。正確一項須注意重行歸檔之正確。經濟項具地位經濟、時間經濟、工作經濟三特質。 檔案部之任務：承受檔案，整理檔案，供應檔案，檢點檔案。 《說史料》 梁任公《中國歷史研究法》第四章《說史料》論檔案云： 歷代官署檔案，汗牛充棟，其有關史跡者，千百中僅一二，而此一二或竟為他處所絕不能得。檔案性質本極可厭，在平時固已束諸高閣，聽其蠹朽。每經喪亂，輒盪無復存。舊史紀、志兩門，取材什九出檔案。檔案被採取入者，則附其書以傳；其被擯汰者，則永永消滅。而去取得當與否，則視乎其人之史識，其極貴重之史料，被史家輕輕一抹而宣告死刑以終古者，殆不知凡幾也。二千年間史料之罹此冤酷者，計復何限。往者不可追矣，其現存者之運命，亦危若朝露。吾三十年前在京師，曾從先輩借觀總理衙門舊檔鈔本千餘冊，其中關於鴉片戰役者便四五十冊，他案稱是。雖中多極可笑之語，然一部分之事實含在焉，不可誣也。其中尤有清康熙間與俄、法往復文件甚多，其時法之元首則路易十四，俄之元首則大彼得也，試思此等文件在史料上之價值當居何等？今外交部是否尚有全案，此鈔本尚能否存在，而將來所謂「清史」者，能否傳其要領於百一，舉在不可知之數。此可見檔案之當設法簡擇保存，所關如是其重也。 《縣政府檔案》 程長源《縣政府檔案》第二十章中論整理的方法及步驟： （1）擬定計劃 （2）集中舊檔案 （3）新法未成留用舊法 （4）觀察舊法 （5）估計經費 （6）工作支配 （7）整理方法　（a）按原序搬出改編；（b）分科定期完成；（c）新檔依新法編；有舊案者將舊案取出改成新法 （8）不做死工作 （9）隨時討論改進方法 （10）參觀及閱文 何曾成《舊卷整理方法》：（1）人員；（2）經費；（3）步驟。 《分類法概論》 塞葉斯氏之《分類法概論》中論檔案之管理（372—378節）： 372　金根生氏於其檔案管理法中論各種通行之法云：檔案依其形式與種類之不同而可或用箱藏或用封袋。要須清潔與良好之空氣，而良好之空氣尤為重要。在官檔局「羊皮紙檔」（parchment deeds）乃散置於堅韌方形之封套中，而記以號數。另制一箱，共積累較封形略大，以儲之，如卡片然。用以活蓋以覆之。若檔件形制大小不一，則仍用此制之箱為蓋可固定於箱上。最好箱蓋此端掀起，彼端即行落下，而檔件即呈於眼帘，不必取箱離架。惟箱架間彼此空實之處，須力求經濟而合用耳。箱之材料可以堅良之厚紙而裱以布裝訂可也。 373　此外，余所見流行之方法，系將同類或相關事件之檔捆為一束而儲記號之箱中。尋查此檔者，可查箱中之目錄以得之。此法不過聊甚於無耳。 374[1]　至於官檔局所用之方法，根本乃一「立排法」。此於箱架法相較，不過變箱架為柜子與抽屜，其效果無異而裝制與地位略較經濟。此法余曾試驗，余所用之方法尚未經大量之採用，即將檔件散放於同式大小之馬尼拉紙封中，然後將此項紙封依次立排之。自有貴重易脆之物不便混置者，則視其情形以蠟固封而另置之，或另置布袋中。 375　檔案之排置，金根生氏曰「最基本正確之排置法乃依其檔案之來源」。故英國官檔局之檔案公司法檔及國事檔、司法檔，又分高等法院檔及度支部院檔，此類較古之檔案較之海軍、內政等部之檔則又各以部分。 376　每能獨立之部之檔案，即以個別獨立為原則，其不復分小類。如附錄圖1所示： 附錄圖1　個別獨立原則舉例 377　全國檔案與地方檔案不同，全國檔案以國史為依歸，地方檔案以地方史為依歸。 378　地方檔案立案有四要素：（1）地形分的；（2）類題分的；（3）年代分的；（4）人事分的。如：江西省—田賦—乾隆朝—田氏杭賦案。[2] 《保存例案議》 徐炳昶《保存例案議》（見《北京大學社會科學季刊》第二卷第三號）有云： 例案也叫作案卷，凡各衙門所藏的冊籍訴訟稿件，往來的公文全包括在裡面。 如果歷史家真曉得搜集它，批評它，利用它，它那裡面材料的豐富，紀錄的翔實，遠不是什麼奏議、什麼檔案、什麼紅本所能比擬。他並舉出四種重要之關係：第一與文字史的關係；第二與器物史的關係；第三與風俗史的關係；第四與經濟史的關係。並雲實在例案就是人民生活的反射，並且是比較一種忠實的反射。如果專修廟堂史，則檔案中之史料好，欲求民間情況則例案好。 其保存的方法：（1）宣傳，由私人作文章或由研究歷史的團體如史學會、整理檔案會發表宣言或由各團體呈請教育部，請其令知各機關此後不得加以損壞；（2）收歸圖書館；（3）編目；（4）研究。（後三種未說方法） 《民眾教育之理論與實際》 邰爽秋等合編之《民眾教育之理論與實際》第二冊（C/379.2/T.149）第1185面載曰： 關於古物之法令有：（1）《古物保存法》第十四條；（2）《古物保存法實施細則》第十九條；（3）《名勝古蹟古物保存條例》第十一條。均載商務[3]《國民政府現行法規》中。另有《暫定古物之範圍及種類大綱》若干則，系行政院第二一六次會議通過教育部第八四三五號訓令轉發（二四年六月二〇）。 《整理檔案室報告》 見《廣東語言旬刊》第六輯第七十一期、第九十三期。 關於編纂之器物保管法有： （1）編年序列法 （2）字母分類法 （3）地區分類法 （4）體裁或形式分類法 《美國圖書館協會官書委員會667之工作》 Bulletins of A. L. A. vol.29, no.9 1935, September （1）New deal publications （2）Acquisition of publications of foreign government …… 其困難為不易存。 （1）Adqquats check lists of what has been or is being published have been available for only a few countries （2）Many governments have shifted from a gift to of sale basis distribution （3）The lack of information as to responsible agencies or dealers from which these publications can be obtained from certain foreign countries （4）High cost of transportation and custom clear use …… ③Organization of document work in libraries ④Films and preservation of source material ⑤Public doc. courses 《北平檔案保管處組織規則》 十八年八月十五日農礦部亦有該部《北平檔案保管處組織規則》八條。 據十七年所公布之《故宮博物院組織法》，故宮博物院內分五二處，三館。館中有文獻館，文獻館之職掌大抵皆關於檔案之事。如： 一、關於檔案及清代歷史物品之編目事項 二、關於檔案及清代歷史物品之陳列事項 三、關於檔案及清代歷史物品之儲藏事項 四、關於檔案及清代歷史物品之展覽事項 五、關於清代史料之編印事項 故宮博物院之檔案據其報告有： 檔冊中有如乾清宮、實錄大庫、皇史宬之清代歷朝實錄、聖訓、起居注。暨南三所硃批諭旨，留中奏摺，題本，宗人府玉牒，內務府檔案，及軍機處檔案等約千餘架輿圖、畫像及冊寶各千餘件，明代玉冊猶有存焉。 教育部修正《鑑定禁運古籍須知》雲，官署檔案定為禁止運出國之物之一。 《上海市博物館徵集陳列品辦法》 徵集物品範圍暫定二部十七類： （A）歷史部： （甲）產業類　（1）漁；（2）鹽；（3）棉；（4）其他 （乙）交通　（1）固有交通器具；（2）近代交通器具 （丙）建築類　（1）各種房屋、橋樑、園林等；（2）建築材料 （丁）計算器具類　（1）度量衡（算盤附）；（2）計時器 （戊）貨幣類（營業票據附） （己）宗教類　（1）佛教；（2）基督教；（3）回教；（4）道教；（5）其他 （庚）禮俗類　（1）習俗；（2）生活；（3）迷信 （辛）教育類　（1）科舉時代之書院及義塾等；（2）近代之學校教育；（3）近代之社會教育 （壬）學藝類　（1）圖書；（2）實物（文房用品及版片等） （癸）文獻類　（1）各種史跡或實物；（2）圖像及金石拓片；（3）官廳檔案及各業行規 （B）藝術部（考古學附） （甲）書畫之類 （乙）攝影類 （丙）雕塑類 （丁）音樂類 （戊）戲劇類 （己）美術工藝類　（1）陶瓷；（2）琺瑯玻璃及燒料；（3）鑲嵌品；（4）盆景；（5）漆器；（6）金屬細工；（7）玉石、竹木、草骨、角牙、皮革、紙等細工；（8）顧繡、緙絲及其他編織品；（9）其他 （庚）考古學類 （一）先史時代（1）化石；（2）石器 （二）歷史時代（1）甲骨（貝牙品附）；（2）玉器（石器附）；（3）銅器；（4）鐵器；（5）石刻；（6）陶瓷器（琉璃附）；（7）竹木器；（8）漆器；（9）繪書；（10）雕塑；（11）典籍；（12）建築及墓制模型攝影及報告書；（13）整個發掘系統出土品及攝影、報告書；（14）其他（布帛絲織品） 《刑法》十九條 《刑法》十九條：「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」 政府出版期刊，其管理應與其他書籍或其他非政府機關之期刊一律待遇。無論排放、分類、編目，均然。唯其卡片可略為詳註耳，不必另置一處。 《修正北平檔案保管處章程》 《修正北平檔案保管處章程》（十七年八月二十五日內政部公布） 第一條　前內政部所有圖書館用品及建築物之不屬於他處者，其保管事項須由檔案保管處掌管之 第二條　檔案保管處設職員如左： 一、處長一人，由部長派充 二、處員二人至四人，由處長呈請派充 第三條　處長綜理全處事務並監督所屬職員 第四條　處員秉呈處長分掌左列各事： 一、關於文捲圖書之編查事項 二、關於物品之整理保存事項 三、關於收發文件，撰擬文電事項 四、關於本處會計事項 第五條　檔案保管處繕寫事宜由處長酌用書記四人至六人 第六條　檔案保管處須酌用丁役若干人 第七條　檔案保管處辦事細則由處長擬訂，呈候核准施行 第八條　本章程自公布之日施行，本年七月公布之《檔案保管處暫行辦法》廢止之。 《整理內閣檔案》 國立中央研究院歷史語言研究所十八年度報告中有「整理內閣檔案」條，云： 內閣檔案原為清代內閣大庫所藏。清內閣在雍乾以前為國家庶政所自出之地，在雍乾以後猶為制誥典冊之府，所存檔案皆當日購成史跡者自身之敘述。又清初纂修《明史》及《三朝實錄》[4]，搜集啟禎兩代案卷。瀋陽陪都舊檔，並為內閣所掌。清宣統元年大庫室壞，此項檔由內閣移交學部。民國二年教育部設歷史博物館，即將此項檔案移入。十年歷史博物館因經費短絀，遂將此項檔案大部分較破碎者售出，輾轉為寄居天津之李木齋氏購。本所成立之初，即思利用可逢著之原史料為研究對象，而此項檔案（即原史料）在史學上極為珍貴，若不及時設法整理保存，隨時均有湮滅散逸之患。十七年十二月由北京大學教授馬叔平氏介紹，開始與李氏接洽購回，旋議定以一萬八千元為代價。蓋即李原付價及歷年為此所付之遷移房租等費。其時本所遠在廣州，對於鉅量檔案之處置尚未計及。及十八年五月，本所由廣州遷至北平，始預備接收李氏所藏北平、天津兩處之檔案，並勘得歷史博物館午門西翼樓為堆存整理之所。七月由教育部將該館撥給本院，委託本所管理；八、九兩月經編輯員徐中舒率同書記尹煥章將平津兩處檔案陸續運存午門樓上，同時並修理午門東西廊房，購置用具，為整理之預備。九月底由研究員傅斯年，編輯員徐中舒並招雇書記六人、工人十九人為初步整理，每日工作之程序： （一）去灰。內閣檔案積存約三百年，積塵甚厚，工人為此項工作須戴特製之眼鏡與口袋。 （二）鋪平。本所檔案大半與字紙簍中之字紙無異，逐件鋪平，費時最多。 （三）分類。揭帖之類按時代分別庋置：（1）明檔；（2）清初舊檔；（3）順治檔；（4）康熙檔；（5）雍正檔；（6）乾隆檔；（7）嘉慶以下至光緒檔。 題本移會之類按性質分別庋置：（1）各項題奏隨揭帖之類按時代分置；（2）三法司案卷；（3）移會。 各項雜檔按形式分別庋置：（1）謄黃；（2）賀表；（3）各項簿冊；（4）殘本書葉；（5）其他。 （四）綑紮。分類之後用麻繩綑紮，分別堆存。 （五）理碎。凡破碎檔案（片紙隻字、全無連貫），整理不能，棄置不可，暫時仍理出，裝入麻袋。 （六）裝潢。破碎及不整齊之檔案即付裱褙，以便保存。 （七）鈔副。擇重要案卷鈔成副本，以便編纂付印。 因檔案與北京大學研究所、國學門及故宮博物院所存者，其整理工作難易相差甚遠。大概北京大學所存者，皆內閣檔案中較整齊之案件；故宮博物院所存軍機處檔案，不但整齊，且有目錄可檢。而此項檔案數量既鉅，約十二萬餘斤，由歷史博物館售出時即已破碎，及輾轉遷移之後，更加零亂不堪。（下略） 本所所購內閣檔案，其中最可寶貴者為清人未入關前之瀋陽舊檔。現在整理初步工作即將完畢，第二步工作開始，一方面須將此項檔案編號，分類，上架；另一方面更須搜集與此舊國新朝有關之史料，勒為長編。 仝上十九年報告云： 查此項檔案乃十餘萬斤之破爛字紙，整理工作至為繁重。其去灰、鋪平、補綴、揀碎、綑紮等等手續，即費工作之全部時間，間亦略事分類，但於編號上架之工作仍相去甚遠，故此類檔案欲其供可史家之用，實有待於第二步之分類整理工作。……分類之手續在初步整理時關於外形方面如謄黃、揭帖、題本、報銷冊、書葉等已分別庋置。此次全以朝代為單位，即以每朝之檔案同置一處。即順治時代庋於順治架上，康熙時代置於康熙架上，余皆同此。此為初步分類工作。俟此項工作完備時，再按朝代分排年月，即每一檔件須在朝代分別，然後再分排年月，即每一檔件之整理必須經過兩次手續。而編號、摘由等事，更須俟此兩步手續完備時行之。 研究員徐中舒有《內閣檔案之由來及其整理》一文。 《中央研究院語言研究所訓政時期工作表》 《中央研究院語言研究所訓政時期工作表》（見十七年報告）中有「整理明清檔案」一條，其所預備時間為自十八年至廿三年，共六年。 十八年報告。本院「概況」中有云：購得明清內閣關於大庫檔案六千麻袋，逐一整理，發現有裨史料之重要文件甚多，已陸續印成《明清史料》, 《史料叢書》五種。 其同年報告，歷史語言研究所部分之報告有云：整理明清內閣大庫檔案多為本組之集眾工作，自九月末開始工作以來，已經初步整理之檔案約占全數之十之八，其餘再須兩月即可藏事。 湖廣總督陳夔龍奏（節略） 公文檔案紙張格式之規定於管理檔案者，為使甚大從前各省官印刷局及中央印鑄局皆因此而設，茲將余湖北官印刷局開辦時。宣統元年，湖廣總督陳夔龍奏（節略）（抄自《湖北通卷》第5413頁）以見一斑。 竊維中國法律首嚴作偽一門，而自來作偽之作用尤以書契文字為最。其弊，由於程式之無定與夫版權之不專故。印刷一端雖營業性質，而程式雜則稽核無憑，版權紛則範圍無術。其有關於政治者甚大，不獨經營餘利為籌款計也。前有度支部有鑒於此，業經參考東西各國辦法，奏設中央印刷局，其後各直省如廣東、江南、河南、江西亦經先後開辦。鄂省輪軌交通五方，輻輳一切，公私文牘流行日廣，尤非將印刷事務改歸官辦不為功……所有印刷紙品分官用民用兩種。官用品如糧串票、三聯契紙、稅捐票。凡由官發行之紙，即由局查照，向章酌定價值，通行各屬局領用。民用品中之狀紙買賣、契紙，亦由局定價，飭各屬一概行用局紙，不准摻雜。其婚帖、當票、借券、合同、股票及允商業通用之品，則由局妥定格式，陸續舉辦。如商民情願領用，即按照工本費計值發給，創行之始，但求潮開風氣，不遽強以所難……官辦刷印誠為今日要圖。此次鄂局成立，外握一省之機關，而內即助中央之規畫。先順民情之習慣，後終歸法律之範圍，實於新政前途隱有裨助。 民國政府行政院相關議題[5] 廿三年春，國民政府有重設國史館之議，行政院曾建議兩項：（一）已可公開之檔案，委託學術機關整理，並搜索史料；（二）未到公開時期而不專屬任何機關或現某機關而堆積不用之檔案，設國立檔案庫，直隸於行政院，分類庋藏。五月，行政院又議決辦法四項，呈奉令准通飭照辦，其第三項為「中央及地方政府暨其附屬機關並公共團體所有檔案卷宗均應某年登記一次，呈報上級機關，轉送國立檔案庫存查」。[6] * * * [1]Vertical file. [2]此處舉例似為作者所加。編者注。 [3]商務印書館。 [4]清太祖、太宗、世祖三朝。 [5]標題為編者加。 [6]原註：「廿八年一月五中全會通過設立中央檔案庫於敦煌　張繼　提直屬於國民政府」。1939年1月，中國國民黨五屆五中全會再次通過張繼等人提出的建立檔案庫、籌建國史館的提案，編者注。