檔案經營法 · 3　官書篇

3.1　官書及有關概念 官署案卷，清初稱為檔子，內閣有滿漢檔子房。檔子之意義，楊賓《柳邊紀略》云：「案《說文》：幾屬，蓋為人所憑依，故轉[1]為凡可以依據之物皆稱為案。檔則以此案為庋置於框檔木架之上也。」 檔，音黨。《辭通》：「案：安也，按也。」《中華大字典》：「今例案曰檔案，以度導卷於檔之名。」 古書用案字者多「案治」「案理」「案考」「案察」「案驗」「案據」連用，故案字有治理、察驗、考據等義。其詳見《辭通》所引「案治」「案理」「桉察」「桉據」。[2] 案考也。《後漢書·魯恭傳》：「決獄案考。」又《鍾離意傳》：「府下記案考之。」 案驗也。如《漢書·平帝紀》：「皆勿案驗。」又《息夫躬傳》：「下有司案驗。」又《丙吉傳》：「終無所案驗。」又《黨錮賈彪傳》：「案驗其罪。」 《康熙字典》：「檔，《玉篇》木牀也。」又《類篇》：「橫木框，檔。」《辭源》：「檔，今稱例案曰檔案。」檔案，「邊外文字，多書於木，往來傳遞，曰牌子，以削木若牌也。存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書於紙者，亦呼曰牌子、檔子矣」，以此見《柳邊紀略》。 《康熙字典》案引《正字通》：「凡官府興除成例及獄訟論定者，皆曰案。《辭源》案牘，官中文書也。」 文書，《後漢書·光武帝紀》：「誅王郎，收文書，得吏人與郎交關謗毀者數千章。」據《後漢書·百官志》，尚書令「掌凡選署及奏下尚書文書眾事」，左右丞「掌錄文書、期會」，侍郎「主作文書起草」。《三國志·趙儼傳》：「彧報曰：『輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民』。」《辭源》：「公文謂官員及官署之往復文書也，亦稱公文書。」 官書，《辭源》：「官書，公文也。」《周禮》：「掌官書以贊治。」又有稱為公家所刊或所藏之書者，呂祖謙《白鹿洞書院記》：「祖宗尊右儒術，分之官書，命之祿秩。」又今稱公家所頒法令等書曰官書，亦曰官文書。案今有政府出版品一名詞與第二意同。 公牘，《說文》：「牘書，版也。」《史記·匈奴傳》：「漢遺單于書牘以尺一寸。」 尺牘，《史記·扁鵲倉公列傳》：「緹縈通尺牘。」 案牘，《北史·楊昭》：「（昭）學涉史傳，尤閒案牘。」 文牘，《宋史·梅執禮傳》：「比部職勾稽財貨，文牘山委。」 西洋關於官書與檔案之名詞亦有數種。 阿愷夫斯（archives）, 《標準字典》釋曰：「阿愷夫者，保藏檔案文件書籍之所也。尤指足以考證歷史有關之公共文書。」並雲與此詞意義相近之詞有：①年鑑（annuals），年鑑者，每年之記錄也。②編年史（chronicles），編年史者，以年月為綱，以事繫於其下也。兩者之為書，皆缺乏特別置重某點選擇及懲前毖後之眼光。③史書（history），史書者，選擇分類各種史料，而以其關係之重要與否為根據者也。阿愷夫斯，乃公共之記錄，可以為年鑑，可以為編年史，可以為其他行事之記錄。④言行錄（memoirs），言行錄（事略、實錄、起居注）者，個人生活之記錄也。⑤紀念品（memorials），紀念品者，不僅錄諸文字，即其他物品，亦在其內。阿愷夫斯可以包含法律之記錄及簿冊。⑥契據（muniments），契據者，在法律上公眾可依據之以保證其權利也。《韋氏字典》、《牛津字典》釋此詞之意義與此略同。《大英百科全書》對於此詞所述甚少。[3]其詳解皆在記錄（records）一詞之下。《韋氏字典》解釋記錄曰：「凡記錄公共團體或官府、官吏某時代之官家文件，謂之記錄。」《大英百科全書》及芮伊（Rye）氏之《倫敦圖書館指南》釋記錄曰：「英國官檔局（English Public Record Office）之編制者於1838年之法規中規定此詞之義為：案卷（rolls），記錄（records），令狀（writs），書籍（books），議事錄（proceedings），法令（decrees），法案單據（bills），委任狀（warrants），聞見報告（accounts），文件（papers），及其他一切英國之有公共性質（public nature）之打口門（documents）。」此詞之下分八段敘述之。（詳後） 打口門（documents）, 《綜合大辭典》譯為官文書、公文等。《標準字典》釋為：「官文書者，凡足以傳達消息或證據之手稿或印刷品皆官文書也，如法律或政治檔案是也。」《大英百科全書》解打口門曰：「嚴格言之，在法律中凡足以用為證據或證明之書寫的或印刷的物品，甚至碑文、牌記，及凡可以閱讀如圖像、照片、印璽等，皆可供打口門的證據（documents are evidence）。廣泛言之，此詞乃用以表明足以供某種題材之消息或證據者是也，凡書寫的或印刷的文件，普通皆稱官文書或政府檔案（public documents or government documents）。」 論官書與檔案之文字，在用英文書寫之書中隨處有之，茲就個人閱覽所及，擇錄其要點。余意官書用以指政府印刷之物，檔案指未印之文稿，合而簡稱官檔，單屬一方面者，仍稱官書或檔案。 3.2　檔案與官書之關係 檔案不一定為官家文件，私家文件亦可以為重要之檔案，但究以官家文件為主。官書內容有三種：一種是其書之編纂雖系官家所為，但其書之內容純系普通學術，無關於公事，如《太平御覽》、《永樂大典》、《康熙字典》等是；一種是其書編纂系官家所為，其書內容純系公事，如《九朝聖訓》、《剿平□匪方略》、《光緒政要》、《政府公報》等是；一種是編纂之事雖系私人所為，而其材料純系公事者，如《太平天國史料》、《太平天國有趣文件》等是。檔案是官書之原料，檔案是官書之內容，檔案是官書之前身。將寫稿之檔案編為寫本，予以一定之名稱是官書；將寫稿之檔案編寫成本，印刷成書，亦是官書；將印稿之檔案編寫成本，或再印刷成書，亦是官書。概言公家文件，未編印以前是檔案，編印以後是官書。故就其性質言，官書即檔案。從管理上言，官書與檔案宜若不同，因其形式不同，管理不能用一致之方法也。 3.3　官檔之功用[4] 官檔在圖書館中應視為參考部之一部分。有時官檔為圖書館中之主要參考材料。官檔因不便利用，頗為各圖書館所忽視，實則官檔不能視為一種生料，而為實際從事各項職業之人均有實際甚高之用處。真正完備之檔案收藏處，主持家政者可於其間尋求關於食料、烹調、養分、物價諸材料，屠夫可於其間尋求各種肉類之割法，雜貨店主可於其間尋求點心之製造、粉類之烘研之法，醫生可於其間尋求衛生部之報告之關於諸種病症之事，農人可尋得五穀栽培之方、逐除害蟲之法，政治家可尋求關於法律、條約、關稅、薪資、時事等材料。人謂設使其他一切書籍材料均得齊備，而根據此項官檔亦可重寫一部完美之美國歷史。教育部局之出版品特殊有益於教師。前此官檔之不被人重用者約有原因，或則裝潢不精，或則取名含混，或則編制不良，或則索引未具，或則圖書館編目不詳題其內容，或則讀者應用之時館員未常加以適當之導助是也。 可以求索官檔之處：出版者之本身一也，出版者之附屬機關二也，官檔監督局三也，眾院議員四也，參院議員五也。 3.4　官檔之分配 官書局（Documents Office）釋官檔（public document）之義曰：「凡以政府之費用或國家機關之名義出版之物，或政府或國家機關購買之版權而出版之物，皆曰官檔。」官檔之分配，應以集中分配（centralized distribution）為尚。案普通分配官檔之法有五：一曰函索，即郵寄法；二曰圖書館交換法；三曰價賣法；四曰只徒出脫法；五曰無條件寄送法。五法各有利弊，而以一、二、三法為優。[5] 英國官檔分為兩類。第一類出版品公共圖書館可自由取得，第二類則不能。第一類包含上院、下院外交報告，除一小部分外，皆可自由函索而得。第二類又分為二十小類，其中最重要者為「下」一類之「檔案局出版品（Record Office works）」，其為各省記錄及不列顛、愛爾蘭之發表記錄等。 3.5　編制官檔 以每套或每卷著錄於負責出版是項官檔之機關，決勿著錄於該機關附屬之機關。例如美國之統計簡報須著錄於「美國—統計局」，勿著錄於「商業勞工部—統計局」。此種「美國—統計局」之格式，即所謂「反目法」。並收所有同類之小冊置放於同一之小冊盒中，作一標題片於目錄中以代表此全盒之小冊。例如目錄中有標題片為「土壤」，片中僅註明「小冊」並註明書碼如：631—小冊。 3.6　各項官檔之內容及其利用法 儲藏與編制官檔之地位與費用，相稱否，足否，值得否，能擔任否，均需注意。 普通圖書館及小圖書館欲完全搜羅各項官檔實不可能，大抵公共圖書館可搜羅關於公共圖書館有用者，大學圖書館、省立圖書館、縣市圖書館各收其與彼有關或有用者。如縣圖書館對於該縣財政局、教育局、保衛局等出版或布告，均需收集條存備用。 3.7　小圖書館之利用官書[6] 官書歷來出版甚多，為小圖書館館長者當如何選擇之耶？勿圖收集一切之官書。若汝無寬大之館室及能利用之讀者，與選書籍同，宜選擇適於汝之圖書館之社會之讀者而收集之。記載官書名目最完全而足為選擇之良好根據者為Supermlengdent of Documents（官書監督處）所出之Monthly Catalog of Public Document（《官書月報》）。關於特種題類之官書，如food, diet, water, publication, forest, service, dairy, industry等亦可以詢問官書監督處而得之。A. L. A之book list中亦選有著名普通之官書，Wilson公司出版之Records Guide Abridged中亦有選目。官書編目之法，應與其他書籍同，著其標題，著其重要款目。甚多之重要有價值之官書常被人忽視，因其真正之內容與名稱往往不載於封面之上也。故圖書館宜於該種官書之背面粘一引人注意而有趣味之名稱，另手制一書名頁，夾粘於該書之前。 紐約公立圖書館官檔之書都做卡片、著者片與標題片。著者片著錄之法系採用「反目法」（inverted entry pleas）者，此法大體對於永久之團體甚簡單、妥當而自然，對於臨時及特殊之團體，則不免笨拙。若系繼續出版者，則用格片（tabulated card）以便隨時加添新出者及補購原缺者，而每卷中有特殊之目錄價值者，可特作一片，故每套書可有卡片數十餘張。大抵官檔不宜過於依其本身之性質以相分析，屬於國者，以國為主；省者以省為主；縣市者以縣市為主。然後於其下分類標題。標題名目當以偏於國政，如內政、外交、司法、財政、實業、勞工等者為適用。歷史事件及其發展應依時代先後按次序排列。時、地、類三者斟酌交相應用，即不致紊亂矣。 3.8　中國官書 論及中國官書，有三問題：何種書始可稱為官書？官書應如何編制？現存官書究有幾何？ 何種書始可稱為官書？ 《辭源》：「官書，公文也。」《周禮·天官·宰夫》：「（宰夫）掌百官府之徵令，辨其八職……六曰史，掌官書以贊治。」又稱公家所刊或所藏之書，呂祖謙《白鹿洞書院記》：「祖宗尊右儒術，分之官書，命之祿秩。」又今稱公家所頒法令等書曰官書，亦曰官文書。 陳乃全《四庫全書總目提要索引》中有官修一門，列漢明帝《東觀漢記》至清高宗《千叟宴詩》，凡一百九十八種，而帝後所制自梁元帝《山水松石格》至無名氏御製《迴文詩》，凡四十五種，尚不在內。楊家駱《四庫大辭典》於官修書表及帝後著作表外並附《〈四庫全書著錄存目〉外明清兩代敕撰書書目表》，計自明太祖《務農技藝商賈書》至清德宗《增修大清會典》，凡一百九十五種。 關於清代之官書，據陶湘《故宮殿本書庫現存目》所載，更多有在楊氏大辭典附錄之外者。陶書分實錄、聖訓、御製、欽定、校刊、方略、典則、官書、經學、字學、史學、志乘、類纂、儀象、目錄、類書、總集、進呈、清文、書目、校刻、梵經等類。其中一部分系官書，一部分則仍是私人著作。實錄，純系官書。實錄者，專記帝王一人之事跡者也，唐《韓昌黎集》有《順宗實錄》，尚非官修，明清皆置實錄館，官修之。聖訓、聖諭，帝王之詔令、誥誡也，皆官書。御製系帝王著作，另有編目之法。欽定不過如今教育部之審定，校刊不過如今官書局之出版，雖可加以副見，然不能為主要款目，不能視為官書。方略皆記武功之書，清代設有方略館，專編此類書籍。典則入通典、會典、盛典、通禮、宮史等書。官書入宮中、府中，各部、各院、各寺則例及刑律等皆官書。以下各類，則其中有官書者，有非官書者。 大抵普通所稱官書，不外編如實錄、聖訓等，制如御製、詩文等，纂如七經、字典等，修如會典、方略等，欽定如《四庫全書》等，校刊如《十三經》、《二十四史》等。編、纂、修等書，國家多設有機關專主其事，可謂之官書，其餘則應各依其類編之。 以上系就前代之官書而言，民國以來，政府所出官書，尚未有精詳之目錄。惟國立北平圖書館就其所藏編為目錄，計有印出者已有二輯。第一輯名《北京圖書館現藏中國政府出版品目錄》，第二輯始稱《現藏中國官書目錄》。 第一輯凡條第一條謂此冊「以北京各部署各機關之出版品為主」,「附以各省之政府出版品」。而其所列各部署各機關之名稱引之，足見所謂政府出版品或官書之範圍： 國務院 中央觀象台 審計院 外交部 內務部 故宮博物院 京都市政公所 京師警察廳 中央防疫處 財政部 鹽務署 財政整理會 稅務處（附總稅務司） 京師稅務監督公署 交通部 農商務部 全國水利局 地質調查所 經濟討論處 司法部 大理院 修訂法律館 法權討論會 京師監獄 教育部 陸軍部 海軍部 京兆尹公署 各省政府 （一）江蘇省政府 （二）浙江省政府 （三）安徽省政府 （四）江西省政府 （五）湖北省政府 （六）湖南省政府 （七）四川省政府 （八）福建省政府 （九）廣東省政府 （十）廣西省政府 （十一）雲南省政府 （十二）貴州省政府 （十三）河北省政府 （十四）河南省政府 （十五）山東省政府 （十六）山西省政府 （十七）陝西省政府 （十八）甘肅省政府 （十九）綏遠省政府 （廿）察哈爾省政府 （廿一）熱河省政府 （廿二）遼寧省政府 （廿三）吉林省政府 （廿四）黑龍江省政府 （廿五）南京市政府 （廿六）上海市政府 （廿七）漢口市政府 （廿八）北平市政府 （廿九）青島市政府 （卅）東省特別行政區行政長官公署 （卅一）興安屯墾區公署 （卅二）威海衛管理公署 附錄　海關稅務總司出版品 各機關職員錄 另附機關名稱參見表（如表3-1所示）： 表3-1　機關名稱參見表 就其所列參見表之格式，尚有不甚妥洽之處，然系官書著錄編目之事，茲暫不討論。其最足使吾人注意者，即各朝代官府之職不同，吾人在編制某代官書之時，應明了該代官職之大概，故各代官職應列為系統表以供著錄時之採取。再者，各時代、各地方、各機關名稱更變，內容之同異應如何規定，著錄之法亦應詳加考慮者也。 第二輯指明為國民政府之部，其所包含之機關如下： 甲部中國國民黨 （一）中央黨部 （二）各省市特別黨部 （三）中央政治會議 乙部　國民政府 子　中央之部 （一）行政院 （1）內政部 （2）外交部 （3）軍政部 （4）海軍部 （5）財政部 （6）實業部 （7）教育部 （8）交通部 （9）鐵道部 （10）建設委員會 （11）蒙藏委員會 （12）禁菸委員會 （13）賑務委員會 （二）立法院 （三）司法院 （四）考試院 （五）監察院 （六）參謀本部 （七）國立中央研究所 （八）廣東治河委員會 （九）導淮委員會 丑　地方之部 3.9　官書著錄要則 內分正則、附則、舉例、釋義四項，茲先述正則[7]。 第一條　凡以某國省縣市之名義出版之書，概以該國省縣市之名為主要款目，將其所有出版各書，概著錄於此種主要款目之下；而國省縣市之下之院會部司廳科局所等，雖有為出版物之主持署名者，亦只列為國省縣市名稱下之細目。 第二條　各院部等下獨立局署等，應直書於國名之後，不必國名接部院，部院下方接局署之名。 第三條　凡非官員而向某官廳之報告，著錄於該報告人名稱之下，而作所向報告官廳之參照。 第四條　凡非由一人對於某部院之報告之叢刊，著錄於該部院之下。若其中某一種報告之著作人甚重要者，即使其為一官員，為之作一副片。純粹關於行政上之報告，對於報告之官員不作副片。 第五條　凡某國某省之法律[8]，悉著錄於國名、省名之下，細目曰法律。作該國省下立法機關參照，及編輯者副片。 第六條　凡法律原文，經類摘或釋義其一部分者，或其書之性質應以類摘或釋義者為主者，著錄於類摘者或釋義者名稱之下，而作該項法律所屬之國省名之副片或參照。 第七條　凡某一法院之報告，著錄於該法院全名之下，酌作報告者或編輯者副片。 第八條　凡法院報告之類摘要，著錄於類摘者名稱之下，不著類摘者姓名者，著錄於該書名之下。為法院或法院之法官作副片。若其書為從某報告叢刊類摘者，對於原書名宜作一副片。 第九條　凡法院之單篇意見書、判決案、罪狀等，著錄於該法院名稱之下，對於審判官之名稱，原告、被告兩造及其他有關係之人或機關作副片。 第十條　凡單獨印行之抗辨書，著錄於此抗辨書之律師名下。 第十一條　凡一國一省之憲法，著錄於該國該省名稱之下，而以「憲法」二字為副目。 第十二條　凡憲法、會議、草案，著錄於國省名之下，而以憲法、會議、草案為副目，附以時代。 第十三條　凡國、省、縣、市及機關團體之規章，著錄於受此項規章管轄者之國、省、縣、市及機關團體名稱之下，以「規章」二字作副目，而發布此項規章者作副片。 第十四條　條約 （1）凡單個條約，著錄於書名頁中首先舉出一方之名稱下，以「條約」二字為副目，締結條約之其他一方作副片。若該條約素以某地名或其他名字見稱者，應作見片。締結條約之年代，得附註於副目之後。 （2）凡叢集各國條約之書，著錄於編者名稱之下。 （3）凡叢集某一國與他一國或各國所訂之條約，雖某一國之名稱不在書名頁中最先舉出，亦著錄於某一國國名之下。 * * * [1]引申。 [2]桉、按、案音義同。 [3]僅曰此詞通常多用其複數式，用以指儲藏記錄、圖冊、憲章及其他文件之屬於國家、社會、家族者；然近則常即用以指示記錄、憲章等之自身也。 [4]官檔；意義、功用；類別；來源、徵購；管理（分類、編目、保存）；利用。 [5]數折之小印刷物不能視為出版物。 [6]第一應選擇；第二應使其易於使用、便於利用。 [7]著者、人物著者、機關著者、書名著者。 [8]法律、法典、法規、法則、則例、命令、詔諭、聖訓。