檔案經營法 · 2　公文篇[1]

2.1　公文之意義及其形式 何謂公文？《公文程式與保管》曰：「凡政府機關及地方團體往返之文件統稱為公文。其範圍至廣，上至政府宣布政令，下及人民陳情事項之呈文，莫不屬之。故其意義實有別於個人平常之文字，蓋含有處理公共事務便於發表之意思也。」《刑法》第十九條：「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」《公文程式條例》第一條謂：「凡稱公文者，謂處理公務之文書。」是故公文最重要之處仍在處理公務一點，與「通論篇」吾人所謂「凡為一官務而製作之文件及應包含於一官務中之文件，皆檔案也」之意相合。惟所謂「便於發表」則殊不盡然，蓋頗有案件不宜發表者。《公文程式條例》第五條「政府發布之公文，除密件外，應於國民政府之公報公布之」是也。 公文之形式，國民政府十七年十一月十五日頒布之《公文程式條例》較各部所訂者為統括，亦即各機關所根據者，錄之如下： 第一條　凡稱公文者，謂處理公務之文書，其程序依本條例之規定。 第二條　公文之類別如左： 一令　公布法令，任免官吏及有所指揮時用之。 二訓令　上級機關對於所屬下級機關有所諭飭或差委時用之。 三指令　上級機關對於所屬下級機關因呈請而有所指示時用之。 四布告　對於公眾宣布事實或有所勸誡時用之。 五任命狀　任命官吏時用之。 六呈　五院對於國民政府，或各院所組織之機關對於各該院及其他下級機關對於直轄上級機關，或人民對於公署有所呈請時用之。 七咨　同級機關公文往復時用之。 八公函　不同隸屬之機關公文往復時用之。 九批　各機關對於人民陳請事項分別准駁時用之。 第三條　五院對於各省政府及其所屬機關之公文以令行之。 第四條　公文應記明年月日並由負責者署名蓋章。 第五條　政府發布之公文，除密件外，應於國民政府公報公布之。 第六條　本條例自公布日施行。 以上所舉程式計有九種，此外常見而未見諸列舉者，尚有所謂電令、電呈、代電、便函、牌示、簽呈、照會諸式。案吾國政府機關之公文程式由來已久，如清代官署所用之申、詳、咨、移、牒、稟、批、札等，亦咸有一定不移之格式。大別之可有上行、平行、下行三類。古有詔令、書牘、奏議之文，亦即上行、平行、下行之意也。吳曾祺《文體芻言》曰：「詔令者，上告下之辭。」立目三十有六，曰詔，曰即位詔，曰遺詔，曰令，曰遺令，曰諭，曰書，曰璽書，曰御札，曰敕，曰德音，曰口宣，曰策問，曰誥，曰告詞，曰制，曰批答，曰教，曰冊文，曰諡冊，曰哀冊，曰赦文，曰檄，曰牒，曰符，曰九錫文，曰鐵券文，曰判，曰參評，曰考語，曰勸農文，曰約，曰牓，曰示，曰審單，皆詔令之類也。又《書牘類》曰：「劉和彥雲，戰國之前，君臣同書，蓋其時上與下則謂之書，下與上亦謂之書，所謂同也。」立目一十有三，曰書，曰上書，曰簡，曰札，曰帖，曰剳子，曰奏記，曰狀，曰箋，曰啟，曰親書，曰移，曰揭，皆書牘之類也。又《奏議類》曰：「此為臣告君之詞。」立目二十有八，曰奏，曰議，曰駁議，曰諡議，曰冊文，曰疏，曰上書，曰上言，曰章，曰書，曰表，曰賀表，曰謝表，曰降表，曰遺表，曰策，曰折，曰劄子，曰啟，曰箋，曰對，曰封事，曰彈文，曰講義，曰狀，曰謨，曰露布，皆奏議之類也。 至於公文之體作例法、行文之系統、公文用語、公文結構、紙張之大小、格式之規劃等，僅有他項書籍可供參考。吾人志在研求管理公文之法，可以不必深究。惟製作公文之程序應略知曉，討論管理之方法時，方易明了而有助也[2]。大抵公文之製成有擬稿、送簽、發繕、送印、封發諸種步驟。普通對於公文之見解，自收文至發文謂之公文之處理；對於業已辦理完結之公文，歸檔存藏謂之檔案之保管。近人已覺分而為二，於行政效率頗不經濟，故有連鎖辦法之擬議試驗者，此誠處理公文、保管檔案之一大進步。今取此意，分為組織、收錄、分類、編目、典藏、出納、校存各項論之。在未分別討論之前，有數事項先提及者： 2.1.1　理想之管理制度 理想之管理制度應具正確、簡單、經濟及伸縮性各條件。所謂正確者（accuracy），分應用時之正確及歸還時之正確兩點。欲應用時正確，於應用者之知識上及了解上固須有相當之訓練，然管理者須先使公文檔卷之本身在分類上、編目上及排列上具正確之性質。否則，用者雖智，不能得也。同時又須顧及應用後歸還時之正確。歸還者在技術上固須有相當之訓練，而所采方法，排列之方法，字順之方法，指示之方法，儲置之方法等均須使還者有明確之界域，不致流於錯誤混淆。所謂簡單者（simplicity），務使其管理上所用之方法人人易曉。若其方法雖良，然繁曲難明，非經長時間學習不能了解者，亦不善也。蓋普通用者固無暇學習，管理者亦非盡人易知。設有變換，則接替者企難，手續上亦易生錯誤。所謂經濟者（economy），即地位經濟、工作經濟及時間經濟是也。檔件所占之地位愈小愈佳，尤以大城中重要機關房屋有限、布局紛繁者為然。對於使用者須便於攜取，對於檢取者須動作手續簡捷。應用時須以最短之時獲得所欲求得之結果。此於行政效率上方可增加，亦即所謂經濟也。所謂伸縮者（flexibility），即其所用之方法、手續可適用於大量之材料，同時可適於少量之材料；可適用於此地，亦可適用於彼地；可適用於開始之時，亦可適用於發展之後。雖不能照本來形式適用，然照形加以修改或擴充即可適用，方不至一加改革，全部翻騰也。 2.1.2　整理以前之調查及其方法 中國向有管理公文案件之法，唯以今日眼光繩之，殊多欠缺。因是有識者群思改革，利用新法以求增加行政效率，便利事功。而新法之能否實行，舊法利弊何在，必先明了，方可從事。故此新舊更變之時，調查一端極為重要，蓋此乃改革之根據也。中國公文管理倡革新之論者為內政部行政效率委員會。會中蔡君國銘調查行政院各部會檔案管理狀況之時，擬有調查表格發表於《文華圖書館學專科學校季刊》第六卷第四期中，細目甚繁，大體分組織、登記、分類、編目、典藏、出納、建築七項，自管理方法上言之，已甚完備。惟舉行調查頗不容易，且吾人對於各藏閱檔案，除欲知其技術上之管理方法外，並宜確知該機關之性質、歷史及其所存檔之種類、起訖，藉便研究。然調查管理方法較易，調查檔案內容甚難。而兩者之間常互有關係並非絕然可以分立者，有其特殊之歷史及內容，故應用如許之方法。W. G. Ieland在Guide to the Archives of the Government of United States in Washington之敘言中提及調查困難之點約數端：①每一機關下面分部之繁雜變遷、移轉；②檔案所在之分散而不集中；③管理儲置方法前後彼此之不同；④有不便或不能調查者；⑤有量數太多非短時間所能竣事者；種種。 2.1.3　處理檔件之程序及範圍 照普通辦法處理檔件，實自一機關所收之公文業已閱辦完畢，所發公文之稿件或附張謄發完畢，而送交檔案處保管以便日後之參考起。自此以前可謂之文書處理辦法，自此以後方可謂之檔件處理辦法。各有範圍職守，不相侵越。近日有人主張，此兩者分別有損辦事效率，故有文書檔案連鎖辦法之試驗，如內政部之所為。所謂連鎖者，即將文書收發處與檔案保管處所用之符號合一，並將檔案處應辦之事，如分類編號等，預先提於收發處為之，加重收發處之責任以省檔案處之手續而已。如是則收發處必請知識較高者為之。 2.1.4　新舊人法及集中與分儲 中國舊法，在昔事簡之時，未嘗不可以應用，且其人世代相承，善於記憶，亦能略應人之所求。然管理者或因年老不力，或則時久弊生。故陳次亮《庸書·則例篇》雲書吏之權重於宰相。「一事也例應駁，書吏受賄，無難覓一可准之案以實之；一事也例應准，書吏索賄未足，無難覓一可駁之案件以傾之。」並有積案一火焚之之語。此蓋組織不良，換人不易，用法不善，檢索困難之故也。此外遺失、偷竊以及不便統計諸弊更所在多有，故改良之聲日甚一日也。改良之時最大之難題有二：一，舊案是否全依新法重新整理之；二，分散於各部分之檔案是否一律集中之。在一般原則上言，應重整、應集中。但舊案重整，有該機關直接之舊案，如內政部民國二十三年以前舊案；有較間接之舊案，如北京政府時內政部之舊案；有更間接之舊案，如滿清戶部之舊案。能否通通純以近日所擬之新法？其組織不同則分類之法將異。 蓋機關內部之組織為案件分類之要素，此各檔案家之所共認者。即使分類編目之法可同，數量巨大之舊檔是否可以如甘乃光氏所謂之將整理後之舊檔分入新檔中，亦殊值吾人之討論。將某種已成系統之舊檔加以分散，金肯生氏已力持不可，且檔案數量一多，即現有新檔亦應逐漸移存，檔案學上有所謂transfer method即指此也。何能將已成系統之舊案一一悉分入新檔箱中耶？復此則為總管制與分管制之討論，此在檔案學上誠屬一大問題，即現今歐美各國所行者亦各不同。惟有一二事可得言者：年代愈遠之舊檔愈應當、愈可能行總管制；機關房屋之建築、辦事之地點愈集中者，愈應當、愈可能行總管制。反之，即不應當或不可能集中，而分管制即得存在於其間。吾人應以集中為他日之體，以分散為現在之用可也。 2.2　公文之名稱及沿革 （1）公文之始於戰國以前者 典、謨、訓、誥、誓、命、教、令、簡書、策、冊、契、符、璽書、上書、檄 （2）公文之始於秦者 制、詔、奏、議 （3）公文之始於漢代者 敕、鐵券、棨、繻、傳、章、表、封事、疏、狀、奏記、牋、牒、移、判、白事、露布 （4）公文之始於魏晉南北朝者 告、赦文、啟、彈文、列 （5）公文之始於隋唐者 發敕、敕旨、批、告身、德音、敕牒、牓子、堂帖、關、剌、牓、釋 （6）公文之始於宋代者 誥命、御札、敕牓、故牒、公牒、咨、劄子 （7）公文之始於元明者 劄、劄付、諭、下帖、告示、牌面、勘合、照會、題本、揭帖、咨呈、牒呈、牒上、參評 （8）公文之始於清者 札、申、詳、折、呈、稟、牌、揭 （9）民國公文之名品 ①民國元年十一月六日北京政府公布之公文程式 令、布告、狀、咨、公函、呈、批 令：大總統令、院令、部令、委任令、訓令、指令、處分令 大總統令：公布法律令，公布教令，公布條約令，公布預算令，公布特任、簡任、薦任官吏之任免令 ②民國三年五月二十六日北京政府公布之大總統公文程式令、大總統政事堂公文程式令暨官署公文程式令 （甲）大總統公文程式令：令、咨 （乙）大總統政事堂公文程式令：封寄、交片、咨呈、咨、公函 （丙）官署公文程式令：呈、詳、飭、咨、咨陳、示、批、稟 ③民國五年七月北京政府公布之公文程式 大總統令、國務院令、各部院令、任命狀、委任令、訓令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批 ④民國十六年八月十三日國民政府修正規定公布之公文程式 令、通告、訓令、指令、任命狀、呈、咨、咨呈、公函、批答 ⑤民國十七年六月十一日國民政府修正公布之公文程式 令、訓令、指令、布告、任命狀、呈、狀、公函、批 ⑥民國十七年十一月十五日國民政府公布之公文程式條例 令、訓令、指令、布告、任命狀、呈、咨、公函、批 2.3　組織 管理檔案處之組織可以分為：獨立的檔案管理處；附屬於某機關的檔案管理處。 獨立的可暫分為全國檔案處、全省檔案處、全縣檔案處三級。全國檔案管理處直隸於國民政府或行政院，各機關之老檔概行送歸管理。全省檔案處，全省各機關之老檔送歸管理，每到一相當時期將檔冊目錄送一份歸全國檔案管理處備查。其中部分之檔案欲送歸全國檔案處管理，或全國檔案管理處欲將其某部分檔案送歸其管理者，可自行商酌進行之。全縣檔案管理處，全縣各機關之老檔送歸管理，每到一相當時期將檔冊目錄一份送交全省檔案管理處備查，其某部分之檔案欲送歸或調歸省檔案管理處者，可自行酌定之。其他團體之老檔，依其隸屬之關係，分別送歸國、省、縣檔案管理處管理。如國立圖書館、博物院、大學校等歸國檔處，省商會、農會等歸省檔處，縣黨部、鄉、村、鎮等檔歸縣檔處。機關內附設之檔案管理處，因機關之大小、文件之簡繁，規定其在機關體系中之地位。以方法言，第一決定為集中管理制抑為分開管理制；以地位言，應將檔案處在國、省、縣或某機關之行政系統中之地位提高；以人材言，應用其曾受相當訓練，或相近科目之訓練，或有良好制度之經驗之人物；以人別言，可分為四級，即處長、主任、書記、工役；以事別言，可立點收、清理、收發、登記、分類、編目、編卷、裝訂、修補、排列、典裝、出納、銷毀、移存、出版、展列、研究等部門。事繁者每部之下尚可細分；事簡者各部合併為一，亦無不可。 2.3.1　登記法[3] 茲為便利研究及解說起見，決定此之所謂「登記」乃指公文在一機關中，無論其為收文發文，完全辦理完結，送交檔案保管處，檔案保管處接收之後之登記。在此以前，該項公文曾在收發處作如何之登記或歸類，此處至多作為參考，並不受其限制。換言之，此之所講非就連鎖式之管理方法言，是以收發處與保管處各別獨立者言之。然余並非反對連鎖式者，意欲各項程序各別研究規定之後，然後決定如何連鎖，方為最善。先討論保檔處本身應有之一貫方法，再討論收發處之職責、功用，可能為之事及可以助保檔者而比對之，以求不重複、最合用之目的。 公文案件之管理與圖書館圖書之管理，其根本不同之點在於圖書乃編定之後方付應用，檔案乃應用之後乃付保管。故圖書館之圖書至於應用之時，其書在館中之歷史、位置、關係等種種記錄皆已齊備，閱者、借者、查者、還者無不各有依據。公文到達一機關，如亦照圖書館管理圖書之法，自是一貫，無須有所謂連鎖之法矣。然此決不可能。因如此不但擱費時日，抑且系統紊亂，辦事不靈。然若公文來達之時，毫無記錄即送閱辦，則在歸檔之前，失誤擱置將無從考查矣。因是有先在收發處登記之事。收發處初只做最簡單之記錄，知有此一件公文已足。後因公文數量加多，自到達到歸檔案止，中間大抵須經歷甚長之時間，在此期間內，其唯一可以考查者，唯此收發處之登記而已，故記錄不得不加詳，種類不得不加多，以便統計。若所有公文均行歸檔者，問題尚小；若公文中有不歸檔者，則不歸檔之件其記錄永遠只收發處有之，故收發處之權遂重，此乃事實使然。有人謂連鎖法收發處責在重者亦莫可如何之事也，余則主張收發處完全作為檔案處之一部分，由檔案處派人負責為之。凡其所登記者，即其將來所保管者，一切手續自無須重複。否則，收發處登記無論如何詳備，待他日歸檔之時，檔案處仍須登記以明授受之責任，不能無條件接收也。 今不問收發處如何登記，只就檔案處之登記言之。吾人究有須登記者何事，登記時應著錄何種項目，應用何種格式，利弊何在，與各方面應用之關係，而一一研究之。現在政府各機關，因檔案本身管理不良，檢查不易，因之一切重要之點均集於登記一簿，故登記之法五花八門，特別繁複。 （1）注收到日期 註明某年某月某日收到。用手書、木戳、橡皮戳或者活動日期機均可。書於件面空處即可，若用淡藍色印，則於字裡行間亦無不可，總須各件所注之地位相同以便查考。收文注於來文件面，發文注於原稿或歸檔之稿（因有時不必原稿，複寫者或印就者亦有之）之件面。如系收發處之登記，尚須折封。普通公文自然即行折封，註明收到日期並加以登記，然後送閱辦。若為密件，當然不能擅折，可將其封套上之可能項目，如發文機關日期、文別等，記入登記簿內[4]，其餘候補記或用其他規定之方法，收到日期可暫注於套上。 （2）登記號碼 登記號碼，收文用一號碼，發文用另用一列號碼，可知收發文數目。可一律用阿拉伯字，書於或用活動號碼機蓋於件面之左下角。但若其每種號碼永遠繼續延長下去，如圖書館之登記號，則不免有時號碼太長，不便應用。可每年用羅馬數字冠於其前，而以該年總收、總發之號碼，如民國二十三年一千八百號可作「ⅩⅩⅢ1800」於登記記錄上。每月首或尾處，做一空白，備將以往之號碼作一總加數可也。如民國二十三年以前已共有十三萬八千號，則二十三年某月之首或末作138000+1800=139800，則從前之總收發號碼亦不難知悉。至於登記時所用之單位，則各處不同。多有新案則立一號，舊案則不立號者，此法殊有流弊。余則主張依照圖書館學上之原理，無論其案之為新為舊，於前於後有無關聯，只要其單獨成立一件而送來或送出，均給予一個號數。蓋若用前法，則登記之號碼不能確實代表收發公文之件數。且欲查有無舊案，不能專憑記憶，又須於收發處設置種種便檢之記錄，方能查得，為此又當多作無謂之簿冊。既無新登記號碼，則仍將舊案號碼書上，單書上舊案登記號碼，閱卷者亦必未知其有舊案也。且閱卷辦理是案者，其記憶力及智慧力未必俱遜於收發處之人員。主張同案用一號碼者，最大之理由為同案各案可於檔案中放歸一處。不知登記乃記錄文件流動之歷史而放在一處，自有分類編目者優為之，同性質者自當歸於一處，與登記號碼之同一與否無關也。即以同案之文件而論，前後之件雖其中所討論之大題無異，而每次發展必有若干之不同。[5]故同案各卷置於一處，仍須有一定之區別。若分別登記，則登記號碼之先後既可示事態發展之變遷，又可即以其為次序（或時日近者在前，或時日近者在後），而合收日期之先後也。[6] （3）登記之項目 登記項目因各人需要不同而有歧異，大抵有： A. 日期　登記（收或發）之日期。 B. 號數　登記（收或發）之號數[7]。 C. 對方之機關名或人名　公文之往來必有一定之對象，本身自是管檔者之本機關或人員，對象或是發文來者，或是送文去者，不外機關與個人二種。此點最關重要，等於圖書之著作者，萬不可少。來文者固是文件之著者，去文者，亦皆因彼而有是項文件之作，亦如著者之重要也。至於機關及人名如何著錄，於「編目」中言之。 D. 案由　案由者乃以最概括簡潔之文字述明文件之內容者也，等於圖書之書名，亦萬不可少。其摘錄之法第一宜簡，第二宜盡，若簡而不盡，毋寧失之繁也。 E. 附件之登記號碼　所謂附件，乃指其物不能單獨成立，如單獨成立，則其本身即無相當之記載，使人不明其以何因緣而來此者。必附於其自身有說明之件者。如此則不另用登記號碼，即書明某號之附件，多者曰附件一、附件二等以明之。凡附件可以合訂粘裝於主件者即為之，不能而須另放者亦記出之。登記者已假定登記之每一號為一件，故每號無須註明件數。然若有附件則不可不計，須先列附件件數並記其為何物及情形。 F. 送歸何處與何處送來　若是收文，則必分送長官閱辦，有完全送交一處者，如秘書處或文書處，有分送各司處者。如全送一處者，則此欄可不必填字，送到時由該處蓋章，印「□年□月□日收」即可，並可作為收據；如分送各處，欄內只寫「民」（民政司）或「警」（警政司）一字，由各該司蓋「□□司□年□月□日」之印即可。若是發文底稿交來歸檔者，則此欄可名「何處交來」，如「民政司□年□月□日」之印，「警政司□年□月□日」之印，蓋上即可。通為一處匯交者，只記年月日可也。 G. 文別　文別者，其文為令、為函、或為呈也。此非必要，然著之可資統計及其他特殊之用。 H. 卷目號數　登記號數即該項公文分類之符號也。在理論上，收發處登記時實無須做此項工作，亦不便做此項工作。若必須填入例，則須填例，因登記實在分類之前也。唯現在頗有不少機關之登記簿有綱別、目別（如行政院檔案股之登記簿）或檔別、類別（如軍政部檔案室）之設，蓋因檔案管理者往往以登記簿作為普通依日期以檢索檔案之目錄也。 I. 原文號數　原文號數者，該文件中所有文件之數序也。如指令一三〇八號是，此項無設立之必要。（如軍政部檔案室登記簿設有此項） J. 備考　此欄自可設立以備不時之用。此外有主張須將公文來處之地別亦列為一欄以便統計者，在某種機關固是極有用處，以一般情形而論，似可不必設立此欄。[8] 2.3.2　登記簿[9] （1）登記之分散與集中 公文之登記原則上應以機關為單位，但機關之定義亦殊難確定，行政院固一機關也，各部應在其下，省政府固一機關也，各廳應在其下。近省政府雖有合署辦公之法，但揆諸事實，各廳、處仍各其獨立之機構，行政院下之各部署更無論矣。此所謂機關應以單據一處、備有一機關之完全機構者為主。[10]換言之，即在原則上，院下之各部署，府下之各廳、處所有公文應用一單元之登記。但事實上頗有不然者，如內政部登記公文即系行分司登記之法。若一機關太大，公文繁多，各司分別登記送閱，自亦有便利之點，惟於此即有二問題發生焉： 分司登記之外，是否仍有總登記之舉。照內政部之法，大抵先由總登記之後乃分與各司，各司又復登記也。否則來文與內政部者，何以知應分與某司耶？總登記既不可少，分登記即可廢。舊法中各司以登記簿為檢索公文之工具，故相率重複登記亦未可知。 分司登記，若無總登記於前，則所用登記號碼勢必各有起訖。全部有若干公文何以統計，亦不易一望而知。雖有主張每司各認占若干號碼，而冠以「土」、「民」、「警」等字，然有用有未用，亦難遽得其數目。故仍以一機關一單元登記為妥。 （2）登記之用簿與用卡片 據調查，登記頗有用卡片登記者，其所以然，因未用一文一號之法，故時加添，以圖方便；以登記記錄作種種檢查之用，比簿式較便。吾人今須知登記乃記錄公文之來去，活動之狀況，依時依序記錄之已足，無事隨時添補何種項目，故以用簿式為便。以圖書館卡片制之，如此其通用，而登記仍用簿式，其故可知也。 （3）登記簿之格式及其項目先後之次序 圖2-1　內政部之總收文簿格式 登記分收文、發文二種，各用一本登記簿子登記。登記號碼每年更換一次。登記簿每本一千號，預先編好。文來時照收文、發文依次登入即得。 登記手續分輯辦理，每輯用登記簿一本，為國產毛邊紙，紅色油墨鉛印，每面五格。 圖2-2　行政院檔案股登記簿之格式 圖2-3　軍政部總務廳檔案室登記簿之格式 （4）登記項目之決定 以上各式各有不同，然皆不甚完備。考其中問題，蓋因收文項目與發文項目微有不同，收發處之登記與檔案處之登記項目亦應有不同者。茲總計之，擬定以下各項，依次列之：①登記日期；②登記號數（收文或發文或收發文總數）；③來文或去文之機關；④案由；⑤文別及文號；⑥附件（如有）；⑦收文日期或發文日期；⑧送交何處或何處送來；⑨檔號（此項登記時大抵空著，待日後填入，亦有相當用處）；⑩附註。 圖2-4　江寧縣實驗政府收發處登記表冊格式 （5）橫行與直列 項目既定，則其首要問題為格式。格式有橫行與直行二種。直行為全國所通用，然實不如橫行之便利。其次問題則為每號應占若干地位，每頁應有若干行。以余之計劃，直行可用竹連白紙，每半面五號，每頁十號，百頁千號。橫行可用國產洋紙，每頁（上、下頁）十五號，百頁千五百號，用洋裝，視其機關收發文之多少而定厚薄可也。要之，登記簿紙不可太壞，本不可太薄，寫時不可潦草，因此簿用時多，紙須堅韌，本太薄則不久一冊，檢查時不便也。 此外，尚有一問題，即收發處登記之後，將其副張分送各處以資考查，如內政部複寫三份，一送秘書處，一送檔案處，一送總務室，其法至善。機關小者自可不必，機關大者實極需要。惟複寫時，余意不宜即套在登記簿下寫。因登記簿用毛筆不能複印，用鉛筆殊不便永久之用。橫行洋紙簿若能以極硬之鋼筆頭用力書之，能印得二三份即最善矣（或竟用油印）。 2.3.3　檔案之登記 （1）登記之先決問題 （a）收發處之登記與檔案處之登記，茲只討論檔案處之登記；（b）收發歸檔之連鎖登記與收發歸檔之各別登記，茲主張各別登記；（c）收發登記之分散與集中與歸檔登記之分散與集中；（d）普通文件之登記與秘密文件之登記。 （2）登記簿冊之研究 形式：（a）卡片式，茲不主採用；（b）書本式，茲主張採用。 書寫：（a）直行式，茲不主採用；（b）橫行式，茲主採用。 用紙：（a）用國產洋紙；（b）二十六公分寬，四十六公分長；（c）每面十五行，每冊二百頁，共三千行；（d）用洋裝，布面。 （3）登記之項目及其問題 日期：登記日期（歸檔日期），收或發日期； 號數：登記號數與單位，收或發號數（原文號數）； 內容：文別，來去文機關或人物，事由摘要，附件及其數目； 辦理者：主辦處所（者），登記者，何處送（來）者，典收者，發文方法（歸檔日期），檔碼，備考。 2.3.4　檔案之分類 分類者，將性質相同之物置於一處之謂也。所謂性質相同實含有三種意義：一曰內在的性質相同，二曰外在的性質相同，三曰關係的性質相同是也。凡三者相同，或具其二，或具其一，吾人歸納之於一處，即不失其為一種分類。書籍之分類如是，文件之分類亦然。惟書籍之分類以書籍內容性質為主，文件多以收受管理之範圍為主耳。文件少者並可以編目之法處理之，所謂「文件即目錄或索引，目錄或索引即文件」是也。大抵對於書籍，吾人可就吾人理想之所及，預先規定一種類目以範圍之。對於文件，則須視大機關之性質，內部之組織，已有文件或可有文件之內容而後能規定之。一機關因時間不同、地域不同、性質不同，其文件之分類即不能同，若強同之，則必不適用。 （1）分類之原則 姜生（C. Johnson）《檔案保管法》（The Care of Documents and Management of Archrives）曰：「文件分類重要之點：（a）文件之原群務須保存勿變；（b）在文件之全群未檢驗以前及其原來關係未了解以前不能遽然確定其分類之系統。」金肯生亦主張檔案排列之基礎，須足以表明原用此檔案之機關在行政上之目的。換言之，即每一足以獨立之檔案群（respect de fonds）不可任意分離。二氏之所述，多就老檔而言，新檔在原則上亦未能離乎此。斯鐵氏（C. C. Stiles）《愛河華省公檔論》亦云：「文件分類之要點在於不失原來行政之組織及合乎行政上之應用，總之以不離respect de fonds為主。」案此詞創自1841年法人德衛勒氏（De Wailly），原意即尊重原形之謂。德國稱為provenienz prinzip（principal of original）。故斯鐵氏分類法要點有五： ①分類法以省下之廳處為主。（The classification is made by departments. ） ②每廳處之下再分若干大類或主題。（The documents in each department are divided into main divisions or subjects. ） ③每一大類或主題之下再分小類以至足用。（Main divisions or subjects are subdivided until the lowest subdivisions or subjects are needed. ） ④每小類或主題下之檔案依時序排列。（The documents under each subdivision or subject are arranged in chronological order. ） ⑤每小類或主題下之檔案既依年代排序矣，每一年內之檔案則依字順排列。（The documents under the subdivision are then, for each year, arranged in alphabetical order. ） 斯氏並謂彼之為此，一切圖書館分類法皆不足用。最緊要者為一各機關之組織表及其行政略史，幸有人已有成書，因得據之分類。由此可見，文件之分類，不能憑空臆想，必須根據已有之文件或現行機關之行政組織方得為之。故今不能創立一施諸四海、行之百世之分類系統。僅就各機關之成法，舉數事作例而已。 （2）現行機關檔案分類舉例 （a）內政部 內務部檔案依組織分為衛生署、總務司、民政司、統計司、土地司、警政司、禮俗司各司。總檔案處所存各檔案，亦沿各司分類排列，不強為分合。司下分類，類下分目，衛生署除外，現有六司，一百一十六類，三百四十四目，大抵各以《修正內政部組織法》所賦予之職掌為主，余視情形酌量加減。如第八條謂民政司掌地方行政及經費，地方行政區劃，地方官吏之任免及成績考核，選舉，地方自治，徵兵及徵發，賑災、救貧，慈善，國籍等事項，故其文件之內容及分類皆不出乎此。其符號則如民政司法規類省法規目即為「民壹1」。 （b）鐵道部 鐵道部檔案之分類以公文之屬，於通行於各路者及單行於一路者與屬於內部者對立，形成三大類。各類再分十綱，三者名稱完全一致：①任免；②法規；③經濟；④教育；⑤勞工；⑥建築；⑦業務；⑧黨務；⑨國務；⑩總務。綱下再各分目，目可隨時增加，各綱下皆有雜件目，以備放不重要之文件。 （c）實業部 依組織分七司一署。司署下或再依職掌分，或依性質分。如總務司分任免、會議、航空、軍政、郵電、甄敘、審查、考試、行政、禁菸、國際調查、省縣治等類。其下或依性質，或依機關，或依地方再分。 （d）教育部 分高等教育、普通教育、社會教育、蒙藏教育、總務、機要、法令七類。前五類文件皆屬於各該司職掌者，機要類為秘書處，總務類為參事處之文件。類之下分目，目有依科之職掌分者，亦有依其他特徵分者。目下再依事分，每事依次得一號碼。事之多者，復分小號，以天干表之。如「普小4甲」為普通教育類—小學教育目—第四號小學課程標準—甲課程標準草案。 （e）行政院 分類以職掌為根據，共十六綱，行政院所屬各部會各為一綱，省市行政院亦各為一綱，不屬各部會、省、市及行政院各綱者則入雜件。綱之下依性質分目，目之下分類。 （f）蘭溪實驗縣政府 近見該縣檔案分類表，則全依圖書分類表之法組織之。如500為教育，501教育計劃，510教育行政，520教育經費，530學校教育，540社會教育，550宗教倫理教育，560研究設計，570推廣輔導，580師資訓練，590報告，541民眾教育館，542民眾學校，543識字運動，544圖書館，545博物館、公園，546成人教育、家庭教育，547職業教育，548康樂教育，549其他社教活動。其下再酌量細分，至足為止。 （g）省政府檔案之分類 湖北省政府檔案之分類：①秘書處；②民政廳；③財政廳；④建設廳；⑤教育廳；⑥保安處。 市政府檔案之分類，漢口市政府：…… 縣政府檔案之分類，武昌縣：①總字檔案；②民字檔案；③財字檔案；④教字檔案；⑤建字檔案。 由以上數例，茲可以定文件分類之法，宜分為若干級，如門—類—綱—目或部類—門—綱—目（王文山行政院草稿用）。門以一機關內之組織為主，類—綱—目以文件之性質為主。以為四級太多者可用二級如門—類，或三級如門—類—綱以備將來擴充。目，普通即案名。目下再有同件甚多者，加小數細分或可再依時代、地域、事件、人物、性質等分。除時代外，均可依字順排之。或統依字順排之。至於分類之要件：①須系統清晰而前後順次含有相當之意義；②須含伸縮性；③須用簡易符號以便書寫與記憶。 （3）分類符號 分類之代表，照現在情形觀之，有種種之不同。 （a）純用字代者 ①用全字如土地司、法規、省法規、江蘇省、鎮江縣、二十一年度 ②土法省鎮二十一 ③天甲子二十一或AAAA21 （b）用字與數者 ①土壹11121或土法省1121或 ②AAA11.21 （c）純用數字者 如532.41為教育—學校教育—中等學校—訓育—訓育規程。 按以上各法，（a）①太不方便，（a）②可用但其字本身無排列之次序，（a）③有排列次序但或不能顯示其代表物之性質，或不便於國人；（b）①有用之者，如不用（c）則亦唯有此法，（b）②在某種情形之下可用，因其本身有排列之次序，即美國國會圖書館法也，（c）為今日圖書分類法之最通行者，其中又分用十進制與不用十進制兩種。[11] （4）公文分類應注意之點 公文分類與書籍不同，書籍其書本身即算完畢，而公文則須視其前後關係、各件之性質而定其本身之性質。故公文分類第一須勤查成案；第二須料其將來之發展；第三不能分得太細，免致日後同案案情變化，非細目所能包；第四不能完全以內容性質為標準，須視一事件之主要目的如何及其前因後果而定。 （5）附：本校[12]文件分類原則 ①本校一切文件依體分為若干大類，各類以一羅馬字母代之。公文僅為其中之一類，以D代之。 ②公文類復依義分為若干次類，各類又以一羅馬字代之，如課程C，畢業G，軍事訓練M等。 ③此時暫分至二級為止，次類下如尚須分小類可再分之，小類下如尚須分案卷者，可再分之。惟除須用時間分法及地域分法者外，一律依其小類或案卷名稱之字順排列之，暫不給出符號。 2.3.5　編目 編卷分類之後即行編目。但分類表無論如何詳細，決不能每一公文有一不同之號碼。換言之，每一小類之下必有若干件公文。此所謂若干件，又有事件性質雖同而事件彼此不同者，又必有同一事件前後之各文不同者。於此，在未編目索引以前，吾人必須先作一番整理其同、區分其異之工作。所謂整理其同，即須將同一事件之各文，收集於一起，或依時間之先後，或依其他之關係排列之、訂夾之。同時並就其全部內容性質而賦予一總名稱，普通謂之卷名，實即圖書之書名，無非由編目者所加之書名而已。其文件之不重要，或其件數不多，或時間未到者，暫置於該小類下雜件一名之中，以待他日變化後之處理。經過此番整理後，於是此小類中皆為有名之物矣。雜件亦一名也。今之問題為：此有名之各物，應依何種秩序排列於此小類之中耶？普通之法系依編制之先後而在該小類下以「1、2、3、4……」之數目依次排列之，是謂卷號。此法與吾人之對於同類之圖書，依到館編目之先後即登記號碼（即書號）排列無異。雜件或暫不給數，或即入於「0」數。此法在同類中案件少者尚無不便，若多至數千卷者，則其數太長。且此各件中性質比較相似者不能相鄰。若覺該類文件太多，須另分成數類時，其原有次序數目即不合用，一加改號，四處牽動甚多。余以分類不細或每公文數量甚大之機關，仍宜仿圖書書碼（即著者號碼）辦法，以為區分。不過不以著者之名為據，而以卷名之首字為據。如「寶山路工程卷231 P45」，則將來歸「231.5」仍是「P45」，且所有「寶」字起者皆相鄰接也。文件少者仍以用前法為便也。類號及卷號既定，則須編制文件之目錄或索引。文件既分類，其本身之排列自是分類而行，而主要目錄亦是分類目錄。知其類者，固可檢查，不知其類而只知其他條件者，則困難至矣。於是須備各種目錄，以供應用。吾人對於一文件群究應作若干種索引方足應用耶？因需要不同，自然供給亦異。 2.3.6　制目[13] （1）目錄之種類 目錄之應寫為簿式抑應為片式，每種目錄之詳略及應具之款目，茲暫不論。茲惟論應有何種目錄。欲定何種目錄，又須問有何種需要。今有人於此問管理檔案人，曰： （a）吾知吾所欲尋之件在某類目中，其他不知也。是必作文件分類目錄以應之。 （b）吾知吾所欲尋之件為某機關或個人所發來，或系發與某機關或個人者，其他不知也。是必作文件來源目錄或文件去路目錄以應之。 （c）吾知吾所欲尋之件之卷目名稱，其他不知也。是必作卷名目錄（卷名目錄等於書名或標題名）以應之。 （d）吾知吾所欲尋之件發生某時期，其他不知也。是必作收發文時期目錄以應之。 （e）吾知吾所欲尋之件之收發文號數，其他不知也。是必作收發文號數目錄以應之。 （f）吾知吾所欲尋之件系某種公文（如呈令函等），其他不知也。是必作收發文分類目錄（王文山稱為檔案目錄）以應之。 （g）吾知吾所欲求之件與某人或某地或某事有關，其他不知也。是必作人名、地名或事名目錄以應之。 以上各種目錄，如人力及時間充裕，均可編制，以供應用。如時間及人力不足，則第一為作分類目錄。檔案依分類放置為基本放法，故分類目錄亦為基本目錄。依標題字順排放，雖不失為現今之一種流行而可用之法，但究系暫時對於檔件不多之辦法。惟余所謂分類目錄雖大致與檔架目錄相同，但非完全之檔架目錄。其中可有互著、別裁及參照諸事也。第二則須作各種要名目錄，余所謂要名目錄，即指重要之機關名、人名及卷名，其餘可不必皆作。來源目錄看似重要，實則不然。來文少者尚可將來文列於其名稱之下，若直屬之上或之下機關則不免時以萬計，作之其功用甚小，其下仍須用他種方法尋求方能得之。收發文號數目錄及時期目錄看似不重要，然在文件中前後時有提引，亦為尋求文件重要線索之一。惟不必特作目錄。時期目錄可參考收發文簿得號數，再由號得檔號。文號與檔號可用簡明之法作一文號檔號對照片，每片可寫一百號，百片即可寫萬號。[14] 至於只能記憶文件之文別，而其他條件毫不知之者，其事少，故無須作此種目錄，即使作就，每別之下，文件多者又動或千萬，仍須仰賴其他條件方能尋檢。此種目錄可供文別統計之用，惟專為統計之用，可用其他方法算得之，亦不必專為此而作。 （2）書本式與卡片式目錄 書本式與卡片式目錄相較，各有利弊，環境不同，其利弊之程度亦異。機關中之檔案目錄，外人之來檢查者甚少，不外處理文書之人員或該機關之長官，及管理檔案之人員。以實況而論，處理文書之人員或長官，未必親身到檔案處查閱，往往書其所能記憶之點，由檔案處人員代為查檢。故檔案目錄實際上仍是管理檔案者應用之時為多。故余以為檔案處之目錄，除書本式之登記簿外，正式之目錄應為分類目錄，其形式宜為書本式或准書本者（意即指活葉目錄）；便於自由攜動者，以供管檔者以外之人主要之用。有力時再編一卡片分類目錄為要名目錄，其形式宜為卡片式者，各依字順排列，以供管檔之人檢查之用。[15] 至於編制之時，要名卡片目錄可先編，次編分類目錄。分類目錄暫分兩種，一種為固定之書本分類目錄，一種為活葉之書本分類目錄。凡較老之公文，或已告一段落者，如某年至某年者，宜編為固定之書本分類目錄。年代再久又可酌量將各段落分開者，匯葉成總分類目錄。凡最近之文件，譬如最近數年者，宜編為活葉之書本目錄。每冊不宜太厚，一則不便翻閱，一則不便分翻。視內容之多少而定每門或每類或每綱為一冊。每一最小細類與其他一細類分開，以隨時增加新件。[16] （3）編目之手續及應著錄之項目 ①將每件公文分類於一定之地位，著出分類號碼，無論為字或為數。余主張於檔案歸檔正式登記之後方始分類。所有於收發時預為分類或擬稿辦理時分類等法，利不掩弊，皆不取。 ②將能專立卷者立卷，不能單獨立卷者，置於該類下一定之地位。 ③立卷、訂夾、起名之後，於卷面書卷名，卷面或卷面內著該卷中所含各件之內容，此等於一書之細目。 ④定卷號、冊數。依類號、卷號排於檔中。 ⑤作卡片要名目錄。各依片首字順排列於箱中。 ⑥填著活葉書本分類目錄。 （4）項目及格式[17] （a）分類目錄 A. 匯編分類目錄 此可仿行政院之辦法每年匯編一次。既為匯編，則其時代必已距現在較遠，案件必已完結，編輯者有充分添補移順次序之機會，故可將每卷中所含之文件列出，一一列於該卷之下，並可多加內容之參照。 B. 現用分類目錄 此目錄應作活葉目錄。其辦法每小類目各不相連，以便添加。此中最重要之問題為：每卷只著錄一次，抑每單個之文件均一一為之著錄耶？其辦法各處頗不一致，大別之略有二法： ①在目錄中每卷著錄一次，無論該卷中現有若干件或續來若干件，均不過問。唯將各件之名目一一詳列於各卷之卷面中，作為目次。此法手續頗簡單，但於目錄中不知每卷內容如何，其案情發展如何，且單個文件於目中不能查出。此法今日行之者最多。 ②文件分類後，以件為單位，依到室時間之先後登入分類簿中。新案則依次給一號碼，有舊案之件則不給號碼，而於備註中，註上舊案號碼（此等於叢書分析目錄之入分類目錄者然），文件則仍入舊卷。此法較前法略有進步，因於目錄中既可查得各單件，又可知某卷內全部之案件。唯此法手續較繁，卷面中之目錄亦不可省，目錄中著錄條款增多，檢查增加困難，每卷中之各件前後可相差甚遠，亦難得綜合之印象，然總較前法為優也。軍政部檔案處即行此法。 C. 格式及項目 吾人檢查目錄，目的在於考其藏於何處，故檔號居第一。事由包含機關、文情、文別三項，合併言之，辭理意順，該件之內容之要點，胥在於是，居第二。文號及收發時期可資考據，故依次列之。立格式為中國舊法，較合習慣；橫格式寫數目符號時較為方便。 圖2-5　立格式 圖2-6　橫格式 所用簿冊每頁普通均作五行，每頁十行便於統算。因恐事由文字甚多，故大抵一行總占普通文字兩行之地。如字體較小，每頁能容十行，則簿冊積量可以減少，檢閱時一目亦多覽數行。所印格線以較深之紅藍二色為宜。所用紙張無論中紙、洋紙，總以堅韌耐用及國產者為宜。 （b）卡片分類目錄 卡片分類目錄編制之法，原理與書本分類目錄相同，惟書寫格式略有不同。較之活葉分類目錄更為自由，可以隨時增加新來文件之項目。其形式亦有多種。 圖2-7　內政部檔案室所用卡片分類目錄樣式 其分類卡片系依各司分類排列，卡片屜外標明何司，用指引卡標明類目。卡片著錄有司類而無目及卷數，不能直接用以調卷。 目錄以件為單位，此為收文卡，紅色。第一行寫來文機關，第二行寫「禹收」二字，意即民國二十三年第一科收文，第三、四行為分類號及卷號，第五行為摘由。發文卡片為白色，形式如下[18]： 圖2-8　財政部會計司分類目錄卡片樣式 以上各樣式皆有缺點，茲特擬定一式樣如下： ①以文件一件為單位，不以卷為單位，蓋卡片盡可按照檔碼自由移動也。 ②不用印定字句之卡片，以便有自由伸縮之餘地。 ③收發文各舉一例。 ④排列方法 排列之時，先依大類，再依小類，再依卷號，每卷有數冊或數封者依冊封號，再依冊封之件號或收發號排。 以上為分類卡片目錄，此外尚可作其他輔助卡片目錄，如內政部衛生署檔案室有作三種輔助目錄，一為依機關名稱筆畫多少排列之戶名片；一為依筆畫排列之人名片；一為按收到日期排列之收文片。今惟作要名卡片目錄一種以補分類目錄之不足。所謂要名目錄，包含來去文機關名或個人名，文件中所提到之重要地名或以此為記憶目標之人、地、事名而他項條目中未常一見者，小類下之卷名等。所有各種卡片，有分開排列者，有混合排列者，茲悉混合依字順排列之。至於排列指導之法，容後論之。 圖2-9　發文卡片舉例 圖2-10　內政部衛生署檔案室分類目錄格式 來文機關或個人為主之片。此種片須擇其名稱特殊或來文少者作之，太多者將不以之為記憶之目標。 去文機關或個人為主之片，採擇與來文不同。 圖2-11　收文片（依檔碼排） 圖2-12　發文片（依檔碼排） 圖2-13　來文機關或個人為主之片 按檔案本身排列之法，分類排列法不過其中之一種。此外如照名字字順排列或標題字排列，均有行之者。此不論，於「立排法」章節中詳述之。 圖2-14　去文機關或個人為主之片 圖2-15　文件中之重要人地事名為主之片 圖2-16　卷名片 2.3.7　典藏 茲將檔案典藏分為檔案本身之典藏及卡片之排列二節論之。而檔案立排之法不與焉。 （1）檔案本身之典藏80 茲假定檔案之級位為類—目—宗—卷—件五等。類與目中所包含之文件應甚多，大抵不用特殊之物夾之訂之裹之。其表示之法，或用標籤，或用導板，或以檔架之櫥格表示之已足。宗則卷之集合，卷則件之集合。今日各處通行之法，大抵以同一事由之收文、發文及其附件匯訂為一件，以同一案中之收文、發文匯訂為一卷，以同性質之卷匯藏於卷宗夾內為一宗。惟匯訂之方法，所用之材料與形式各有不同。 （a）卷面 每卷之上，普通附一卷面，註明該卷內容。卷面材料有用白色卡片紙者，有用中國連史內裱報紙者。訂時有用銅釘者、鐵絲者、絲線者。普通以散紙訂最為經濟而靈活通行。卷面上或卷面內有印種種不同之格式者。 圖2-17　舊用卷面式 圖2-18　卷面背面卷目式 圖2-19　上海公用局卷面式 圖2-20　卷面之里頁式 要之，卷面可有面、背二面。面上最要者為檔碼及卷名，卷名等於一書之書名，而檔碼等於書碼，取出後方可按碼歸還。背面上最要者為卷中各件之名稱或事由，此即等於一書內之目次也。格式項目不宜過繁，即完全空白，用時填上必須之各項亦無不可，格式項目太多反拘束而致不美觀也。 （b）卷宗夾 卷宗夾之功用，乃用以儲置同性質之各卷者也。一宗一夾可，一宗多夾亦可，視一宗內容之多少而分合之。一宗多夾者，宗名悉同，而以第一冊或第二冊或本卷之順序別之可也。宗夾有用牛皮紙者，有用數層裱紙者，有用原紙布面特製者，要之須比卷面之材料更為耐久。卷宗上所應書明者，第一為該宗之檔碼以便取放；第二為該宗之宗名，此應書於夾面或夾背上；第三為宗中各卷之名，此書於夾面或夾面里頁均可。至於卷中各件之名，則無須再行書出，因已書於各卷面之里頁故也。卷宗夾格式，試舉江寧自治實驗縣政府所用格式（見圖2-21、圖2-22）為例。各地可就各地情形酌加更改以求適用。無論卷面、卷夾，均須略較文件為大，亦可有護件之功用。夾脊處應使其稍寬，內容厚時亦可含容。普通紙制卷宗夾只便平放。內政部近日所用者，與吾人所用之洋裝書面而尚未粘貼於書上時之形狀同，惟內有牙夾，各穿二孔，足便夾訂卷件。夾訂之後，可豎立於夾上，而檔碼及宗名即可書寫於夾脊之上。至於訂夾之時吾人須注意者，不可太松，防其散佚也；又不可太固，便隨時加減也。 圖2-21　江寧自治實驗縣政府卷宗1 圖2-22　江寧自治實驗縣政府卷宗2 按以上之法乃訂卷之後再訂為宗，亦有主張卷宗之手續合而為一，不必分開者。若卷宗合而為一，則將各卷細目移書於夾面裡面可也。 （c）卷盒 卷盒者乃用以儲存卷宗者。現存政府各部多有用卷盒者，材料有紙制、木製、洋鐵之不同，形式有上開、前開之不同。此皆檔架製造之法不佳之故。余則主張完全廢去卷盒之制，因其取放之時反增添手續而為贅疣也。 （d）藏卷法 余既主張廢卷盒之制，則卷宗直接與檔架發生關係。卷宗放庋之法大別之有平擱法與立擱法二種。平擱法之次序有自左而右、自上而下者；有自右而左、自上而下者或自上而下、自右而左者。於此法中，余取左右上下之次，以其與吾人今日新式排書之法同[19]，亦便與檔碼符號相應也。立擱法中又可分為二種。一為順立法，此惟用硬紙布面之卷宗夾方可直立。其次序一如洋裝書籍立於架上然。一為橫立法，將卷宗橫立摺疊自前向後放之。此則必須於抽斗中或定製盒中方可橫立。橫放時又有卷口向上和卷脊向上之別：卷口向上於護卷方面較佳；卷脊向上於檢查時較便。無論卷口或卷脊向上，在中國文件方面，均是將文件中文字橫臥而非順文字行格置放，設於未取出時一觀文件之本身，頗為不便。因之亦有主張將文件橫疊者，如此則卷盒或抽斗須橫窄直高矣。 （e）附件之藏庋 附件之大小、體積，凡可附入原件者，附入原件。過量者或特別貴重不能附入原件者，得分別藏於他處，標明原件之檔碼。所謂他處，除如合同、條約、憑照等可置於保險箱中者外，其餘只因體積過大不能附入原件及普通檔架者，則入特製之檔架中。此特製檔架，或者分制，或者即於普通檔架之最上格或最下格為之均可。凡附件不存於檔案處而存於別部分者，原件目錄內須由存儲處蓋章負責。 （f）卷架與卷櫥 櫥架之材料有鐵制與木製二種。鐵制耐久避火，固是最好，惟價目甚昂，普通機關未必能置。供普通一般之用，仍以堅實之木料所制者為相宜。至於其形式大小、高低、寬窄、深淺、厚薄，須視所采藏卷之方法而定。 A. 平擱法之檔架　蘭谿實驗縣政府程君長源所定檔架之尺寸，系依檔卷大小為標準所規定，頗合應用。惟各機關所用卷夾大小往往不同，照此尺寸或加或減可也。 ①檔架高222公分，腳位離地面20公分，內分7格。最高格31公分，其餘6格各為25公分，每格3公分格位，共21公分，合共222公分。 ②架闊100公分，可排卷宗4格。 ③穿身34公分，剛能容納一卷宗之長度。 ④最高格藏較大之附件，其餘每架面有24格，雙面架有48格。 ⑤視卷房面積之大小而作單面架或雙面架。 平擱法用屜不便，故不討論。 B. 立擱法之櫥架[20] ①順立擱法架 架高　公分，腳離地面　公分。內分　格，最高格或最低格公分，每格板厚　公分，共　公分，合共　公分。每格之高恰能容卷宗之高。架闊　公分，設每卷夾平均厚　公分，可排　卷，全架可排　卷。穿身　公分，恰能容納卷宗之寬。最高格或最低格可藏附件。附件少者，可用為藏普通卷宗之用。每三四架中，用一架之最高格或最低格以置附件可也。 ②橫立擱法櫥 櫥高　公分，內分　抽屜。每屜高　公分，寬　公分，深公分，屜內邊高　公分，恰能容卷宗橫立於中而四圍略有餘。 ③直立擱法 櫥高　公分，內含　抽屜。每屜高　公分，寬　公分，深公分，內邊高　公分。每屜內直分為二部分，可直立卷宗二行。 C. 櫥架之安置及檔案室 檔案室，目下不能求其華麗，第一須光線充足，第二須空氣流通，第三須上下乾淨，第四須略遠於易招水、招火之地。櫥架在檔案室中之安置有靠牆法與貫通法之分，一面架可靠牆，雙面架則貫通。須與有窗之牆成直角安置。架與架之間之距離，至少須　公分，櫥則須　公分[21]，深櫥甚深，抽出之後頗占空間也。陳年老檔如無充分地方安置櫥架，可置於架頂架與櫥頂櫥中，用便梯取放可也。地下太濕者，可於架下鋪石灰；室中多蟲者，可於櫥架間多置樟腦丸。藥沫滅火機能置備數架最佳。 （g）標籤與導片 平擱者，宜於每夾之地腳處貼一標籤，標明每夾之簡名以便檢取。惟每夾並不甚厚，若標籤貼於每夾之同一地位，易於彼此遮蔽，宜作梯形式之粘貼。標籤不宜太大，其上不宜多書字。大類於架面格位上可以表示，標籤上書明最低級之號碼、數字或名字可也。順立擱法，可直書於夾背，無須另備標籤；橫立擱法，則可於封套之上端突出處標每封之名。此外則可用各種分法及各種名氣之導片以標較小之類目。櫥外標籤可書較大之類目。導法之種類及用法另於「立排章」中詳述之。 （h）目錄之存放及排列 書本目錄若惟一二者，則隨便放置，均無問題。若集有數十冊之多，若單個平放則太占地位，若集疊堆放則檢取不便。可用層式敞櫃，若放留聲機片之櫃然。依號放入，取放均便。卡片目錄自以置於卡片箱中為便。有分排者，如分類目錄、名字目錄，分別儲放。有混合排列者，各有利弊。而卡片之排列，其中有二事極關重要：一為檢字法，一為導片法。檢字法詳「檢字章」中，導片有導字順者，有導內容者，限以方位，雜以顏色。要之，使人一見而易得所求者為上。 2.3.8　出納 （1）借法 （a）借檔責任 檔案不若書籍出納之頻繁，亦未必均公開准人閱覽，至少新檔未必公開閱覽。然行政者辦理案件之時往往須借檔參考亦是常有之事，故出納之事亦不可免。普通稱為調卷。借檔之事，一是責任，一是方法。管理檔案之責任，較管理圖書之責任為大。損失圖書者大半尚可添購，損失檔案者，不但不能復得，且易發生其他問題。故凡欲向檔案室借檔者，須得主管長官之書面證明單向檔案室登記，方能借檔。若不用個人名義，而用秘書廳、秘書處、某某室名義者，亦須其正式印據，或者某種資格以上之人只須自己之簽名或蓋章，某種資格以下之人須其上官之證明單可依其機關之規定為之。 （b）借檔方法 借檔者登記冊須有以下之項目：①登記號數；②借檔者；③職務；④證明人及證單號數；⑤登記年月；⑥備考。登記之後方能借檔。至於借檔手續，有各種不同之方法，亦如圖書出納法之各有不同。登記之後，立一借檔證。格式如： 圖2-23　借檔證 置於借檔處，依借檔者字順排列之。 先由借檔者依據目錄填寫借檔單，交管檔人檢取。如無相當之目錄可查，或上級官不願麻煩者，則管檔人可據其所要為之代填。格式如： 每單寫一卷，以卷碼次序排列，同時查檢借檔證填卷碼借期。此可知某人借何檔，某檔何人借，但尚不知某人所借之檔業已到期。若能於每夾內作一檔包，裝一檔片，依日期排列，則可知某人所借之檔業已到期矣。否則填借檔單時，由借檔者或管檔者多填一副張為此之用亦可也。 亦有不用借檔證，只用借檔單二張，一置檔包內（此假定檔夾不借出）或依檔碼排，一依日期排。然此不能知某人借去何檔，亦不完備也。 （c）利用法 圖2-24　借檔單 A. 借檔日期 普通以三日為期，因為一卷有三日之時間足以為參考也。特殊情形可預先聲明或續借。 B. 離職之人 凡離職之人應由主管長官通知檔案室，檢查有借檔未歸還者否，以便索取。 （2）還檔 檔案歸還後，須將各項借據核銷，或檢還其借檔單。同時核查檔案本身是否完善如初，妥慎按序歸還原處。 （3）遺失問題 檔案之遺失、損毀當不常見，但如萬一發現，即須加以補救。凡報告長官、懲治失者固為必作之事，但此尚是消極方面之事。最要緊者，為須立即將此失去之件，或各件之件名，及其中儘量尚能記憶之內容，由各方面長官、用檔者、管檔者及其他各種記錄上之所詳細記載，分別用一定之紙張記載下來，再由當時之最高長官簽字說明原件失落之故及補記之因等，重新依類入藏。原件已失，而大概內容仍可得知焉。毀損部分照此辦理。 2.3.9　移存 移存者，將過時或不常用之文件，移置於一地方儲藏之，以節省地位、設備、人工者也。移存之法普通可分： （1）按時法 按照一定之時期，如一年一次或兩次，自現檔櫥架中移去過時或不常用之文件。其施行之時，有三種不同之形式： （a）一期法 將所有現檔依照規定之時間，如每年一次或兩次，一起完全移並，置於舊檔之中，而新檔重新起始。此種移存之法，手續固甚簡潔，但在甫移後之一時期中，其隨參用舊檔之時，實與現檔無異。 （b）二期法 假如應用四櫥之櫃或四格之架，則上二櫥或格儲現檔，下二櫥或格儲前期所移存之檔。依據一定之時期，如一年或半年，將下二櫥或格儲之檔移於老檔儲藏處，將現檔自上櫥格移於下櫥格，而上櫥格之新檔重新起始。此法又有呼之為雙儲法或輪移法者，以其系將最近應用之兩期檔件合置分放而已。 （c）限期法 於排放文件之時即規定各文件在現檔中應占若干長久之時間，移檔時即視此時間之到否以為去留。例如每六月移檔一次，則對於一年與十八月者，第一次均不移，第二次移一年者，第三次移十八月者。移出之檔，依次加於老檔之中，或分期另置。 （2）永久法 審定某卷某件已過時或無用者而移去之。此法最為合理，然欲逐件加以適當之審定，至為不易。暫覺無用而將來實甚有用者，亦往往有之。惟若行之於有時間性之文件大抵無誤。 此外，移存之時尚有須注意者： ①移檔之後，有空封套或卷夾者應取出； ②移檔之法，不能因某櫃某夾過擠，而多加移去； ③若為二期法，須備兩副導片與封套卷夾等用具； ④移存之櫥架，宜用單個式者，以便隨時添放。 2.3.10　銷毀之原因 舊時檔案因人事之未盡，及自然之淘汰，存在於今日者不多。而近世檔案與將來之檔案因為之之易，交換之勤，事務之繁，情況之雜，機關之眾，於是一日一月之檔案，足抵從前數十年來之體積而有餘。管理保存皆多窒礙，因是有銷毀之法也。 （1）銷毀之理論 吾人選取檔案銷毀，究應依據何種標準耶？普通莫不曰：「有用者存儲，無用者銷毀，或有價值者存儲，無價值者銷毀。」然此所謂「用」與「價值」究應以何種人之眼光而判斷此用與價值為合理耶？自行政家之眼光論，凡於行政事務上有用者留之，無用者毀之；自歷史家之眼光論，凡具歷史上之價值之及與後世之人有關係者留之，否則毀之。此就觀察者不同言之。若就古代傳下之老檔與近世檔案言之，則老檔應以歷史性為主，近檔應以效用性為主；若就古今之銷毀情形言之，則古時之銷毀，大抵以效用性為主，今世之銷毀則無有不顧及歷史性者。 （2）銷毀之責任 老檔大抵宜合檔案管理者、歷史家及行政者三方面，組一銷毀委員會以定奪之。近檔仍以行政者之自行選擇為妥。 （3）銷毀之方法 應先由管檔者列目呈請主管長官核辦，但必須設一銷毀登記簿，以備日後查考。其中應列明：①卷碼；②發文者；③按由；④藏卷年月；⑤銷毀年月；⑥數量；⑦銷毀經手人；⑧長官蓋章；⑨備考各項。 （4）選毀之原則 第一，銷毀有重本者。惟重本之意義頗難決定，有文字絕對相同者，有僅大意相同者。當以逐字逐句相同者為是，但校核之費不大於保存費耶？第二，銷毀過時者。軍政部之檔案登記分編之時，即分為永久、十年、三年、一年各檔。茲舉其各種之目，以見存毀之消息。 （a）十年及永久卷 經費、文書、會議、印信、休假、銓敘、服章、測量、交通、法律、財政、內政、實業、外交、教育、振務、考試、立法、監察、緝逃、旗幟、衛生、恤賞、考績、約法、黨務、官規、典禮、歷屆大會決議案、官職、禁菸、考績、留學。 （b）三年卷 任免、調派、恤賞、考績、統計表冊、典禮、控訴、調查、懲戒、緝逃、報告、計劃、護照、執照、證明書、租照、營產、薪津、旅費、糧服、軍用品、馬疋、文書、經費、就職、圖書、雜件。 （c）一年卷 證章、車證、城門證、印電紙、護照、陣亡、靈柩、證明書、請假、出差、車船票、密電碼本、演習槍炮射擊、遷移、地址、人員、部隊、調派勤務、住址姓名表、歡迎、參加紀念派員、下旗誌哀、捐助經費、特項電報費、圖書。 蘭谿縣政府《整理教育部分檔案的嘗試》有云：教育檔案最要緊的，要算呈請立案，附送經費來源所據的卷宗，此項卷宗應不拘年限，永遠保存。次要的如刊發校鈐、校長備案的畢業生存根等，此項卷宗，也該看情形如何，保留相當年限。不甚重要的，如各縣教育局長函知接鈐、視事、輔導會議、各中學生請證明家境貧寒等，在五年以後就可取消。 Lee Galloway之Office Management第169頁討論對於業經穩存之檔再保存之年限，云： ①普通信札——二至五年； ②內部之相往來之信札——一年； ③發單清單——三年； ④合同收據——七年； ⑤信用報告及材料——永久保存。 （5）銷毀方式 ①火焚；②賣於造紙廠及舊書鋪；③賣於私人；④移轉於其他團體或機關聽其處置；⑤埋於地下。 （6）附：《庸書·則例篇》（陳次亮）（《西政叢書》第四冊） 則例者，治之具也。所以綱紀萬事，整齊而約束之，以措一世於治平者也。有案焉，其與則理有所未安，情有所未協，事與勢有所不同，諸臣審量其間，隨時斟酌奏定遵行者也。 本朝……六曹積牘，充棟汗牛，則例一也。而案之歧出者，少或二三，多且什百焉。曹司迫隘，無地可容，黠吏乃擇其出入之大者，攜而歸之，籍而記篋而藏之。雖才俊之士，白首為郎，不能舉某例之外，尚有若干成案也。司員如傳舍書吏，無去來，一事也例應駁，書吏受賄，無難覓一可准之案以實之；一事也例應准，書吏索賄未遂，無難覓一可駁之案以傾之。即官長精敏過人，不能悉如其意，則不准不駁，改為行查，輾轉遷延，永無了日。況案外有案，歧而又歧，若輩動以諭旨為辭，以陰肆其要挾貪婪之計，持之有故，言之成理，堂司不得不屈己而從之，欲壑既盈，駁詰乃已。師徒授受，本固根深，諺曰：「書吏之權重於宰相。」非虛言也。即或事後覺察，而彼已遠揚，即使密與拘囚而事止徒杖，且有與受同科之律，以箝制諸人，覓左證而無從，欲嚴辦而不得。外吏深窺其隱，故每歲有饋贈以保平安，每事又陋規以省案牘，甚或預請其意旨，先授以章疏，狼狽為奸，營私枉法。…… 謂宜通飭六部堂，官博選賢能，增修則例。則例而外薈萃各案為例案，折中一書，以例為綱，以案為目。與例同者去之，雖不同，無大出入者亦去之，其必存者，別類分門，附載於後，毋須詳備，惟取簡明。書成後，請旨頒，限期截止，所有積案，一火焚之。自內府各曹司以迄京外大小衙門各存一部，或准或駁，並依則例及此書，書所未有者，隨時奏定。續存援案，或始藏之而後出之者，殺無赦。 * * * [1]常識化、簡單化。 [2]公文之必須有程式者，計其便利有三端：①便於組織；②便於檢閱；③便於覆查。 [3]增加「法」字，區別於後面的「登記簿」。編者注。 [4]密件收發文簿。 [5]內政部檔案處之登記，不論案之新舊一律加以登記，附件大而須分置另登記，能合置者皆不另登。 [6]必要時可於舊案之件登記碼下作記以明之。 [7]文件之頁數。 [8]主辦處所，復文月日，歸檔月日，登記方法，典收人，登記人。 [9]總收發文簿、案件收發文簿、封面用紅色。 [10]分合，簿法，橫直行數，紙墨，格式，次序。 [11]折中辦法：凡在檢查排列處應只寫符號；凡在文字說明處可寫文字。 [12]即「武昌文華圖書館學專科學校」。編者注。 [13]此處應加論訂卷及檔卷中細目事。 [14]來文或去文之檔號對照表可仿此為之。（教育部有） [15]原文於「分類目錄」前標「（1）」，於「要名目錄」前標「（2）」。編者注。 [16]行政院有檔案匯編，每年一次為分類目錄，先為活葉編寫，裝冊，布面，精裝，燙金作為材料管存之記錄。日常分類調卷之用甚少。 [17]（a）分類目錄；（b）卡片分類目錄。 [18]天頭原註：12345科；廿一年東南西北中；廿二年　溫良恭儉讓；廿三年禹皋益契稷。此為計數法，禹、皋、益、契、稷為舜之五臣。編者注。 [19]立放（直立，橫立）；平放。 [20]此處原稿中未填寫具體數值。編者注。 [21]此二處原稿中未填寫具體數值。編者注。