檔案經營法 · 1　通論篇

甲戌秋　宜賓　毛坤體六初稿[1] 1.1　檔案序說 1.1.1　檔案之名稱、性質及其意義 檔，音黨，亦音當。《玉篇》：「木床也。」《類篇》謂：「橫木框，檔。」框即檔，乃所以安置門窗架格之屬者也。案與桉，按均通。《說文》謂為「幾屬」。几案為人所憑之物，故引申轉變為凡可以依據之物，亦稱「案」。古書用案字者，多案治、案理、案察、案考、案驗、案據連用。故案字有治理、察驗、考據、依從等義。其詳見《辭通》所引。「檔案」連稱，則以此種成案或例案，多庋於框檔、木架之上也。楊賓《柳邊紀略》謂：「邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案、曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書於紙者，亦呼為牌子、檔子矣。」是也。官署案卷，清初稱為檔子，內閣設有漢檔子房。例案，《中華大字典》謂：「今稱例案曰檔案，以庋案卷於檔得名。」《康熙字典》引《正字通》：「凡官府興除成例及獄訟論定者，皆曰案。」案牘，《辭源》：「官中文書也。」公文，《辭源》：「公文謂官員及官署之往復文書也，亦稱公文書。」官書，《辭源》：「官書，公文也。《周禮》掌官書以贊治，又公家所刊所藏之書。」呂祖謙《白鹿洞書院記》：「祖宗尊右儒術，分之官書，命之祿秩。」又今稱公家所頒法令等曰官書，亦曰官文書。 西文相當於中文檔案一意之詞，亦有數詞。①阿愷夫斯（archives）, 《標準字典》釋曰：「阿愷夫者，保藏檔案文件之所也。尤指足以考證歷史之公共文書。」並雲與此詞意義相近之詞有：②年鑑（annuals），年鑑者，每年之紀錄也。③編年史（chronicles），編年史者，以年月為綱，以事實為目，而系屬於其下也。此兩者之為書，皆缺乏特別某點選擇及懲前毖後之眼光。④史書（history），史書者，選擇分類各種史料，而以其關係重要為根據者也。阿愷夫斯，乃公共之記錄，可以為年鑑，可以為編年史，可以為其他行事之記錄。⑤言行錄（memoirs），言行錄者，個人生活之記錄也。⑥紀念品（memorials），紀念品者，不僅錄諸文字者，即其他實物，亦可包含在內。阿愷夫斯，可以包含法律之記錄及簿冊。⑦契據（muniments），契據者，在法律上人可依據之以保證其權利者也。《韋氏字典》、《牛津字典》述阿愷夫斯之義與此略同。《大英百科全書》對於此詞所述甚少，僅曰阿愷夫一詞，通常多用其複數。阿愷夫斯而用以指儲藏載記、憲章及其他文件之屬於國家、社會、家族者之地方；然近日常用以指示載記、憲章等之自身矣。而檔案之說明，乃在於載記（record）一詞之下。《韋氏字典》釋載記曰：「凡記錄公共團體或官府某時代之官家文件，謂之載記。」《大英百科全書》及芮伊（Rye）氏之《倫敦圖書館指南》釋此載記一字，皆引英國官檔局（English Public Record Office）一八三八年《保存檔案法規》中所規定之義，曰：「載記者，案卷（rolls），記錄（records），令狀（writs），書籍（books），議事錄（proceedings），法令（decrees），法案單據（bills），委任狀（warrants），聞見報告（accounts），文件（papers），及其他一切英國有公共性質（public nature）之打口門（documents）也。」打口門一詞，《綜合字典》譯為官文書、公文等。《標準字典》釋為：「官文書者，凡足以傳達消息或證據之手稿或印刷品皆官文書也。如法律或政治檔案是也。」《大英百科全書》釋打口門曰：「嚴格言之，在法律中凡足以用為證據或證明之書寫的或印刷品的物品，甚至碑文、牌記，凡可以閱讀如圖像、照片、印鑑等，皆可供打口門之用。廣泛言之，此詞乃用以表明凡書寫或印刷之文件，足以供某種題材之消息或證據者是也。」普通稱public documents or government documents為官文書或政府檔案。 英人金肯生（Hilary Jenkinson）所著《檔案管理法》（A Manual of Archive Administration,1922）乃專門研究檔案管理之書。其解釋檔案則又較以上所述各說更為落實。彼以為欲明檔案之意義，須先明檔案之性質。何為檔案，金氏以為檔案有record及archives二詞可用。 record一詞論其通義，過於廣泛；論其專義，則又太專，常人不易了解。archives一詞，各國語言均喜引用，故今亦採用之。其本義乃指儲藏公共文件或歷史文件之地，其後乃引申為檔案之本身者。揆其性質，約有以下諸義：①archives者，即documents也，為官務中之一部分，而藏以待參考者也。②凡為一官務而製作之文件及應包含於一官務中之文件，皆檔案也。譬如於報上剪下一與某項官務相關之紙片，而與該項官務文件置於一處者，日後亦是檔案。③document之定義：在無論何項材料上之所有寫稿，所有以寫字機器所作成之字體，及所有以機械式之鉛字、木字、銅版等重新製成之字體，再加所有其他各項實體之證據，無論其包含於檔案之字順或數號中否，成為其一部分者，或為附件者，或極有理由可假定其為一部分或附件者，均是。④私人或團體所作成之集件，在其職守內之官務或事務檔案中者。⑤文件用以保存於檔案室中者。⑥置於無污點之檔案室中者。要之檔案之性質，第一是無偏無頗，第二是真實可靠。但檔案室如被破壞時，須防其有偽贗。故檔案必須在某種完善可信之檔案管理系統中傳下者方為可靠。經過私人及不完善之檔案保管室收藏者，即有流弊[2]。最後金氏下檔案之定義曰：「檔案者，其作成乃為自己行政過程中之用，而隨即保存於其自己之檔案室中，為該項檔案之負責人或法定之繼承人自己參考之材料者也（檔案非為後人而作，非為歷史而作）。」 由以上種種論說，對於檔案有各種不同之觀點，試分析言之： 自時間言，有以為凡一切公文案件，自收到以至於其存在之日，均為檔案。有以為須一切公文案件，現已完全不用而移於他處以存儲者，方謂之檔案，如清軍機處檔案，內閣檔案等是。吾人今自管理及實用之觀點言之，主張前說。以後之討論，皆以此為範圍。 自空間言，有以為須政府機關之公文案件，方得謂之檔案。有以為凡政府機關、公共團體、企業組合之公文函件，均可謂之檔案。吾人今自管理及實用之觀點言之，主張後說，以後之討論，皆以此為範圍。換言之，即吾人對於檔案之範圍無論自時間或空間言，皆取廣泛之義也。 1.1.2　檔案之目的及功用 徐旭生先生《保存例案議》[3]有云：「例案也叫作案卷，凡各衙門所藏的冊籍、訴訟稿件、往來的公文全包括在裡面……如果歷史家真曉得搜集它、批評它、利用它，它那裡面材料的豐富，紀錄的翔實，遠不是什麼奏議檔案、紅本所能比擬的。」並且他舉出四種重要的關係：第一與文字史的關係；第二與器物史的關係；第三與風俗史的關係；第四與經濟史的關係。並云：「例案就是人民生活的反射，並且比較的為一種忠實的反射。如果專修廟堂史，則檔案中史料好，欲求民間情況則例案好。」徐先生系將中央檔案稱為檔案，其功用是可以為修全國史書，即所謂廟堂史之材料。地方檔案，稱為例案，其功用是可以為民間生活史之史料，總之不外「檔案者，史料也」之見解。美國歷史學會出版一書《地方檔案之保存》，亦曰：「地方檔案最關重要，以其確為人民實際生活之寫照也。」義與此同。清章學誠《校讎通義·外篇》有《州縣請立志科議》，其目的亦無非在於積數十年之久，則訪能文學而通史裁者，筆削以為成書（志書）也。梁任公《中國歷史研究法》有云：「歷代官署檔案，汗牛充棟，其有關史跡者，千百中僅一二，而此一二或竟為他處所絕不能得。檔案性質本極可厭，在平時固已束諸高閣，聽其蠹朽。每經喪亂，輒盪無復存。舊史紀志兩門，取材什九出檔案。檔案被采入者，則附其書以傳；其被擯汰者，則永永消滅。而去取得當與否，則視乎其人之史識。其極貴重之史料，被史家輕輕一抹而宣告死刑以終古者，殆不知凡幾也。二千年間，史料之罹此冤酷者，計復何限。往者不可追矣，其現存者之運命，亦危若朝露。吾三十年前在京師，曾從先輩借觀總理衙門舊檔鈔本千餘冊，其中關於鴉片戰役者便四五十冊，他案稱是。雖其中多極可笑之語，然一部分之事實含在焉，不可誣也。其中尤有清康熙間與俄、法往復文件甚多，其時法之元首則路易十四，俄之元首則大彼得也；試思此等文件在史料上之價值當居何等？今外交部是否尚有全案，此鈔本尚能否存在，而將來所謂『清史』者能否傳其要領於百一，舉在不可知之數。此可見檔案之當設法簡擇保存，所關如是其重也。」梁氏對於檔案之觀點，雖認為有重要與不重要者，然其所謂重要者，亦全在乎史料上之價值也。檔案之有歷史上之功用，吾人固不否認。但吾人之所以保存檔案及檔案之本身，是否全為後人而作，全為史料之故，則未盡然。檔案之本身乃為事務進行中傳達彼此之意見，堅固彼此之立場，便利彼此之工作；吾人之所以保存之管理之者，乃供給上述種種之參考也。檔案本身之功用及其現在之功用，乃檔案之第一要義，歷史性質及供他人研究之用者，乃檔案之第二意義也。至於私人之偶獲檔案，以為古董；及博物院之以檔案為美術品而陳列展覽之用者，更非吾人所謂保管經營檔案重要之意義矣。因此吾人於保管老檔之法儘量研究外，對現行新檔保管之法，尤特為留意焉。 1.1.3　檔案保管人與檔案保管機關 檔案之本身含有公證二字在內。公者言其文件曾經多人之參加，證者言其文件在法律上有證明某事之價值也。因是保管檔案之人及保管檔案之機關，亦須在公務上或法律上有根據，方可真正稱為保管人與保管機關而不影響於檔案之真偽。譬如余今作一文，不能稱為檔案，而一借錢契約可以為檔案也。則試分析此契約，於債權者與債務者之外，必尚有一公證人或擔保人。否則其錢不還時，各置一詞，即不能解決。又債權者持此券當然有效，設另一人持此券，則其有效與否，須視債權人與另一人之間有否法定之手續以為斷。故今所謂檔案保管人，第一須有學術上之資格，方可對於檔案物質上之護持，及人事上之護持，兩方面曲盡其力。第二須有法律上或地位上之資格，方可護持檔案，不致為大力者負之而趨，兼以取信於現在及將來。換言之，即保管人須為保管機關人員之一部分。至於保管機關之情形，可有種種不同。然其前後彼此移轉交替之間，必須有法律上之根據，則一也。考檔案所在之處，有即其處之所製造者，有僅為其處之所有者。前者稱為制檔者（archive making），後者稱為有檔者（archive owning）。而此制檔者與有檔者又各有不同：①產生此檔案之行政組織現尚存在進行者；②一新的行政組織繼續進行其同樣之工作者；③其行政組織雖存在作用而其檔案部分已停止作用者；④行政組織及檔案作用均已停頓而合併或轉移檔案於他機關者。 1.1.4　中國過去檔案之大概情形 歷代政府檔案，皆系該代之重要史料，然而大抵須編輯成書，方能流布。其以散帙原文傳世者，除清代時間距今較近外，極為罕見。即經編成粗形之官書，迨該代正史出現後，亦多失傳。如高氏《史略》有《唐二十二朝史錄》，晁、陳二家書目有《元豐廣案》百卷、《嘉祐御史台記》五十卷、《國朝會要總類》五百八十八卷、明《文淵閣書目》有《經史大典》七百八十一冊、《太常集禮稿》百冊、《大元通利》四十五冊，均未見傳本。歷代地下之發現，如《汲冢書》，據《晉書·束皙傳》所載，大凡七十五篇，無可稱為檔案者，且皆已亡佚，不可考矣。敦煌石室所出，據各家所載，亦以寫經為多，間有一二契約官事之文。安陽龜甲，所述皆當時祭祀禱告之文，可稱為殷商之檔案。余尚無特殊之發現也。[4] 清初內閣檔子房，為存儲檔案之所，並責內閣專司其事。天聰三年設文館於盛京，十年改文館為內三院，一曰內國史院，一曰內秘書院，一曰內弘文院。內國史院即專司編纂起居注、實錄等事。順治二年以翰林官分隸三院，俱改內閣銜，稱內翰林院、內秘書院、內弘文院。十八年復改內國史院、內秘書院、內弘文院，裁翰林院。康熙九年仍改內閣，另設翰林院如舊制。詳見《大清會典·事例卷》十一。 清之內閣，其執掌仍如明代之內閣。《明史·職官志》謂：「內閣凡上達之詔誥、制書、冊文，下達之題奏、表章、講書、狀文冊、揭帖，皆審署申覆。」清初檔案，自盛京移入北京，即由內閣編纂保管，歷代不絕。其一切舊檔，皆在內閣大庫中。至清宣統年間，內閣大庫樓壞，大學士張之洞奏請以大庫所藏書籍設學部圖書館，其舊檔則主焚銷。後應學部參事羅振玉之請，罷免焚銷。民國初年，移於午門歷史博物館。至於檔冊實錄存貯之所，吾人所知者，有瀋陽故宮、北平故宮，及分散於歷史博物館、北京大學、中央研究院歷史語言研究所等處。[5] 遼寧舊檔，有滿洲實錄，崇謨閣漢文舊檔、滿文老檔等。北平故宮檔案整理刊行者，有《清太祖努爾哈赤實錄》、《文獻叢編》、《史料旬刊》、《清代文字獄檔》、《清軍機處檔案目錄》等。其他午門歷史博物館所存檔案，民國十年頃因經費支絀，遂將檔冊八千餘麻袋售於紙商同懋增，以重造紙。羅氏見之，乃以四千元購之。後歸江西李盛鐸。民國十八年國立中央研究院以二萬元購回，存於歷史語言研究所。整理後印有《明清史料》十冊。尚有清太祖、太宗之實錄、聖訓未印。餘存於歷史博物院者，蔡元培先生請歸北京大學，設北京大學明清史料研究會整理之。已整理就緒者，有《清太宗實錄》十六冊、《清太宗聖訓底稿殘本》十六冊、《明季兵部提行匯稿》等。其間保存者之整理出版者，午門歷史博物館有《滿清入關前與朝鮮交涉之史料》，羅振玉輯有《史料叢刊》等。[6] 故宮博物院之檔案，據其報告有云：「檔冊中如乾清宮實錄大庫，皇史宬之清代歷朝實錄、聖訓、起居注，暨南三所硃批、玉旨、留中、奏摺、題本，宗人府玉牒，內務府檔案，及軍機處檔案等，約千餘架。輿圖、畫像及冊寶各千餘件。明代玉冊尤有存焉。」 歷史語言研究所之檔案，據其十八年報告有云：「內閣檔案原為清代內閣大庫所藏。清內閣在雍乾以前為國家庶政所自出之地，在雍乾以後尤為制誥典冊之府，所存檔案，皆當時構成史跡者自身之敘述。又清初纂修《明史》及《三朝實錄》，搜集啟、禎兩代案卷。瀋陽陪都舊檔，並為內閣所掌。清宣統元年大庫室壞，此項檔案由內閣移交學部。民國二年，教育部設歷史博物館，即將此項檔案移入。十年，歷史博物館因經費短絀，遂將此項檔案大部較破碎者售出，輾轉為寄居天津之李木齋氏購得。本所成立之初，即思利用此項史料為研究對象。十七年十二月，由北京大學教授馬叔平氏介紹，開始與李氏接洽購回，旋議定以一萬八千元為代價。蓋即李原付價及歷年為此所付之遷移、房租等費。十八年五月，本所由廣州遷至北平，始預備接收，並勘得歷史博物館午門西翼樓為堆存整理之所。七月由教育部將該館撥給本院，委託本所管理。八、九兩月，經編輯員徐中舒率同書記尹煥章將平津兩處檔案陸運，存午門樓上，同時並修理午門東西廊房，購置用具，為整理之預備。九月底由研究員傅斯年，編輯委員徐中舒並招雇書記六人、工人十九人初步整理。……此項檔案與北京大學研究所國學會及故宮博物院所存者，其整理工作難易相差甚遠。大概北京大學所存者，皆內閣檔案中較整齊之案件；故宮博物院所存軍機處檔案，不但整齊，且有目錄可檢。而此項檔案數量既鉅，約十六萬餘斤，由歷史博物館售出時即已破碎，及輾轉遷移之後，更加零亂不堪。」 清軍機處檔案，乃軍機處所抄錄清代內外章奏及上諭等之存稿也。先是內外奏章均由內奏事處送呈皇帝閱覽，覽畢交軍機處抄錄副本，將原件發還，所抄之件存方略館，民國成立仍存原處。迨民國三年，國務院呈請大總統將此項檔案移置於國務院集靈囿。民國十五年，復由國務院將此項檔案與方略館及楊守敬觀海堂圖書撥歸故宮博物院整理。……移置景山西大高殿內，計圖書五十五架，檔案大小七十五架，圖書貯於前殿，檔案貯於後殿，移後由院中文獻部整理。此項兩次搬遷，極為凌亂，乃先按其朝代年月逐件整理。……計自雍正初年至宣統末年，所有檔冊折包共庋四十九架。凡檔冊七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，約八十餘萬件。其詳目見《軍機處檔案編年目錄》。按軍機處舊檔，自雍正以來二百年間，軍事機密，胥具於是。軍機處事務原屬內閣，自雍正年間設軍機處後，內閣權勢遂衰。趙翼《簷曝雜記》云：「軍機處本內閣之分局，國初承前明舊制，機務出納悉關內閣……如唐翰林學士掌內製也……雍正年間，用兵西北兩路，以內閣在太和門外，儤直者多，慮漏泄事機，始設軍需房於隆宗門內。」 清昇平署檔案。昇平署為清代內庭演劇之地，乾嘉時代名曰南府，道光七年始改此名。此檔原存海鹽朱氏，今歸北平圖書館，都五百三十冊，計十四種。至德周明泰有《清昇平署存檔事例漫抄》（《幾禮居戲曲叢書》第四種）, 《燕京學報》第十期有朱希祖《整理昇平署檔案記》可參看。[7] 民國以來仍立都北京，故政府檔案悉存北京。政府南遷後，北京政府各部檔案，一時未能南移，故各部多設有北平檔案保管處。今已漸次移京合併整理矣。近自內政部成立行政效率委員會以來，對於公文函牘力擬改革，故整理檔案之聲日甚。在《行政效率》半月刊上，關於檔案之文亦時有發表。皆各就其一部分之情形立論，尚未能有澈通之法也。 1.1.5　西洋檔案之大概情形 西洋各國之檔案管理方法，多較我國進步，故其所存檔案甚多。即一國一省一城一鎮之檔案，言其詳亦非易事。茲不過就其大概情形言之。《大美百科全書》Record—Public下有云：「古代對於檔案之保存甚鮮注意，惟帝王酋長之行事記載，確曾保存之。由尼尼微及巴比侖之泥版書（the clay tablets of Nineveh and Babylon）可以見之。但其中之所記載，多偏於軍旅之行蹤，王朝之炫耀，而法律及影響於公眾之事件則甚少。然文化進步，法律日繁，制定保藏，於是真正之檔案生焉。當時之法規布告等，多書於羊皮紙及堅韌耐久之材料上，或榜於通衢（posted in a public place），或傳令州縣，以曉諭百姓。故西曆三百零三年之羅馬法律裱於十二木牌之上，置之公共場所（forum），以展覽之，所謂十二表法（twelve tables）是也。中古時代法律亦多書於羊皮紙上，存於官廳，惟判案及田契等尚無系統之記載。法國為首先保存管理司法檔案之國家，法國北部之洛爾曼人，遂傳其法於英格蘭。」 《大英百科全書》Record下有云：「管理檔案有集中與分儲二法，兩者各有優點，至今討論未決。多數之歐洲國家，美國，坎拿大，南非洲，皆效法國之所為，採取分儲法。法國者，管理檔案首倡之國也。概言之，各國雖多分儲，而亦大抵皆有一集中儲藏關於全國之文件。英格蘭及威爾斯則為行集中法者。」 英國一八三八年之法律規定，全國各地分藏之檔案均集中一處，設檔案主任管理之，該主任復薦舉二人以助清查。並制定適於公眾之名詞。此法並賦權於王，凡前此檔案中未有之官檔，均有權聚集之。後並將前國家文件局（Old State Paper Office）舊檔，移入官檔局（Public Record Office），惟關於印度之文件仍舊不移。此後倫敦官檔局，分為二部：司法檔及國事檔。後者包含舊內閣各部之檔，前者分高等法院（Chancery）檔及度支部法院（Exchequer）檔二部。高等法院原隸屬於王室，故其內容為皇家文件（royal letters）、公檔（patent rolls）、秘檔（close rolls）等均起自約翰王之時。公檔多加蓋國璽，公開送達保存者，秘檔多封固送達保存者。公檔內容為封地、封爵、封官、封主教、復官、賞賚以及各地疆域分合之詔諭等。此中早年之檔，並有關於外交方面之文件，如公使之職權，與外國議和之函件、條約等。後發覺其不妥，乃改入國事檔中。秘檔內容異常複雜，大抵私人函件及較為關於私人性質者為多。其前管理員哈代氏（Sir Thomas Hardy）曾述其內容，謂關於守約、停戰、求助、徵稅、復地、婺產、受朝、修建宮室、造幣、皇室內務府事務、俸給、刑獄等令文，以及議會之開閉、軍事之調動等詔令，遺致外國君相之文書、布告、禁令、榷酤、造船、徵兵、籌餉、田賦等冊，均有之。 度支部法院檔中最早最著名者，為威廉王（William the Conquer）時代所制之英格蘭陸地測量簿（domesday book）。度支部檔中，分上院檔，即查賬檔；及下院檔，即收賬檔。上院檔又分為度部收債局，及王室收債局二部。度部檔以官員之俸給賬項為主，王室檔以國家用費賬目為主。下院檔大抵關於人民、教會及其他各地巨室賬目。 關於普通法檔，其中最早而有名者為理查王亨利王時之宮庭檔（curia regis rolls）。其餘皆歷史公私訴訟之重要案件，如庭對檔（coram rege）、公訴檔（crown）、陪審檔（assize）等。 關於國家文件，前已言之，頗有一部分入於高等法院檔中者。國家文件局成立於一五七八年，後合併於官檔局。中分內務檔及外交檔二部。後又添設殖民地檔。迨殖民局成立，殖民局檔遂轉移於殖民局保管。內務檔之內容，為王室政府收發之函件及委任狀、命令等。 外交檔以有關係之國為次，內容如各公使之函件、條約、議和等。 至於檔案之出版，一八〇〇年特成立一王家委員會，專力於官檔之印刷與分配。印出之物雖屬不少，但因編制及索引不良，殊無多大用處。官檔局所辦理而出版者，成績遠過之。 此外，學術團體如派普檔案會（Pipe Roll Society）及塞登會（Seden Society），對於檔案之批評解釋，亦頗有成績。凡學者若非專為對證原跡者，則已可以不必求閱原物，印出之檔案，已足供研究之用矣。 按英國官檔局，檔案收藏最富，管理亦至有條理。賈士比著有《官檔局藏檔指南》一書，最為詳盡。第一卷論法檔，第二卷論國家文件及公共部檔。芮伊氏《倫敦圖書館指南》中，有官檔局中之國家檔案一章，亦可供參。其中有云：「此種檔案均含有官務之性質。所存之檔，前後有八百年之久，世界各國所存之檔，所包時間之長，內容之備，未有能過之者。」並雲官檔之內容可歸為以下六種： ①Records of the Chancery and Exchequer and Courts of Law（King's Bench, Common Pleas, High Court of Admiralty, etc., including those of the Justice Itinerant and the Clerks of Assize）down to the establishment of the Supreme Court of Judicature. ②Records of the Supreme Court of Judicature, namely of the Chancery, King's Bench and the Admiralty Divisions, and of the Clerks of Assize. ③Records of special, local and abolished jurisdictions, such as the Courts of Requests, Star Chamber and Wards, and of the Palatinates of Chester, Durham and Lancaster, and of the Duchy of Lancaster and the Principality of Wales. ④Records of the Copyright Office, Stationer's Hall. ⑤Records of the State Paper Office, Comprising the Domestic, Colonial and Foreign series of the Secretaries of State. ⑥Records of Public Department. 十二世紀以前之檔案，存者較少，自十三世紀起，多量完備之檔逐漸保存。如Chancery rolls等，其中之patent rolls繼續保存直至現在。中世紀之檔案，保存最多者，為Chancery及Exchequer 之各部，及Kings' bench, common pleas and other courts of law其中多為法律的及行政的。因早年之Chancery及Exchequer 為政府之主要行政機關，其法律方面之功用乃後來所發展者。但在十六世紀之時，Secretary of State卻為政府之主要行政機關，故自此以往state paper逐日加多。自1780年以後，state paper 合併於Home Office, Foreign Office, Admiralty, Colonial Office, War Office and other departments，直至現在尚是如此。國家各部皆移其不復現用之檔案於官檔局。官檔局如此繼續增加文件，以至不能容納，現已有檔件四千萬件以上，有二十六英里長之書架矣。 官檔局有研究室三：一室為研究歷史者之用，一室為研究法律者所用，一室為政府各部之代表持有某部之特別許可證以研究近日之檔案及不公開之檔案者所用。凡欲研究一八〇一年以前之檔案者，可以照式填就請求書，經局中秘書允許，免費取得閱覽證。若為外籍人士，則須其國之公使館之介紹信。局中並印有小冊，載明各種閱覽規程及抄檢檔案之用費表。閱覽室星期及例假外，每日上午十時至下午四時半開放。 其展覽室（the museum of the Public Record Office）在Catalogue of Manuscripts and Other Objects in the Museum of the Public Office（by Sir H. C. Maxwell Lyte）一書中言之最詳。其地原為the Chapel of House of the Converts，一二三二年亨利第三所建以為猶太人之信耶教用者，後改為Chapel of the Rolls。但自黑帝華王第一放逐猶太人之後，此地已成空名。一三七七年黑帝華王第三乃以之給與keeper of the rolls of Chancery，直至一八三七年始行退還於王室。現有之建築成於一八九五年，乃就原址加添。凡從前之有歷史上或藝術上之價值者，概保存勿失。其所以選此為檔案之展覽處，亦即取其有歷史及藝術上之價值也。展覽櫥櫃甚多，計： 櫥A writs, charters. 1094—1311 櫥B charters, diplomatic documents, seals. 1281—1454 櫥C illuminations, bindings. 1185—1495 櫥D five plea rolls of the Court of King's Bench in the Tudor Period 櫥E early Tudor documents. 1489—1509 櫥F specimens of treaties, illuminated manuscripts. 1500—1535 櫥G drawings, seals. 1559—1625 櫥H small seals, indentures, tallies, curiosities. 1229—1617 櫥I naval and military papers. 1782—1815 JJ a document stamped With two specimens of the first issue of New South Wales stamps, the two penny「Sydney View」issue of 1850 櫥K Oriental Letters. 1583—1766 KK保存不善，致有損壞，復經修補之檔案樣本 櫥L diplomatic documents. 1621—1814 LL correspondence relating to Colonial postal issues of 1859 櫥M some very interesting American and Colonial papers. 1621—1820 台子上a collection of autographs. （墨跡）1366—1790（凡一百餘件） 補充櫥　局中1918年以後所獲得之珍品 此外，於其中之牆上框架中尚有若干重要檔案展覽於是焉。 關於美國之檔案，《大英百科全書》Record下有云：「美國各邦公檔藏於國會圖書館，各邦之檔各邦自藏之。此外邦圖書館中之檔案部、國家歷史委員會、國家歷史學會皆有研究檔案者。美國歷史學會致力於此方面之工作最多。唯美國歷史遠在其成為獨立國以前，故有甚多之材料須向歐洲求之，最重要者如英倫官檔局及殖民局檔等是。安堵氏（Andrew）曾將官檔局、大英博物院、牛津及劍橋大學圖書館、英國元老院及其他藏檔之處之關於美國部分者編成目錄，頗便參考。」《大美百科全書》Record下有云：「美國仿英國之法，自開國以來，即保存公檔，世界各國保存檔案，未有如美國之注意之甚者。凡各邦之田地產業均應留下記錄，法庭之記錄則由法庭書記保存之，各邦法規則由各邦官吏保存之，並以公諸人民之查閱。聯邦政府保存《獨立宣言》及各邦間與聯邦政府間之檔案。各邦各縣各市均有保存檔案之設備。依習慣法，保存於政府當局中之檔案，人民無絕對之權求閱。譬如關於產業之記錄，不能僅以研究尋求材料之理由而求閱，除非實際與此事有關係之方面方可。然美國檔案之准人民查閱者，限制仍較他國為寬。」 美國對於聯邦政府及各邦各縣之檔案皆有詳細之調查與報告，使尋求材料者得知何處有可資參考之檔案，甚為便利。譬如W. G. Leland等編之Guide to the Archives of the Government of the United States in Washington（1907），對於中央檔案，分部敘述甚詳。每部每局述其行政之組織，歷史之變遷，重要之檔案等。計分：白宮、邦政部、財政部、戰事部、司法部、郵傳部、海軍部、內政部、農業部、商工部、內政委員會、國內商務委員會、司法院、大理院、高等法院、參議院、眾議院、國會圖書館、國際局等篇。每篇之下又各依其行政組織而加以區分。關於各邦之檔案，各邦均有指南，如The Historical Department of Iowa有Reports on the Public Archives; C. C. Stiles有Public Archives: a Manual for Their Administration in Iowa;J. F. Davis 有Guide to the County Archives of California; American Historical Association 有Report of the Public Archives Commission of A. H. A．等是。 蘇格蘭之重要檔案儲於愛丁堡之General Register House。高等法院及度支院尚藏有其自己之檔案。愛爾蘭官檔局成立於一八六七年。國家文件局雖受官檔局管轄，但仍為一分別之機關。愛爾蘭之重要檔案有五百卷之多，都在倫敦。南非及坎拿大亦各有其檔案。 世界各國檔案管理之法，以法國為最早最善。一八七八年時即已定下周詳之計劃，而歷代守之不渝。國家檔案分為三部：歷史部、行政部、立法及司法部。均儲置於巴黎蘇比院（Hotel de Soubise）。各部保存其本部之檔並從前之各省舊檔及革命後之行政檔。各部受中央統制，用一致之分類法排列。此外則有市政檔、鄉村檔及醫院檔。此種檔案大部分均經精密之清點。除用最嚴格、合理、一致之方法管理外，並有一文獻學校（Écoles de Chartres）作科學之研究。仿為之者甚多，然未有能與之比擬者也。 其他歐洲大陸各國管理檔案之法，多仿法國。瑞士與荷蘭於其州縣及都城皆有貯藏檔案之機關。德國舊檔（reichsarchiv）一九一九年已為新政府接收，儲於Postam。各邦亦各有其邦檔，普魯士邦除主要檔案儲於柏林者外，尚有十六七處置檔之所。市檔如Frankfurt及Cologne等地者皆有極大之價值。義大利有十七藏檔處，歸內政部統轄。伐梯堪[8]（Vatican）之檔另行獨立。關於檔案之出版，荷蘭國最堪注意。二十世紀初成立檔案出版委員會，內有著名學者十人，每年聚會三四次以指導處理檔案事宜，其工作之價值早已超出荷蘭國（Netherlands）之外矣。 1.1.6　檔案經營法之內容 余讀美國歷史學會檔案委員會十三、十四各次報告，見V. H. Paltsits所擬之Manual of Archival Economy for the Use of the American Archivists。其所列之目次為：導言，檔案與政府之關係，檔案之公開應用，檔案法規，檔案館之建築，檔案館之設備，檔案館中之熱、氣、光、潔，檔案館之保護與保險，管理之規程與則例，人員之組織，登記之方法，編目，分類，裝訂與修補，用具，紙張、墨水、打字機及帶子，政府各部局與官吏之借出法，出版、抄錄、編輯、印刷、影印，檔案博物院及展覽，檔案要籍解題，全書索引等章。[9]余今就所搜集之材料，國內之情形，及本校學生之需要。擬編以下各章。 通論章　論述檔案之意義、性質、功用及中外檔案之大概情形等事。 函件章　論述立排法及如何應用於一切機關企業文件之排比等事。 公文章　論述國內各機關現行之新舊各種管檔方法，及今後吾人應如何規定收發、分類、編目、儲藏、出納方法等事。 舊檔章　論述陳舊檔案之接收、保管、清查、排比、修補、抄印、展覽等事。 官書章　論述官書之獲得、分類、編目、收藏等事。 館務章　論述檔案館之建築、設備、用具、組織、人員等事。 檢字章　論述中國檢字法及如何適用檔案本身及索引之排列等事。 索引章　論述檔案索引之選目成條、編序等事。 凡其他材料於進行時發現，而上述各章未曾論及者，揆其性質，歸入各章之下。有不能歸入者，可於雜論或附錄中及之。[10] 1.2　中國檔案過去之大概情形相關文字 1.2.1　清軍機處檔案[11] 清自雍正間設軍機處，內閣權勢稍衰。趙翼《簷曝雜記》云：「軍機處本內閣之分局，國初承前明舊制，機務出納悉開內閣，如唐翰林學士掌內閣之制。雍正年用兵西北兩路，以內閣在太和門外，慮泄事，始設軍需房於隆宗門內。」《清代軍機處檔案編年目錄說明》有云：「清軍機處檔案，乃軍機處所抄錄清代內外章奏及上諭等之存稿也。先是，內外奏章均由內奏事處送呈皇帝閱覽，覽畢，交軍機處抄錄副本，將原件發還，所抄之件存方略館，民國成立仍存原處。迨民國三年國務院呈請大總統將此項檔案移置於國務院集靈囿。民國十五年復由國務院將此項檔案與方略館及楊守敬觀海堂圖書撥歸故宮博物院整理。……移置景山西大高殿內，計圖書五十五架，檔案大小七十五架，圖書貯於前殿，檔案貯於後殿，移後由院中文獻部整理。此項兩次搬遷，極為凌亂，乃先按其朝代年月逐件整理。……計自雍正初年至宣統末年，所有檔冊折包共庋四十九架。凡檔冊七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，約八十餘萬件。」 案軍機處舊檔自雍正以來二百年間，軍事機密胥具於是。其內容頗能代表國家檔案之大概。茲將其各檔名稱略列於下以供參考，如表1-1、表1-2所示： 表1-1　軍機處檔案1[12] 表1-2　軍機處檔案2 1.2.2　明清檔案專號 系《中國近代經濟研究史集刊》第二卷第二期，民國二十三年五月社會調查所出版。 內分： 1）《中央研究院歷史語言研究所所藏檔案的分析》…徐中舒 2）《北京大學所藏檔案的分析》……………………… 趙泉澄 3）《清華大學所藏檔案的分析》……………………… 吳　晗 4）《故宮博物院文獻館所藏檔案的分析》…………… 單士元 （1）徐中舒《中央研究院歷史語言研究所所藏檔案的分析》 購買檔案，組織整理委員會，刊布（為保存之一種方法）。 內容：大庫有二庫房。東庫為實錄庫，西庫為紅本庫，名為上下各級之大樓。 焚毀標準：實在殘缺及雨淋蟲蝕為主。 整理經過：①去灰；②鋪平；③分類；④捆札；⑤剩餘碎檔之裝袋；⑥裱背；⑦鈔錄副本。 （2）趙泉澄《北京大學所藏檔案的分析》[13] （a）胡綏之致蔡先生論整理此項檔案函有云： 「竊謂整理之法，分三種手續：一、先去塵垢，鋪平，掖直，將某年分為若干束，分別插架。二、將每年中月日先後排次，仍舊插架。三、……然後由有學識者閱之，如為編年史，但須去其無大關係者；如為紀事本末或別為類纂，則須將事標明，分別插架，其中大率命盜案居多，如遇巨案，可將東華錄一勘，倘有異同，可記出以備考證，余似無甚大用，惟中有秘事，又有非檔案各件，是宜留意耳。」 （b）袁同禮先生致蔡先生論整理此項檔案之法有云： 「一、檔案之去取。敝以為應全部保存，蓋今日認為不重要之史跡，或為他日所最寶貴者；況各人眼光不同，我所擯棄者，又焉知不為他人所樂取？ 二、分類。檔案性質與書籍不同，往往一文件而所涉之事甚多，故在若干時期內，僅能為概況的分類，每類之中以其事件之先後為次，如卷帙極繁，再以區域分之，……其只有年而無月日者，則列於該年之末；只有月而無日者，則列於該月之末；無年月日者及年份錯誤者，則自立一類，內中如有年份可考者，則附於括弧之內註明之。 三、編目。編目手續可分為下列數項： 甲，編目登記。宜用3×5寸之紙片。我國編目錄，往往用紅格本，拙笨極矣，亟須采紙片式之目錄，俾先後部次，隨時便於變動。 乙，標定格式。目錄片上僅能擇要登記，一張不能容時，亦可用二張或三張，故格式宜先標定，以期一律。格式大致可參照美國圖書館協會編定之條例，稍予變通。 丙，登記畢，並擇要摘由。 丁，目錄片編竣，以部類相從，再印「書式」目錄。目錄片便於檢閱，應一律保存，制木箱以儲之。 四、索引。……整理清代內閣檔案原為便於編史或他項研究起見，既不能依據事分類，則索引之用尤巨，目錄片之登記及摘由中最扼要之字，皆須編入索引，又須采互注之法。」 （c）北大對於此檔案特組織之整理委員會所定之辦法： 「第一步手續為形式分類及區別年代： 甲，分題本、謄黃、賀表、報銷、雜件五種； 乙，以年代之遠近為先後，自明崇禎迄清光宣依朝代年先後為次； 丙，以各機關所屬之事務分類，如題本中可分戶、禮、兵、工等類； 丁，以區域分類，分中央、行省、藩屬。 第二步手續為編號摘由： 甲，如題本，除第一項手續外，摘錄事實性質，歸納為若干總類。總類之下又分細目，然後編號上架。 乙，如報銷冊除第一項手續外，各就其不同之名目，分類摘錄之。 第三步手續為編輯、研究、考證各種重要事件及分別編制統計表。 甲，重要事件之研究，如大政變、文字獄及史乘不詳之事件等，加以考證，編為報告。 乙，分類統計。一、題本報銷冊分類後，即編成各地風俗狀況，犯罪行為，歷朝對於人民之待遇，物價之比較等統計表；二、即無甚重要之賀表、金榜等，將來亦宜利用之，擬編成歷朝職官人名表，地方文風統計表；三、其餘如公文程式及文字遞變之調查，歷朝官印之編譜，擬酌量緩急分別進行。」 （3）吳晗《清華大學所藏檔案的分析》 清華歷史系所藏的檔案全部系五年來陸續收買得來的，其整理的大部工夫，須用在還原的工作上。 （a）按形式 ①本子式；②摺子式；③另紙。 A. 本子式還原程序： ①分省；②分形式大小；③依標題或內容分；④自成一種或一系統者分開；⑤再按照時代分；⑥再查卷數次第。 B. 摺子式與另紙之還原程序： ①作形式同一之分類；②再按機關分類；③就已分出者分別提出；④分奏稿、行稿、奏稿、擬稿；⑤分年；⑥分月；⑦分日。 （b）編目方法 本子式用十進式編目，摺子及另紙用機械式編目法。 本子式編目第一以年月，如咸豐十年七月，第二以所屬之省及類別，如湘，兵制類，水師項，職官目，履歷冊，其形式簡寫可如： 表1-3　光緒三十四年三月東三省某機關官佐夫役履歷清冊 表1-4　民國四年冬季黑龍江全省陸軍財政預算冊 表1-5　沿長巡防隊左右中諸營官弁兵夫花名清冊 表1-6　陸路提標軍用品清冊 光2700 粵331A V1 軍0997 各作數片，依登記號、年代、類別等分別排列。 折零檔用機械式編目法： A. 先作檔盒，將同細類、同時代之檔片入之而於盒背。寫明： 圖1-1　盒背樣式 B. 編目則以每盒為單位。 圖1-2　編目舉例 依登記號排，惟登記號乃清順之後所給者，故可略如分類號；若無清順之登記號，則殊無大用也。 其檔凡本屬某一機關者，完全不拆散，已拆散者，則須還原，此恰合檔案群之意。其已經還原整理出之機關檔案為： ①陸軍部檔案 ②總理練兵處檔案 ③直魯豫巡迴使署檔案 ④參戰軍檔案 ⑤邊防軍檔案 ⑥京畿衛戍司令部檔案 ⑦陸軍審計處檔案 ⑧陸軍三十二師司令部檔案 ⑨陸軍十一師四十四團檔案 ⑩京師軍警督察處檔案 ⑪高等軍事裁判處檔案 ⑫陸軍軍法裁判處檔案 ⑬執政府軍務廳檔案 ⑭第一路總司令部總軍法處檔案 ⑮辦理毅軍事務處檔案 ⑯陸軍電信隊檔案 ⑰遼撫兩屬鎢礦局檔案 ⑱農工商部檔案 ⑲籌辦模範隊事務處檔案 ⑳平津官礦管理局檔案 ㉑辦理兵工廠事務處檔案 ㉒陸軍訓練總監檔案 ㉓山西國民軍檔案 ㉔京師一帶稽查處檔案 ㉕湖南督軍署檔案 ㉖南京臨時政府陸軍局檔案 ㉗湖北陸軍會計審查分處檔案 ㉘直隸督軍署檔案 ㉙四省經略署檔案 ㉚留守府軍務處檔案 （c）分類 其分類先以時代分，以乾、嘉、道、咸、同、光、宣等字代表之。 再以地域，以湘、鄂、蜀、魯、豫等字代表之。 再以大類，大類有九：①總類；②兵制；③兵械；④兵費；⑤兵學；⑥紀載；⑦防禦；⑧奏議；⑨名冊。 再分中類，中類有九：①屬於全國者；②屬於全省者；③省內各組織；④特種機關；⑤水師；⑥各道縣鄉區；⑦各旗陵駐防；⑧留外辦事處；⑨其他。 再分小類： ②兵制下之小類：組織、職官、兵員、教練、軍法、軍校、工廠 ③兵械：舊式、新式、輜重、軍馬、工事、損亡、器具 ④兵費：經常、臨時、奉餉、設備、戰費、善後、獎恤、教育、交通 ⑤兵學：操典、作戰、戰術、運輸、調查、防禦、勤務、軍政、軍器 ⑥紀載：總類、兵制、兵費、兵學、戰勢、軍史、單據、成績、教育 ⑦防禦：邊防、塞防、海防、江防、戰時、平時 ⑧奏議：兵制、兵械、兵費、兵學、紀載、防禦、組織 ⑨名冊：官佐、官兵、學員、具結、傷亡、獎恤、戶口、懲罰、工匠 （d）形式細分表 A——報告冊；B——統計冊；C——預算決算冊；D——說明書；E——報銷冊；F——清查冊；G——履歷、籍貫冊；H——文告；I——收發單據；J——印花簿；K——編譯之屬。 1.3　西洋檔案之大概情形相關文字 1.3.1　英國公私檔及行政區分大綱[14] A. 公共行政本部（public administration） （1）屬中央者 （a）宮庭（或王室與法庭，the Court即皇室法庭（Royal Court）），官吏及行政之發展 （b）法庭之再造之發展 （c）更直屬於皇帝之新行政事宜 （d）直屬於皇帝之行政再進一度之發展——特別是關於國務卿者（Secretary of State） （e）公立各部 （2）屬於地方者（local） （a）中央各部各地分處 （b）地方行政本部 B. 公共而獨立之行政 （1）教區事務（ecclesiastical） （2）諸侯事務（palatinates） （3）鄉鎮公團事務（boroughs and other corporations） C. 私務行政（private administration） （1）機關事務（institutions） （2）個人事務（individuals） 說明 本附錄中所舉這種檔案，後有「Ⅱ」「§2」「（e）」等字號者，系代表該項檔案在本書中所曾提及之章節，以便參考。 須知吾人此處之目的，不外將本書內引為例證之各種檔案排入一普通系統（general system）而已。故未多加詳細說明，亦未多引權威之說。上例A項（1）姜生先生所著《官檔案局》（Johnson's the Public Records Office）一書系《歷史學家輔導叢書》第四種（S. P. C. K. Helps for Students of History, No.4）中又一極好之檔案大綱，又白德先生編著之《官檔指南》（Bird's Guide to the Public Records）一書定然亦極有價值。至於A項（2）及B項，學者可參考1910年皇家官檔委員會之第二次及第三次報告（Royal Comission on Public Records），其第三次報告第一卷第八頁至第十八頁，第二卷第四十二頁至第五十六頁，及第二、第三兩報告中之附錄，所具之綱要，尤為有用。此外，歷史寫本委員會（Historical Manuscripts Commission）1883年出版之斯他布氏所著之宗教法庭委員會（Ecclesiastical Court Commission）報告中之歷史附錄，1914年出版之第十七、第十八兩次報告及《地理指南》（Geographical Guide），亦可參考。 各類檔案，時有相互摻雜之情形，亦不可不知。（見本書第二卷第二節「檔案之轉變」）例如，中古時代之教區檢認法庭檔（ecclesiastical court probate of middle ages）現歸於高等法院（High Courts）之海軍、檢認、離婚各科（Admiralty, Probate and Divorce Division）之手；而民事檔案和教區檔案（the archives of civil and ecclesiastical parishes）常相混淆；又，正應歸入上節所述之A（2）、B及C各項之檔案，因管理及手續上之意外變動，常有誤入A（1）者；且任何一大檔案群，如官檔局之雜檔書（見本書第二卷第二節e條）之類，其中檔案往往有失去行政上之連繫及主管人員上之連繫者。然其迷失者又常可於博物院中或私人收藏中發現，惟本應屬於何地何人何機關之物，則不易尋出其連繫。（本書正在編著時，大英博物院正在研究從寫本部某種裝訂中發現之一種殘檔，該檔似歸官檔局之典藏檔者（wardrobe accounts）。） 因有此種例外，故過去之行政區分，應為今日之檔案區分。 A. 公共行政本部公務行政 （1）屬於中央者 （a）法庭、宮庭（或王室與法庭） 英國在諾蘭曼王朝各帝時，中央行政之權悉操於皇帝左右諸臣之手，即其所謂王室，王室秘書長（或稱為國務卿或宰相，the Chancellor），即皇帝之秘書，同時在文書方面亦即為最高行政長官（Chief Executive Officer）。王室又為一財務機關，監督各州、縣、地方官吏之每年之收支賬目。管庫大臣及宮禁大臣（the Treasurer and Chamberlains）則管理宮中庫中所藏之各項珍貴物品，檔案亦在其內。皇家法官（Justicial）之所執掌，則正與其名稱之含義同。王室內之此等執掌與區分，漸變為一部院或數部院而有永久之行政人員及檔案，因之遂有秘書院（County Chancery）、度支院（the Court of Exchequer）。王室及貴族之會計專員（the King's and Lord's treasure's remembrances），庫藏院（the Treasury）其本身之功用偏於儲藏（repository）一方面，徵收院及其後分出之兩個度支院，即訴訟度支院（the Exchequer of Pleas）及猶太度支院（the Exchequer of Jews）法庭院（the Curia〈court〉Regis〈legal〉），後又分為民事訴訟院（Common Pleas〈civil〉）及刑事訴訟院（King's Bench〈Crown Pleas〉）。國會及議會（Parliament and Council）之檔案，曾有一時與同其有密切關係之秘書院檔案放於一處。[15] （b）法庭之再造之發展 由於事務增加，因而行政區分及檔案之大小、數目、內容等無形發展。秘書院發展為較小之習慣法院（Common Law）及極大之衡平法院（Equity Jurisdiction）。土得爾王朝之執政家（Tudor Politics），因當時之情形，於度支院外又增設繼承遺產重婚法院（Court of Wards）、頭產稅及什一稅法院（Court of First Fruit and Tenths）及國教稅收調節法院（Court of Augmentations）。徵收院及度支院下數部分，亦隨時發展，直至十九世紀，始為一總管所（Controller General）接收，後則裁撤矣。 各院雖時時增加新職能，然舊執掌亦時有減削。秘書院之執行權日益減削，度支院雖仍保有舊日之檔案，然其財政上之職權多為其他之新設機關分去。秘書院雖仍繼續收錄各項法令，但國會之兩院對於其議事文件，均已有獨立之記錄，Council亦然。 舊司法法院之記錄（檔案）在數量及內容上均日趨龐大與複雜，十九世紀時乃與秘書院及度支院之法律法院同合併於最高法院（Supreme Court）。同時，新法院如斯塔法院（Star Court）及與御告法院（或請求法院）（均為the Council之分支機關）相繼設立，惟存在不久，即歸裁撤。 （c）與王室更有關係之新行政機構 王室原來各機關（courts）既已部院化，國務卿（Chancellor）亦不復密接於皇帝，皇帝於是不得不另尋新機構以行使其行政上之職權。首先則移大權於內務府（Chamber），繼則於服飾院（Wardrobe），而其行使職權之法乃於國務卿蓋國璽（great seal）之文件加蓋御璽（privy seal）。後加蓋御璽之事，又復部院化（departmentalized）。總之，於舊行政機構之下產生新行政機構因遂代移其職權。此種新行政機構多未遺下檔案，只於秘書院「保證國璽之名義」（under the warrants for the great seals）下，遺留大量之玉璽院及其他小印監掌處之信件。服飾院之文件亦存於度支院（the Exchequer, K. R. ）中，作為一種保證。 （d）行政機構更進一步發展 自御璽職權又部院化之後，私信御璽之制代興，而私璽大臣（Keeper of the Signet）在土得爾王朝時亦即行國務卿之職權。以非正式之信辦國家重要之事務之實行，乃起於此時代之一二官吏，今日吾人所有之國家文件（state papers）即是。其中收文原稿、發文底稿及自己機關之行政記錄均有。同時新興兩類檔案，即會議記錄及報告（minutes of proceedings and accounts）。今日之檔案尚多少存有此種形式。十六、十七世紀，又有其他新行政機構興起，離舊有之行政機構而獨立。各機關須報賬（declaring account）於審計院（Audition）之事，乃起於伊麗莎白當權時代（the Reign of Elizabeth）。而度支部之財政權遂漸移於審計院之手。樞密院（Privy Council）則後國務院（Secretary of State）獨立而與之平權。司庫大臣（Lord of Treasury）和海軍大將（Lord of High Admiralty）各設衙門之後，又新生出兩個機關，即法制局（the Board of Ordnance，自十六世紀起）及商貿部（the Board Trade of Plantations,1696年起）。皇帝私人掌管（the Sovereign Personal Household）（即從前服飾院Wardrobe之職）又分而為二，即內務大臣及總管大臣（the Lord Chamberlain and the Lord Steward）。 以上各機關直至十八世紀之檔案，或存於國務院（Secretaries of State）中或與（e）項所舉之其後來所變成之各部之檔案合併。亨利皇帝第八（Henry Ⅷ）以後之國家文件（state paper）分為內政、外交、殖民地各部分（domestic, foreign and colonial），以上各類檔案，在十八世紀業已經人整理，相當系統化（methodized）矣。 （e）新部院（Public Department） 新部院有自國務院（Secretaries of State Offices）發展而分出者，有自其他部院分出者，如庫藏院（Treasury），有自某部與他部合併而成者，如陸軍部（War Office）。近世部院之發展，其形式有自內分者，大部分之機關均如是，如海軍部及陸軍部（the Admiralty or War Office）；有自外分者，外分之機關，自己有相當之獨立性，然仍屬於其原來所從中分出之機關，如會計、稅收各部之於庫藏院是也（the Accounting and Revenue Departments are subject to the Treasury）；亦有完全由國會通過而設立者，如1838年之通過設立官檔局（Public Record Office）是也。[16] （2）屬於地方之檔案 （a）中央各部之地方分處 本項所述，普通雖視為地方檔案，然嚴格言之，仍為中央行政機構之檔案，為工作便利而偶然作成於或儲置於地方者。有時候甚至製成亦不在地方，後因某種變故，方存於地方者。中世紀時期之例子，如巡迴裁判官（Justice in Eyre）之檔案，或中央裁判官而因某種使命暫在地方行使職權者之檔案是也。此種檔案大都儲於議會（Westminster），但不甚均然。後此之裁判所（the Justice of Assize）其十七世紀之檔案，不久之前移存於官檔局。威爾斯王（Wales）亨利第八（Henry Ⅷ）所設立之半年開審一次之高級法庭（the Court of Great Session）之檔，亦存於中央，與巡迴裁判所之檔案同。 此外，近世中央各部院，多因便利及必要而設立地方分處者，最著之例如陸軍部及其部署（the War Office with its Commands），海軍部及其船械所（the Admiralty with its Dockyards），郵政總局及其各省分局（General Post Office with Provincial Offices），其他如高等法院（High Court）之縣登記所（District Registers）亦然。 （b）地方行政機關之檔案（本部） 此種機關及其檔案與上述（a）項不同之點在於，此乃純各地方行政機關而且處理地方事務（dealing with local affairs）。此類地方行政機關在中世紀則有如州縣官（Sheriff）官、產官（Escheater）、驗屍官（Coroner）及保安官（或和平裁判官）（Justice of Peace）。若貴族院於1547年通過各州縣設立州縣檔保存所（County Repository）一案，則州縣檔案當保存不少。因無此種議案通過，故州縣之檔案之存於今日者，不過各州縣對於度支院及秘書院之報銷冊及據單，或某氏之先人曾為是地之官之家乘（archives of families）而已。 近世地方檔為州立法院（County Courts），檢驗法院（Coroners' Court），州議會（County Council）及鄉、縣、區、鎮議會（urban and district Councils）等檔案。地方最老之檔案當推倫敦中性區之檔（the session records—Middlesex records），自十六世紀以來即有之。（此種檔案之詳細情形請參看1910年皇家委員會（Royal Commissions）之第三次報告，第11卷第17面，其中為自和平書記室所發現之檔案之目錄（list of records to the found in the Custody of the Clerk of the Peace）。）大概言之，吾人可雲檔案之產出（archives making）當以十八世紀之法檔（legislations）為多，檔案之存於今日者亦以此項檔案為最。 B. 公共（中央）而獨立之行政機構 即中央行政機構而外，性質近於中央而獨立之行政機構。教會檔案（ecclesiastical archives）因教皇秘書處之關係，paper chancery即屬於此類檔案。不過其內容多系與皇室有關之世俗事務（temporal business）。近代中央各部亦多有其獨立之機構。 （1）宗教事務檔 此類檔案，依教政（hierarchy）之系統，極易分類，且各類區別亦甚明顯。如： Diocesan Registries Muniment of Chapters Archidiaconal Registries Rural Diaconal Muniments Parish Chests Bishop's Registers（自十三世紀起） Records of Consistory Courts Dean's & Chapter's Muniments Chapter Act Book Deeds & Fabric Rolls Archidiaconal Rural Dean's Records Churchwarden's Accounts Tithe Awards …… 此外宗教與政治相關之檔，多移入世俗官府，如教會財產檔（archive of property of Religious Houses）、稅收檔（Court of First Fruits of Argumentations）等，今已成為公檔（public archives），上節已講。 教區委員會（Ecclesiastical Commissions）之牧區財產檔（muniments of church property）亦已成為公檔。從前之檢認檔（probate records）純為宗教檔，今一部分變為公檔而屬於高等法庭（High Court）矣。 除代表法庭（the Court of Delegates）乃所以代替羅馬法庭之申請法庭者（Appeal Court，後又為其他機構所代替）之檔案而外，以上所述各教會檔案，多屬於世俗性質者（temporalities）。 （2）選帝侯區（Palatinates）檔 選帝侯區者，轄有一縣或數縣之地，有全權支配其地之一切，儼如皇王。故其檔案之形式與中央檔案無多區別。選帝侯區今日尚遺留有檔案者有揭斯特選帝侯區，杜爾漢選帝侯區，愛乃選帝侯區，南卡斯特選帝侯區（Chester, Durham, Ily, Lancaster）。其中南卡斯特中之杜其地方（Duchy）之檔案最為混雜。此種法權今已悉還王室，惟南區中之Chancery Court尚未歸還法權耳。選帝侯區檔案除愛、南兩區外，亦已移交中央。其他選帝侯區，如彭特克區（Pembroke）等，除偶有散見於各地之殘檔外，無有整個檔群遺留於今日者也。 （3）村鎮及其他團體機關（boroughs and other corporation） 此中包括法令所批准設立或國王所特許設立之機關，略舉之如村市（boroughs）、城鎮（cities）、市鎮（towns）等。機關（corperations）如城市公司（city companies），學術團體（Search bodies）如大學，商業機構如大通商墾殖公司（the Trading or Colonial Companies），十七、十八世紀中，墾殖通商關係極大。 C. 私務行政（private administration） （1）機關（institutions） 私務機關與特權組織（the privileged corporations）之間，頗難有嚴格之分別。通言之，特權組織往往掛有其名，實際上無甚權勢，而尚須向公立機關立案者。 （2）個人（individuals） 據《商務韋氏大學字典》： Exchequer昔指英格蘭處理皇家歲入並解決歲入事務之機關皇家度支局，又為Court of Exchequer之略，系自Exchequer Office（皇家度支局）產生之法院，今併入高等裁判所之King's Bench Division（皇室法庭），亦可作英國之財政部解。 Chancery在英國本指王室秘書處（the Office or Bureau of the King's Chancellor），後指大法官（Lord chancellor）所掌之法院。此法院於1875年前為貴族院（House of Lords）而下之最高法院，1875年後變為高等裁判所（High Court of Justice）之一部，而只司衡平法院之裁判（with equity jurisdiction only）。 Chamberlain宮內大臣，司宮禁事務者，內務府大臣。 Court ①朝廷、宮庭、王宮、王室、朝臣之總稱；②法庭、審判廳。 Justiciar十三世紀為國王之政治上及司法上長官，高等皇家法官。 Remembrance英國皇家會計局（the Court of Exchequer）之官員。今日尚存之一員為King's or Queen's Remembrance，即最高法院中之一員，專為國王討債者。 Star Chamber a account of ancient origin of England that met in a Chamber in Westminster Palace; abolished by act of Parliament（July, 1641） Privy council樞密院 Pell Record度支院之檔案而寫於parchment之上者 Westminster英之國會 Justice of Eyre, Justice of Assizes巡迴裁判所 the Court of Great Session in Wales威爾斯之高等半年大審法庭 with its Command及其部下所屬各機關 with its Dockyard及其造船所 District Registries註冊所 Hierarchy教政 Muniment of Chapters牧師檔 Diocesan Registries主教管區檔 Archidiaconal Registeries副主教檔 Rural Diaconal Muniments地方教區檔 Parish Chests; Bishop's Registers主教檔案 Records of Consistory Courts Dean's & Chapter's Muniments牧師長檔 Accounts報告 Chapter Act Books牧師條例書 Deeds & Fabric Rolls契據建造檔 Archidiaconal & Rural Dean's Records副主教及鄉牧檔 Churchwarden's Accounts教會財產檔 Tithe Awards什一稅審判 Probate檢認遺囑 Palatinates選帝侯區 1.3.2　英國檔案館 英國檔案館乃是事先有計劃而組織者，故其行政方面之進行步驟頗多，可供我國檔案館設立之參考。英國官檔局乃是逐漸發展而成，其行政組織自不免有遷就事實之處。所根據V. H. Galbraith氏之An Introduction to the Use of the Public Records略言其內容之處理。所以重其內容之處理者，特求其與美國檔案館之經濟、行政組織相補成也。 1.3.3　《大英百科全書》之述檔案 《大英百科全書》之述檔案（records）示下所述：（1）明義；（2）管理；（3）司法檔案；（4）普通法檔案；（5）國家檔案；（6）出版檔案；（7）檔案委員會；（8）美國檔案；（9）蘇格蘭、愛爾蘭等檔案；（10）歐洲大陸各國檔案；（11）檔案書目。 （1）明義 英國官檔法之《保存檔案法規》（1838年）釋曰：「官檔者……」（見前譯文）[17]。此義至今尚可援用。惟所謂公共性質意義甚寬。實際英檔案中不少私人文書也，同時亦有許多公共性質之文件而入於私人之手者。 （2）管理 管理檔案有集中法與分儲法二法。兩者各有優點，至今討論未決。多數之歐洲國家、美國、坎拿大、南非洲皆效法國之所為，傾向採取第二法。法國者，此事之首倡者也。概言之，各國雖分儲而亦有集中儲藏關於全國之文件。 英格蘭及威爾斯為行集中法者。 英國1838年立法規定全國各地分儲之檔案均集中於一處，設檔案主任管理之，該主任復薦舉二人以清查之，並制定適於公眾之名詞。以此立法並賦權於王，凡前此檔案未有之官檔，均有權聚集之。後並收舊國家文件局舊檔移入官檔局，惟關於印度之文件仍舊不移。此後，倫敦之官檔局分為二部：司法檔及國事檔。後者包含舊國務院各部之檔，前者分高等法院（Chancery）檔及度支部法院（Exchequer）檔二部。 （3）司法檔 司法檔分高等法院檔及度支部法院檔。高等法院原系隸屬於王室者，故其內容為皇家文件（royal letters）、公檔（patent rolls）、秘檔（close rolls）等檔，均起自約翰王之世。公檔，加蓋國璽，公開送達保存者，秘檔封固送達保存者。公檔內容為封地、封爵、封官、封主教、復官、賞賚以及各地疆域分合之詔諭等。此中早年之檔，並有關於外交方面之文件，如公使之職權，與外國議和之函件、條約等。後發覺其不妥，乃改入國檔中。秘檔內容異常複雜，大抵私人函件及較為關於私人性質為多。其前管理員Sir Thomas Hardy（哈代）述其內容：「如關於守約、停戰、求助、徵稅、復地、婺產、受朝、修建宮室、造幣、皇室內務府事物、俸給、刑獄等令文，以及議會之開閉、軍事之調動等詔命，遺致外國君相之文書、布告、禁令、制幣、榷酤、造船、徵兵、籌餉、田賦等冊。」 度支部法院檔中最早最著名者，為William the Conquer時代所制之英格蘭陸地測量簿（domesday book）。度支部檔中，分上院檔，即查賬檔；及下院檔，即收賬檔。上院檔又分為度部收債局及王室收債局二部。度部檔以官員之俸給賬項為主，王室檔以國家用費賬目為主。下院檔大抵關於人民、教會及其他各地巨室賬目。 （4）普通法檔 其中最早而有名者為理查王至亨利王時之curia rigis rolls檔。其餘皆歷代公私訴訟之重要案件，如coram rege檔，crown檔，assize檔等。 （5）國家文件 國家文件，前已言之，頗有一部分入於高等法院檔中。國家文件局成立於一五七八年，後合併於官檔局。中分內務檔及外交檔二部，後又添設殖民地檔。後殖民局成立，殖民檔遂轉殖民局焉。內務檔之內容為王室政府收發之函件、委任狀、命令等。外交檔以國為次，內容為各公使之函件、條約、議和等。 （6）出版檔案 一八〇〇年特成立一王家委員會，專力於官檔之印刷與分配。印出之物雖屬不少，但因編制及索引不良，殊無多大用處。官檔局所辦理出版者，成績遠過之。此外，學術團體如Pipe Roll Society及Selden Society對於檔案之批評，亦頗有成績。凡學者若非專為對證原跡者，則已可以不必求閱原物，印出之檔案，已足供研究矣。 （7）美國檔案 美國各邦公檔藏於國會圖書館，各邦之檔各邦自藏之。此外，邦圖書館中之檔案部、圖書歷史委員會、國家歷史學會皆有研究檔案者。美國歷史學會致力於此方面者特多。惟美國歷史遠在其成為獨立國家以前，故有甚多之材料須向歐洲尋求，最重要者如英倫官檔局檔及殖民局檔。Andrew氏曾將官檔局，大英博物院，牛津、劍橋大學圖書館，英國元老院及其他藏檔之處之關於美國部分者編成目錄，頗便參考。 （8）蘇格蘭、愛爾蘭及其他屬地之檔案 蘇格蘭之重要檔案儲於愛丁堡之General Register House。高等法院及度支部法院尚各藏有其自己之檔案。愛爾蘭官檔局成立於1867年。國家文件局雖受官檔局管轄，但仍為一分別之機關。愛爾蘭之重要檔案有五百卷之多，都在倫敦。南非及坎拿大亦各有其檔案。 （9）歐洲大陸各國之檔案 世界各國管理檔案之法以法國為最早而法最良。1878年時即已定下周詳之計劃而歷代守之不渝。其國家檔案分為三部：歷史部（historique）、行政部（administrative & domanial）、立法及司法部（législatif et judiciaires）。均儲置於巴黎蘇比院（Hotel de Soubise）。各部保存其本部之檔並從前各省舊檔及革命後之行政檔。各部受中央統制，用一致之分類法排列。此外則有市政檔、鄉村檔及醫院檔。此種檔案大部分均經精密之清點。除用最嚴格合理一致之方法管理外，並有一文獻學校（Ecole de Chartes）作科學上之研究。仿為之者大有人在，然未有能過之者也。 其他歐洲大陸各國管理檔案之法，多仿行法國之法。瑞士與荷蘭於其州縣及都城皆有貯藏檔案之機關。德國舊檔（reichsarchiv）一九一九年已為新政府接收，儲於Postdam。各邦亦各有其邦檔，普魯士邦除主要檔案儲於柏林者外，尚有十六七處置檔之所。市檔如Frankfurt及Cologne等地者，皆有極大之價值。義大利有十七藏檔處，歸內政部統轄，伐梯堪（Vatican）檔另行獨立。關於檔案之出版，荷蘭國最堪注意。二十世紀初成立檔案出版委員會，內有著名學者十人，每年聚會三四次以指導處理檔案事宜，其工作之價值早已超出荷蘭國（Netherlands）之外矣。 （10）關於檔案之要書目錄 ①利維士通：蘇格蘭官檔指南　1905 ②范丁及孛南：美國官檔指南　1907 ③霍爾：英國官檔　1908 ④姜森：官檔局（英國）1918 ⑤韓學：市檔　1918 ⑥湯森：鄉檔　1919 ⑦杜爾：法國官檔　1919 ⑧吳德：愛爾蘭官檔局官檔　1919 ⑨霍爾：英檔卷（英格蘭檔）1920 ⑩波沙：歐美官檔調查記　1921 ⑪金肯生：檔案管理法　1922 ⑫湯森：蘇格蘭官檔　1922 ⑬索巴比：官檔局之稿本指南　1923—1924 ⑭霍爾：英檔及大戰中之史料　1925 1.4　金肯生《檔案管理法》內容概要 第一篇，導言。論檔案之意義、範圍、性質，檔案家之職責及將來檔案之製造。 第二篇，檔案之起源及發展與保管檔案之規則。 第三篇，近世檔案。 第四篇，檔案之製造。 第五篇，戰事檔案。 1.4.1　何謂檔案 今之歷史範圍甚廣，固非全依檔案所能成事，然歷史不從原始可靠之檔案而來，未必可信。若然，則過去與今日檔案之保存與將來檔案之製造誠不能已也。 （1）何謂檔案 檔案有record及archive二詞可用。前者通義太泛，專義太專，常人不易解，後者各國語言皆喜用之。其字源於apxεio，初為儲藏公共檔案或歷史文件之地，後引申為檔案之本身。揆其義：（a）檔案（archive）乃文件（document）也，為官務辦事中之一部分而藏以待參考者也。（b）凡特為一官務而製造之文件及應包含於一官務中之文件，皆檔案也。（於《申報》剪下一有關之紙排於檔中亦是檔案）（c）文件（document）之定義：在無論何項材料上之所有寫稿，所有以寫字機器所作成產出之字體，及所有以機械式的鉛字、木字、鐵銅木雕刻重作成之字體，再加所有其他實體材料的證據，無論其包含於字順或數號中否，成為其一部分者，或為附粘件者，或極有理由可假定其為一部分或附粘件，特殊文件應如是定義。（d）私人的或半私人的團體或個人所作成（made）的集件（collection）在其acting的官務的或事務的capacities。（e）雖為私人的文件而用以保存於官檔室中者即可謂之檔案。（f）必置於無污點之檔案室（員）中者。（防偽）[18] （2）檔案之定義 檔案者，其作成為自己行政或執行事務（無論官私）過程中之用[19]而跟即保存於其自己之檔案室中，為其負責該項檔案之人或法定之繼承人參考之材料者也。 （3）檔案之性質及檔案之歷史的批評 照上述定義之檔案，其性質第一無偏，第二真實可靠。但檔案室被破壞者或有贗件，或甲致乙之件而乙偽之而傳下，或甲致乙之件而故偽之而得傳下，或兩者皆傳下，史家撥其時事狀之情由，蓋可推知，然其於後人，則少其存心作偽者。 （4）檔案家之職責 使其檔案及檔案室安全；供應專家應用檔案之材能。 （5）標準統一之方法與原理 （6）一個新問題：將來檔案之建造 1.4.2　檔案之進化 檔案最初大抵只憑記憶，其文件亦不過收件、發件、底子或抄本及記事日錄幾種。隨放隨置而已。次方有所謂排列，排列於箱中也。後因事務暫繁，方形分化，有類別之不同及新舊之各異，功用之擴大。故吾人研究檔案之進化應同時研究官職、人物之變遷。其進化之次序乃先由收、發、記三者之中各分出若干類，或而留其不能分者，或一部分裝裱，其餘以原式存之。再一檔案傳至於吾曾經若何人物之管理及曾經若何地方之搬遷，亦於管理及分類上有大關係。 （1）檔案之往來遷移 儲檔處問題：①產生此檔案之行政機關仍存在作用者；②一新的行政機關進行（carries on）同樣之工作功用者；③其作用已停而其行政機關尚在進行者；④行政及作用（同時）均已停者，而並其檔，傳於他機關者；⑤混合情形如是，則何為管檔者，何為負責人必須決定，否則檔移之後豈非無負責人耶？此當於法律中求之。蓋管檔者之意義乃其系制檔案機關行政人員之一部分之意也。[20] （2）何為一檔案保管者（archivist） 管理承受檔案者須有相當之資格，否則大力皆可負之而趨矣：①須其機關永能存在或定有承繼之者；②須直接取於原主，不能輾轉販賣；③須於取來後有相當之地址、人員、方法以處理之；④須一概取之，不能選精遺粗。 （3）檔案與博物院 博物院多有收檔案者，然博物院以美術或歷史為要義。故於上述四規則多有未遵者，且他國與英國大有不同，他國多不重custody而英獨重之。然archivist應以檔案本身為第一要義，歷史性質為第二要義，美術性質則又其次矣。 （4）檔案保管者之第一職責：物質上之護持。 檔案保管者其職責可分為二：一曰對於檔案之本身者，二曰對於檔案之外者。前者又可分為物質上之護持及道德上之護持二者。茲論物質上之護持。 （a）關於儲檔室者：要安全，建築要避火、避潮及避隔鄰舍水火之波及；取熱須設熱氣管，燈宜用電燈，電線宜包於金屬管內；門窗櫃檯須妥為鎖好，以免穿窗之盜；勿准閒人出入。茲無以上之設備而借用舊房者，對於茲述諸事須格外注意，預為防範。 （b）又關於儲檔室者：空氣須好，光線要適宜，然不宜多變直光線，因紙張、墨水等易捲易碎易變化也；宜清潔，毋染塵，毋污穢，須有潔淨之空位以備洗刷、放檔案時好搬放。檔案房舍須便於工作：①各部分交通往來方便；②要有會客室、戳印室等；③若高大房，升降機宜置於中央；④容納九學者之地位[21]。 （c）學者閱覽室：設備、桌椅、光線、參考書目 （d）檔案處地位須經濟：層數，每層之高低 （e）書架：原料，排法 （f）裝檔盒子：有各種形式 （g）管者、閱者之取用與損壞：不准吸菸，不准用墨水，要好生地翻揭等 （h）防偷竊：監督之法 （i）放錯 （j）修補[22]：工具，材料，一紙寫二面者，糨糊，大小，修補書，裝書皮子，監督 （k）復現：將不顯現及將消滅之字弄現，或手填或用化學藥法 （l）印記：印法，印之種類，印泥 （m）特種意外之防備：如日本之大山颶風，中國之土匪兵災 （n）檔案展覽室 （5）檔案保管者之第一職責：人事上之護持 （a）管檔者往往因急於整理出來以便應用之故而致有疏忽，未嘗依一定必經之手續。 （b）接收[23]①排列而有目錄者；②排而無目錄者，均須先加以檢驗（check）；③未排亦無目錄者。如非自檔案原機關接收而是向整理家（者）接收則，須視其可用否，勿輕易改動。檢驗之時慎更其原形原序以留真像。 （c）收到登記號碼　①原已全存序號，此番又未零亂，即可照號放之；②原來雖有號次，但其間一部分之檔案已失者，則仍須繼續連接其號碼；③如原有序次之外，更有物者，則可加於後。如原登記號為1-1000，茲當有一物未入，則可登記為1-1001。 （d）原來的排列及裝訂　若無必要之情形，原來之排列與裝束不可擅自變動。原為散頁者，此固可排之裝之束之或仍之，但必須使後之來者知此乃此之所為，非原來之所為，此其頗有意義也。 （e）蓋印與號碼　方法與規則：宜用自蓋號碼機，須用能蓋同數碼多次者；宜用永不變色之墨水，同時可蓋機關之印。 （f）登記摘由簿　單有登記碼不足知檔案之內容，此可用種種之形式。如：於碼前再加年別次序，或捆別者，於後述其由。 （g）單檔　封套或裝訂檔，包裹檔（包在信內之件），插入檔，表冊檔（什物檔），粘附檔。此種號碼頗易給，其規則為：①凡檔皆具一獨立之號；②凡卷或封皆具一獨立之號，其間再有零物者另給副號；③凡在主物作成之後而包之包內檔、粘副檔、插入檔，其號與其主檔同而另加副號。 （h）初加包捆　其次序不必定依登記號，可依其物之情形而包捆，如故件入盒、契據入封箱、大圖捲入大封箱等，而另作一包及其內容表以利檢核。 （i）參照之變更　對照表。 （j）管檔者之箋記　勿附於檔之本身，而可用紙條粘上，如不全，如有複本，如有破缺等，註明時日、箋者。 （k）檔案之排列　其目的、其秩序無論好壞者，無總次排列。排列不僅要依其主題，且須顧其性質，其彼此之關係，及與學者之便利。 （l）其主要原則　唯一正確（對的）排列之基礎，是顯示（註明）原用此檔案之機關（處）之行政上的目的。[24] （m）程序　一須詳察其原出檔案機關之歷史及組織；二須收檔案，分大類與小類，再分細類，然二者不能相制也。要之，吾人排列之次序須與原來排列之意不甚相遠。 （n）制條片　其上須載明包捆號，內容之年代，修補情形，內容簡述，所寫之材料為紙成為布，用何種語言，屬於何機關之檔案，與他檔之關係，或加上登記號。 （o）檔案以機關分（vertical division of archives）其問題：何種機關可以獨立，一機關中又有無數機關者若何處理？[25] （p）檔案群（fonds archive group）之意義　一行政機關之檔案，此機關為一有機體之全體，其自己即完全能獨立一切，不須外之權力，於各方面皆可獨當一面。遇特殊情形時亦可以其下之commissions or divisions為代表。 （q）一檔案分為兩檔案群　一機關之下有數檔案群者，此乃一檔案群而屬數機關者，須視其情形而認為一或多而定互相參照之法。 （r）檔案群內之排列　須依其時之大事[26]，如軍機處檔之平定準噶爾檔，所有關於此事者依其主從而歸於一處。 （s）排列之另一提議　尚在進行之機關，其檔案之分類，自不能求其完全，固可儘量保其完備。唯可於雜項或其他中有特殊號以成立一粘者，提出為新類可也。 （t）排列之類目標目　宜取舊事、舊目，然必須使其排後前後有相當之關係，不可隨意凌亂。其不能以舊事項、舊目者，可新加上之。 （u）老檔、新檔及雜檔 （v）未排及誤排之檔案[27] （w）清單 （x）最末打包及空號　最末依行政組織及類別打包，各加以簡明代表之符號，書於包上，作索引時，即可據之取索。 如： 此為行政組織（group） 審計院E（division） 收發局40（sub. d） 發撥司2（class, no. ） 此為檔案數 發文檔3 號數5 未分新檔可加數號（ ）內，如： E.402/18/7（14） Exchequer Receipt Issue Issue Roll Numbers等 （y）目錄及說明、索引　指明缺物在他處，有助於研究。（fill up the gap） （z）附存（私人或其他不關此印之件）之件即原移之件[28] （6）檔案家、行政家及歷史家之關係。三者雖有關係，然檔案家不是亦不應是歷史家。檔案家，內乃檔案之奴僕，外乃應用檔案之學者之奴僕也。 （7）檔案家第二職責，除前節所述外，並應作： （a）指南以指全藏檔案之內容；（b）須了解索引之方法；（c）著錄時對於原文寫成檔書或今文時之規則；（d）影印原稿出來之方法。 1.4.3　近世檔案 （1）導言 舊檔與新趨勢：舊檔因人事之未全盡及自然之淘汰，存於今者不多。而現檔與將來之檔，因為之之易[29]，交換之勤[30]，事務之繁多，情況之複雜，機關之眾多，一日一月之檔案抵得前數十年之體積，管理、保存皆生困難，留乎毀乎是必討論者也。 （2）關於選擇與銷毀之普通實習 ①領具銷毀理由與正確之審查。 ②選毀之方法及其應注意之點。 ③何人有選毀之權。欲行此事須究過去之檔案之性質與情形，現在及將來檔案之趨勢。 （3）銷毀之理由與公正 老檔之銷毀大抵皆以其於本身行政事務上之用為據，有用者留之，無用者毀之。並不以檔件之歷史價值與後人之關係為主。近今之意見則不同，多趨於歷史性質。孰是孰非頗是問題。惟毀無複本者及毀以為無歷史價值者二者頗是禁條雲。 （4）銷毀選擇之普通方法 第一即銷毀重本，但重本之意義頗難定，有文字絕對相同者，有僅內容相同或撮大意者，有文字相同而其中忽有一二處或有無者，當以word by word相同者為是，但校對之費不大於保存之費耶？第二有美術上或歷史上之價值者，但以檔案家觀之，則不必有留存之價值。蓋以今日之眼光，誰知數千百年後之史家之觀點耶？ （5）銷毀之責任者 銷毀老檔何人負其責耶？檔案保管者？歷史家？行政者？各有不妥。 （6）銷毀檔案之準備 宜合檔案管理者、歷史家及行政者三方面組一委員會以定奪之。其要點為：①此法果真有效否，永遠可行否？②如此所餘存之檔案，其性質與昔人傳吾人之檔案性質相同否？ （7）近世檔案之選擇 老檔之選擇與銷毀無論於何種人手中均有不妥。惟近世檔案則當以行政者之自行留擇為較妥。蓋既似歷史家與檔案家只顧其自己有關之一面而純粹以其行政之實用為主，此即檔案之本性，而古檔案之遺於吾人者亦無非如是而已矣。唯須注意其：①毀之盡否？②毀之過甚否？ （8）結論 毋毀老檔，除非仔細檢驗，然其費毀過於存。現檔宜依時代以留之毀之。將來之檔，必有多至不堪之狀，宜設法審之。真足以選之去之者，惟行政者較好。 （9）造檔者之工作 ①將來之檔案必仍須具有如老檔之性質，毋以歷史家之私意為之；②必使能遺留下其行政過程中之記念；③須儘量求其少；④必按期選存而善藏無失；⑤其放排須儘量使其便於檔案家。 （10）檔案製造金科玉律 檔案應須力求其精少，但必如往昔之意；處理之法可不同而為顯示其機關及其人員整個工作之情狀，便後之來者；即若其組織與內容均完全不可能於此檔案排列，容易得為有之。 1.4.4　檔案製造 （1）就舊之材料。 （a）紙。有：①cotton, flex and lemp; ②chemical wood; ③esparto& straw; ④mechanical wool。（b）墨。（c）印及印墨。（d）抄用紙及打字機（帶）。（e）其他物件。 （2）做事之新法及檔案之形式（象）。但仍不外收、發、記三者而已。 （a）談話及電話談話。（b）抄下口授之信及電報。（c）私人信件，凡因公而生之私件，應為公檔。（d）因近做事方法之革新，公事文件日漸私人化。 （3）索引法。 （4）公文之加多，此有二法使其減少成為檔案：（a）雖有公文暫排印銷；（b）小事不必行正式公文。 （5）一個救濟：集中政策。中央（註冊）各機關普通往來公文皆送一份與中央檔案局[31]，則各得保存。 （6）中央檔案局自己之記錄。（a）公文登記。（b）使有關公文安放在一起。（c）敘述公文主題。（d）敘述公文性質。（e）分配公文於各室。（f）the resulting register; and subsidizing doc. 。 …… （9）Minutes & Accounts. （10）The size of the reg. （a）Doc. witch maybe destroyed immediately；（b）Cases reserved；（c）The routine of destruction；（d）Cases for function consideration；（e）final disposal；（f）The limit of current use and the passing of doc. into archives. （11）Cases of doc. nor registered; and some other consideration. （a）Minutes, Proceedings & Accounts；（b）Separate literature of annexed doc. ；（c）Confidential doc. ；（d）Index of subsidiary doc. of reg. （12）The staffing & organization of reg. （13）Reg. & the Archivists. * * * [1]甲戌年，即1934年。文華圖書館學專科學校於該年添設檔案管理課程，編者注。 [2]近閱《圖書評論》，見繆鳳林先生評王芸生氏之《中國六十年來與日本》中，有數函件，雲不定可靠，蓋即此種檔案非出於正式及完善之檔案保管處所傳下也。 [3]見《北京大學社會科學季刊》第二卷第三號。 [4]簡書發現考（《歷史語言旬刊》百期）。 [5]清葉鳳毛有《內閣小志》、《玉簡齋舊書志》言內閣事甚詳；阮葵生《茶餘客話》卷二有《內閣大庫檔冊玉冊齋舊》。 [6]王國維：《觀堂集林·庫書樓記》。 [7]文稿中他處亦提及，「至德周明泰（至輔）盡讀之，從事排比成《清昇平署存檔事例漫抄》, 《幾禮居戲曲叢書》第四種（二十二年北平和平門內細瓦廠十一號周宅發行，一元，全書六卷）」。其他文字皆同。編者注。 [8]即「梵蒂岡」，編者注。 [9]又1913年報告中之大綱略有不同：導言；1. 檔案；2. 檔案之儲置；3. 熱風燈潔，火，保險等；4. 設備；5. 規則；6. 登記；7. 編目；8. 分類；9. 裝修；10. 用具；11. 展覽；12. 出版；13. 法令；14. 檔案辭典；索引。 [10]1.1內容曾以《檔案序說》的題目發表在《文華圖書館學專科學校季刊》1935年第7卷第1期。編者注。 [11]此前有一節關於「清代管儲檔案之機關」內容，因與前文1.1部分內容重複，故刪去。編者注。 [12]表題非原文，為整理時所加。編者注。 [13]北大交涉搬運整理委員會。 [14]1.3.2為《檔管理論》的「附錄一」，本節中所說「本書」即指該書。編者注。 [15]本項檔案舉例（archives within illustration in this book）另打粘。此處及1.3.2每節後均如此注，因在後文中未見相關內容，故從正文刪去，編者注。 [16]在未討論其他各項之前，吾人須知上列各項之項目未必能包含官檔局全部之檔案（如特藏檔案，特檔（special collection））。故檔案過去之系統化（分類）不過只能給吾人今日以類目之參考，吾人今日尚須加入若干寄存檔案及鈔本檔案之類目（普通皆自他種檔案而來）。 [17]載記者，案卷（rolls），記錄（records），令狀（writs），書籍（books），議事錄（proceedings），法令（decrees），法案單據（bills），委任狀（warrants），聞見報告（accounts），文件（papers），及其他一切英國有公共性質（public nature）之打口門（documents）也。 [18]此法最重要，尤以秘檔、法院檔為要。 [19]即其自身成為一部分者。 [20]制檔中有機關（archives owning, making custody）。 [21]以下各事與圖書館中所講原則多同，不詳記。 [22]修補附備有規則及格式。（見4.9，編者注。） [23]舊清單、號簿，收到之次序。 [24]但非依其所從接收之地，或因輾轉若干次而非其原用此檔者之處矣。 [25]respect pour les fonds, establish or reestablish the original arrangement. [26]main record [27]此由調去或其他原因所致。前應重排入與否，視情形而定。 [28]在其他地方展覽室、博物院者亦應於索引中引及之。此外應作書架或房室目錄、分類目錄及索引各一，以利檢查。 [29]印刷、打字、複寫等。 [30]此前數月可有一公文者，今每日可有數公文。 [31]用為材書簿，其本身行政事項記錄。