七十二堂寫作課 · 第四十二講--第四十三講

第四十二講 報告書 現代生活非常繁複，個人和社會的關係的密切比較古代加增到不知多少倍，每個人必需知道和他相關的許多事物，然後可以應付當前的生活。為著適應這一種需要，應用文裡頭的報告書就占著很重要的地位。 報告書的目的在把某一種事物的一切報告給人家。那事物必然是已經存在的、已經發生的，所以報告書也就是記述文和敘述文。所與普通的記述文和敘述文不同的，只在寫作之前對於某事物特加觀察或調查這一點上。報告書是由於實際的需要，特地去觀察或調查了某事物而後寫作的。普通的記述文和敘述文卻並不然——這就是說，作普通的記述文和敘述文不一定由於實際的需要，也未必特地去觀察或調查。 在觀察或調查一種事物的時候，往往先定下若干項目，作為注意的標準。例如觀察一種工業，先定下製造原料、製造情形、成品質量、銷路大概等等項目，觀察起來就有條有理，不致雜亂或遺漏。又如調查某地的災情，先定下成災原因、災情大概、災民現狀、救災設施等等項目，調查的結果自能詳知本末，沒有什麼缺憾。而在動手作報告書的時候，就可以把這些項目作為依據，逐一加以記敘。為使讀者醒目起見，更不妨標明項目，讓每一項目成為一個小題目。 至於報告書的好不好，全在所定項目妥當與否以及觀察、調查精到與否。這關係於平時各方面的修養與訓練，不只是寫作方面的事了。 報告書裡頭也可以參加作者的意見，正如普通的記述文和敘述文裡頭可以參加作者的意見一樣。觀察、調查以後的感想或主張，在報告的時候連帶提出比較單獨提出容易使讀者接受。普通文的法則在報告書裡頭也得顧到；作者應該記著應用文不一定就是枯燥、呆板的文字，寫得生動而富有趣味一點，應用的效果當然更大。 我們每天看報紙，報紙上大部分是報告書。我們如果從事一種事業，就有寫作報告書的需要，如在工商業機關辦事需要寫營業概況報告書，擔任公務機關的視察員、調查員需要寫視察報告書、調查報告書。報告書的閱讀和寫作已和現代生活分離不開，所以應當加以詳切的注意。 第四十三講 說明書 和報告書同樣重要的應用文是說明書。 說明書的目的在把關於某一種事物的方法、原理等告訴給人家。其所以要告訴的緣故，也由於實際的需要，譬如，編了一部書，要使讀者知道這部書是用怎樣的方法編起來的，就得作一篇「凡例」；制了一種藥品，要使醫生或病家知道這種藥品是根據什麼原理來治病的，就得寫一張「仿單」：凡例和仿單都是說明書。凡例的讀者限於閱讀這部書的人，仿單的讀者限於醫生或病家，不像普通文那樣以一般的讀者為對手。凡是必須使對手知道的，說明書中絕不能遺漏一點兒。不然的話，或則引起誤會，或則招來糾紛，和寫作的目的顯然違背了。 說明書的材料不用向外界去尋求，需要寫作說明書的人，他胸中必然先有了這麼些材料；如果沒有這麼些材料，也就沒有寫作的需要了。動手寫凡例的人早已知道他的書怎樣編法，動手寫仿單的人早已知道他的藥品什麼作用，不是嗎？所以，寫作說明書只是把胸中已有的材料化為文字的一番工夫而已。 寫作說明書，以分列項目、逐項說明為正軌。項目明白地列著，讀者自然一望而知。規定項目須依據實際的需要；事物不同，應定的項目也就各異，不能一概而論。不過有一點可以說的：所定各項目須有同等的身份；換一句說，就是每一項目須有獨立的資格。譬如，丁項目是可以包含在甲項目里的，就沒有獨立的資格，只須併入甲項目好了。至於同樣的材料在兩個項目之下重見，或者甲項目的材料摻雜在乙項目里，這些都是毛病，應當竭力避免。 說明書和報告書同是應用文；若就文體說，二者可不相同。前一講文話中已經說過，報告書也就是記述文和敘述文，但說明書卻是說明文。 以後我們將講到關於說明文的種種。